💡 Aufrechterhaltung der Lieferkette: Dies ist die Hauptaufgabe des Einkaufs im Unternehmen. Unabhängig davon, ob sie für den strategischen oder nicht-strategischen Einkauf verantwortlich sind, spielen Einkaufsabteilungen heutzutage eine wesentliche Rolle in Unternehmen und sind zu Geschäftspartnern auf Führungsebene geworden. Sie generieren Einsparungen, sparen Geld, regulieren den Vertrieb, tragen zum Risikomanagement oder sogar zur Innovation und CSR bei: Einkaufsabteilungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Wertschöpfung in Unternehmen. Diese Faktoren deuten darauf hin, dass der Einkauf Teil der digitalen Transformationsbemühungen Ihres Unternehmens sein sollte.
A) Digitalisierung der Beschaffung: Ein essenzieller Bestandteil der Digitalisierung von unternehmen
Die digitale Transformation ist seit einigen Jahren ein heißes Thema in Unternehmen, und der Einkauf bildet da keine Ausnahme. Dank technologischer Entwicklungen im Laufe der Zeit ist etwas, das ursprünglich nur von einer Minderheit der Akteure angenommen wurde, nun zu einer Notwendigkeit für alle geworden, die nachhaltige Geschäftstätigkeiten aufbauen wollen.
Während viele Unternehmen noch zögerten, brachte die Covid-19-Gesundheitskrise die globale Unternehmenslandschaft durcheinander und veranlasste viele, den Sprung in die Digitalisierung zu wagen. Als Reaktion auf diese Flutwelle von Veränderungen begannen die Beschaffungsabteilungen, ihre Prioritäten zu evaluieren, angefangen bei der Kostensenkung und dem Lieferantenmanagement. Die Krise erwies sich als Katalysator des Wandels und rückte die Digitalisierung des Einkaufs in den Vordergrund.
🦊 The digitization of procurement software is a key component of digital transformation.
Reaktionsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit: Diese Schlagworte wurden auf die Beschaffungsaktivitäten angewandt, als sich die geschäftlichen und organisatorischen Auswirkungen von Covid-19 in allen Unternehmen bemerkbar machten. In den letzten Jahren ist die Zahl der Beschaffungsabteilungen, die die digitale Transformation der Beschaffung integriert oder eingeleitet haben, um 16 % gestiegen (Quelle: AgileBuyer – CNA). Diese Umstellung ist heute notwendiger denn je, erfordert aber eine tiefere Betrachtung.
Was sind Konsequenzen aus der digitalen Transformation der Beschaffungssoftware?
➡️ Eine strategische Transformation
➡️ Eine organisatorische Transformation
➡️ Eine operative Transformation
➡️ Eine menschliche Transformation (vor allem)
Warum also ist die Digitalisierung der Beschaffung so wichtig? Was bedeutet sie wirklich? Und vor allem: Was sind die Risiken für Unternehmen, die ihren Einkauf nicht digitalisieren?
B) Was sind die Kosten für Unternehmen, die die Digitalisierung der Beschaffung überspringen?
Warum ist die Digitalisierung der Beschaffung heute unerlässlich? Die Antwort lässt sich in einem Wort zusammenfassen: Kosten. Unternehmen, die sich der Digitalisierung der Beschaffung verweigern, setzen sich im Grunde genommen Kosten aus, die die Nachhaltigkeit des gesamten Unternehmens gefährden können.
Kosten für Ihr Unternehmen
Obwohl Covid-19 die Unternehmen dazu veranlasst hat, ihre Prioritäten zu überdenken, bleibt der Hauptanreiz für die Digitalisierung der gleiche: die Optimierung der Organisation. Und das aus dem sehr triftigen Grund, dass die Digitalisierung der Gesamtleistung von Unternehmen zugute kommt!
60% of companies expect digital transformation to optimize their organization. (Source: IDC – Cegid)
Bewährte Verfahren zur Optimierung Ihrer Organisation:
➡️ Beschaffungssoftware in der Cloud implementieren
➡️ Einkaufsprozesse digitalisieren
➡️ Automatisierung der richtigen Aufgaben
Kurz gesagt, Optimierung ist untrennbar mit digitalen Tools verbunden. Doch Tools allein reichen für eine effektive und vollständige Optimierung nicht aus. Deshalb geht die unternehmensweite Transformation Hand in Hand mit der Digitalisierung der Beschaffung. Sobald ein Unternehmen in der Lage ist, alle Punkte miteinander zu verbinden, kann eine Änderung der Tools, Prozesse und Praktiken eine effizientere Organisationsstruktur schaffen, sowohl insgesamt als auch langfristig.
Was sind die Vorteile der organisatorischen Optimierung?
👍🏽 Fernsteuerung der Unternehmenstätigkeit im Falle einer Krise
👍🏽 Steigerung der betrieblichen Effizienz und der Leistung der Beschaffung
👍🏽 Fließende interne Zusammenarbeit, insbesondere zwischen den Beschaffungs- und Finanzabtelungen
👍🏽 Mühelose externe Zusammenarbeit, insbesondere mit Verschreibern und Lieferanten
👍🏽 Konzentration der Beschaffungsabteilungen auf die Wertschöpfung für das Unternehmen
| Experten-RatschlagBei der Digitalisierung der Beschaffung stehen Unternehmen vor drei Herausforderungen. Die erste Herausforderung besteht darin, die Leistung der Beschaffung und den gewinnbringenden Beitrag der Abteilung für das Unternehmen zu würdigen. Zweitens wird durch die Implementierung einer E-Purchasing-Lösung die entscheidende Rolle des Einkaufs gestärkt, wenn sie mit der Unternehmensstrategie in Einklang gebracht wird. Die letzte Herausforderung, und nicht die geringste, ist die Kontrolle der Kosten und Einkaufsprozesse. Die Digitalisierung der Beschaffung hilft, Ausgaben effizient zu analysieren, Budgetverpflichtungen zu kontrollieren und Einkaufsprozesse zu standardisieren.“Sandrine Deblais, Leiterin der Abteilung Change Support bei der Klee Group |
| Experten-RatschlagWenn wir über die „Digitalisierung der Beschaffung“ sprechen, müssen wir drei Elemente unterscheiden: Technologie, Content und Kultur. Wenn die Beschaffung diesen Wandel heute nicht vollzieht, besteht die Gefahr, dass sie von den geschäftlichen Aspekten völlig abgekoppelt wird. Es ist riskant, völlig losgelöst von der Realität zu arbeiten und Chancen zu verpassen. Sie müssen auch bedenken, dass Ihr Unternehmen Sie ohnehin zur Digitalisierung zwingen wird, wenn Sie es nicht in die Wege leiten. Letztlich stellt sich die Frage: Wollen Sie der Zeit voraus sein oder aufholen?“ Cédric Le Savéant – VP, Group Sourcing & Procurement bei Technicolor |
Was genau sind also die Kosten für Unternehmen, die die Digitalisierung der Beschaffung nur langsam angehen?
Finanzielle Kosten
Beschaffungsabteilungen könnten dank der digitalen Transformation ihre Kosten in ETI / KMU-SMI um bis zu 30 % senken (bis zu 22 % bei internationalen Unternehmen, deren digitale Transformation bereits weit fortgeschritten ist). (Quelle: The Hackett Group)
Operative Kosten
91 % der KMU/ETI in der Privatwirtschaft, die eine digitale Transformation eingeleitet haben, geben an, dass die Digitalisierung ihres Unternehmens ihnen eine Steigerung der betrieblichen Effizienz ermöglicht hat (geringere Kosten, zuverlässigere Abläufe, Risikomanagement, weniger Verzögerungen). Diese Zahl steigt auf 99 % bei Unternehmen, deren digitale Transformation bereits weit fortgeschritten ist. (Quelle: OpinionWay)
Geschäftliche Kosten
60 % der Unternehmen erwarten, dass sie innerhalb von 3 Jahren von digitalisierten Wettbewerbern überholt werden. (Quelle: IDC – SAP Ariba).
| Wichtigste ErkenntnisUnternehmen, die die Digitalisierung der Beschaffung aufschieben, ermöglichen es ihren Wettbewerbern, sie deutlich zu überholen. Während digitalisierte Beschaffungsabteilungen daran arbeiten, einen Mehrwert für ihr Unternehmen zu schaffen, sind nicht digitalisierte Unternehmen damit beschäftigt, den Rückstand aufzuholen (Gesamtorganisation, Betriebsabläufe, Wettbewerbsfähigkeit). Dies ist oft sehr kostspielig. |
Kosten für Ihre Mitarbeiter
Die Digitalisierung der Beschaffung ist nicht nur eine Frage der Werkzeuge, sondern vor allem eine menschliche Transformation. In Wirklichkeit betrifft die digitale Transformation der Beschaffung die Organisation, aber vor allem das Wohlbefinden der Mitarbeiter.
Ohne die Digitalisierung der Beschaffung tragen die Mitarbeiter die Hauptlast der mangelnden Organisation eines Unternehmens, was zu kostspieligen Verlusten führt, einschließlich Zeit, Produktivität und Mitarbeiterengagement.
Wie wirkt sich die fehlende Digitalisierung der Beschaffung auf Ihre Mitarbeiter aus?
- Mangels zentraler Daten und effektiver Kommunikation verschwenden die Mitarbeiter Zeit mit dem Suchen, Abrufen und Übermitteln von Informationen, sowohl intern als auch extern.
- Ohne eine zentrale Lösung für den digitalen Einkauf müssen die Mitarbeiter mit zahlreichen Softwareprogrammen jonglieren, was die Produktivität insgesamt beeinträchtigt.
- Ein Mangel an Prozessstandardisierung und -konformität führt dazu, dass Mitarbeiter mehr Zeit und Ressourcen in die Behebung menschlicher Fehler (Eingaben, Transaktionen usw.) investieren müssen. Dies trägt erheblich zu einem Effizienzverlust in Unternehmen bei.
- Wenn Mitarbeiter mit einem Mangel an Organisation konfrontiert sind, verlieren sie oft die Lust an der Arbeit (mangelnde Motivation, Produktivitätsverlust, Leistungsabfall oder im schlimmsten Fall das Verlassen des Unternehmens) und an der Nutzung der Beschaffungssoftware (indem sie das Tool aufgeben).
85 % der Arbeitnehmer verlieren pro Woche mindestens 1 bis 2 Stunden an Produktivität bei der Suche nach Informationen. (Quelle: Dynamic Signal)
Kosten für Ihre Unternehmensteams
Die fehlende digitale Transformation verursacht nicht nur Kosten auf organisatorischer Ebene, die die Mitarbeiterführung betreffen, sondern kann sich auch auf die Finanzabteilung auswirken.
Kosten für Ihre Verwaltungs- und Finanzabteilung
💸 Dysfunctional cooperation between all departments of the company
💸 Complex budget management
💸 Unreliable performance measurement (reporting)
💸 Difficult development management
💸 Difficult cost containment and reduction
💸 Elaborate process optimization
💸 Slower growth of the overall company
| Wichtigste ErkenntnisDiese Kosten betreffen nicht nur die Beschaffungsteams, sondern alle Anteilseigner in der gesamten Lieferkette, einschließlich Einkäufer, Planer und Lieferanten. |
🦊 Der Verzicht auf die Digitalisierung des Einkaufs verringert die vom CFO getriebene Wertschöpfung.
Die Hauptaufgabe der Verwaltungs- und Finanzabteilungen besteht darin, das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen. Um dies zu erreichen, muss der CFO die operativen Prioritäten des Unternehmens mit denen des Marktes in Einklang bringen und gleichzeitig die ordnungsgemäße Umsetzung der Strategie in allen Abteilungen überwachen. Ohne ein leistungsstarkes Werkzeug ist der CFO gezwungen, sich auf die Verbesserung der Unternehmensabläufe zu konzentrieren, anstatt sich auf die Wertschöpfung zu fokussieren. Die Digitalisierung des Einkaufs gibt dem CFO daher die notwendigen Werkzeuge, um das Wachstum des Unternehmens voranzutreiben.
81 % der CFOs glauben, dass eine ihrer Hauptaufgaben darin besteht, neue Chancen zu identifizieren und zu nutzen, um Wert im Unternehmen zu schaffen.
(Quelle: Accenture)
costs for your procurement department
💸 Irrelevantes Beschaffungsmanagement
💸 Prekäre Kostenkontrolle
💸 Bösartiges Lieferantenmanagement
💸 Mühsame Standardisierung von Prozessen
💸 Fragile Versorgungssicherheit
💸 Kritische Risikokontrolle
💸 Aufwendiges Budgetmanagement
💸 Fragwürdige Datenzuverlässigkeit
💸 Schwierige Rückverfolgbarkeit von Abläufen
🦊 Auf die Digitalisierung des Einkaufs zu verzichten bedeutet, auf die Effizienz des Einkaufs zu verzichten.
Die Hauptaufgabe des Einkaufs ist die Steuerung der Lieferkette. Dazu müssen sich die Einkaufsabteilungen auf grundlegende Faktoren wie zentralisierte, sichere und zuverlässige Daten verlassen können. Dies sind entscheidende Elemente der Einkaufsaktivitäten, die sich direkt auf die Qualität des Risikomanagements, der Kostensenkung und der Lieferantenbeschaffung auswirken. E-Purchasing-Software vereint all diese Aspekte in einem Tool – ein Segen für die Beschaffung. Dies ist eine Gelegenheit für die Einkaufsabteilungen, sich aktiv an der Wertschöpfung in ihrem Unternehmen zu beteiligen, in gleicher Weise wie der CFO.
81% der für die digitale Beschaffungstransformation verantwortlichen Führungskräfte (im Vergleich zu nur 61% der anderen Führungskräfte) geben an, dass die Veränderungen, die ihre Rolle betreffen, das Lieferantenleistungsmanagement verbessert haben.
(SAP Ariba)
Kosten für Ihre Support-Teams
💸 Begrenzte Unterstützung für Mitarbeiter bei der Nutzung von Einkaufstools
💸 Signifikant erhöhtes Volumen (um das 10-fache) von Support-Anfragen
💸 Längere Reaktionszeiten auf Tickets
💸 Schwierige Optimierung der Supportkosten
💸 Mehrfache und mühsame Aktualisierungen der Dokumentation
💸 Geringe Transparenz bei toolbezogenen Problemen.
🦊 Die Vernachlässigung der Digitalisierung im Einkauf führt dazu, dass Support-Teams ständig überlastet sind.
Der Hauptzweck von Support-Teams ist die Unterstützung der Benutzer bei der Nutzung ihrer Tools. Dank der Digitalisierung haben die Support-Teams nun die Möglichkeit, die Benutzererfahrung zu verändern. Im besten Fall fördert diese Unterstützung die Produktivität der Mitarbeiter bei der Nutzung von E-Purchasing-Software und auf globalerer Ebene eine bessere Leistung der Beschaffung. Im schlimmsten Fall führt ein Mangel an Digitalisierung zu einer schlechten Benutzererfahrung, die dazu führt, dass die Mitarbeiter die Tools vernachlässigen und eine schlechte Beschaffungsleistung erzielen. Zu den Funktionen der E-Purchasing-Software gehören On-Demand-Zugriff, Personalisierung und integrierter Support: kritische Faktoren, die Unternehmen bei der Leistung einbüßen, wenn sie die Digitalisierung der Beschaffung hinauszögern.
In 2020, 68% of user support reps said they felt overwhelmed by their workload.
(Source: Zendesk)
Die digitale Transformation des Beschaffungswesens ist heute für alle Unternehmen und ihre Abteilungen unerlässlich. Aber welche Rolle spielt die Beschaffungssoftware bei diesem Wandel?
C) Die Rolle der E-Purchasing-Software bei der digitalen Transformation
Ivalua, Synertrade, SAP Ariba, Jaggaer, Oracle Procurement, Coupa… Es gibt viele E-Purchasing-Lösungen in Form von Saas (Software as a Service), die die Digitalisierung der Beschaffung unterstützen. Diese Lösungen ermöglichen es, alle notwendigen Daten und Werkzeuge für die Beschaffungsvorgänge in Echtzeit zu zentralisieren. Aufgrund der zahlreichen Vorteile sind sie bei den Unternehmen, die sie einsetzen, sehr beliebt, insbesondere wegen der Einsparungen, die sie ermöglichen. Was sind nun die Hauptvorteile von digitalen Beschaffungslösungen?
Vereinfachtes Beschaffungsmanagement
Dies ist der erste Vorteil von E-Purchasing-Lösungen. E-Purchasing-Software ermöglicht es Unternehmen vor allem:
⬆️ Zentralisierung von Beschaffungsdaten und -werkzeugen.
⬆️ Automatisierung zeitaufwändiger und repetitiver Aufgaben.
⬆️ Gewinnung eines klaren Überblicks zur Verbesserung der Überwachung.
⬆️ Verbesserung der Messung von beschaffungsbezogenen Aktivitäten.
⬆️ Erleichterung des Managements von Ausschreibungen.
30% is the annual spend savings rate that an accessible e-procurement software can generate. (Claritum).
Hochwertigere Prozesse
Dank ihrer unterschiedlichen Merkmale und Funktionen, verbessern E-Purchasing-Lösungen die Qualität der Beschaffungsprozesse. Mit einem einzigen Tool, das alle relevanten Elemente für das Beschaffungsmanagement zentralisiert, können Unternehmen:
⬆️ Überwachung der Beschaffungsprozesse von Anfang bis Ende
⬆️ Standardisierung aller Prozesse, unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe Akteure handelt
⬆️ Sicherung von Daten zur Erhöhung ihrer Zuverlässigkeit
⬆️ Sicherstellung eines nahtlosen Rückverfolgbarkeitsflusses
Thanks to the high quality of process execution, international procurement departments experience 2 to 3 times fewer transaction errors. (Source: The Hackett Group).
| Die Digitalisierung der Beschaffung ermöglicht es, eine Organisation und ihre Prozesse zu optimieren. Wenn wir einen Prozess digitalisieren wollen, den es vorher nicht gab, müssen wir uns die richtigen Fragen stellen: Sind wir organisiert? Welche Prozesse nutzen wir? Wer ist in welcher Phase und unter welchen Umständen involviert? Und so weiter. Je nach Reifegrad des Unternehmens können wir diese Gelegenheit nutzen, um mögliche Verbesserungen zu erkunden. Das Tool unterstützt lediglich eine Organisation und ihre Prozesse. Leider wird es oft als Mittel gesehen, um eine Umgestaltung in der Organisation anzustoßen, obwohl es eigentlich Aufgabe der Organisation ist, sich weiterzuentwickeln und das Tool „voranzutreiben“. Benoit Portevin, Senior Consultant – Finanzen, Einkauf und Betrieb bei Althea |
Innovation im Beschaffungswesen
Die E-Purchasing-Software ersetzt nicht die menschliche Arbeitskraft, sondern setzt Zeit für strategischere Aktivitäten frei. Die wichtigsten innovativen Vorteile sind:
⬆️ Beitrag zur Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen durch Zusammenarbeit mit der F&E-Abteilung, insbesondere durch Co-Innovationsmethoden.
⬆️ Unterstützung des Beschaffungsmanagements bei der Verbesserung der Nachhaltigkeit (CSR).
⬆️ Trends durch vorausschauende Beschaffung mithilfe von Analysetools antizipieren.
30% des Wettbewerbsvorteils eines Unternehmens resultieren aus der Einführung und kreativen Nutzung neuer Technologien durch seine Mitarbeiter
(Quelle: Gartner)
Vergessen wir nicht, dass technologische Innovationen direkt in die E-Purchasing-Lösungen integriert werden, d. h. die Tools werden ständig aktualisiert und optimiert. Die Integration von RPA oder maschinellem Lernen zum Beispiel ermöglicht es Unternehmen, das Beste aus ihrem Beschaffungsmanagement herauszuholen.
Obwohl sie eine wesentliche Rolle bei der Digitalisierung der Beschaffung spielen, können E-Purchasing-Lösungen allein keine effektive und nachhaltige Transformation garantieren. Wie können wir also die Einführung von E-Purchasing-Software nutzen, um eine effektive digitale Transformation voranzutreiben?
