1. Entwicklung eines fundierten Konzept
Ohne eine klare Methodik für ein digitales Transformationsprojekt erhöht sich im besten Fall das Risiko des Scheiterns, im schlimmsten Fall droht der Abbruch.
Methodik: Was bedeutet sie wirklich?
Die Methodik ist eine Skizze und ein Leitfaden, um den Erfolg des digitalen Transformationsprojekts sicherzustellen. Planung, Budgetierung und Identifizierung von Interessengruppen sind allesamt wichtige Maßnahmen, die zu einer guten Methodik beitragen.
Was sind die Vorteile einer klaren Methodik?
Die Einführung einer E-Purchasing-Software ohne eine klare Methodik, die den Herausforderungen des Unternehmens gerecht wird, kann mehr Kosten als Einsparungen verursachen (Investitionen in ungeeignete Tools, Fehler bei der Datenverarbeitung usw.). Welchen spezifischen Risiken sind Unternehmen ausgesetzt, die kein auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Unterstützungssystem einrichten?
| Die folgenden Support-Fehler sind häufig wiederkehrend und sollten bei der Einrichtung einer E-Purchasing-Software vermieden werden: – Einführung des Projekts, ohne die Benutzer von Anfang an bei der Festlegung der Spezifikationen einzubeziehen- Fehlen der richtigen hochrangigen Unterstützung, um die Legitimität des Projekts sicherzustellen, – Es zu einem Beschaffungsprojekt zu machen, das sich auf Software konzentriert, statt zu einem globalen Transformationsprojekt Cédric Guillouet, Consulting Director bei Oxalys |
A) Die Risiken eines Transformationsprojekts für den digitalen Einkauf ohne Konzept
Das Projekt der digitalen Transformation wird abgelehnt
Ergebnis: Die Unternehmensleitung legt ein Veto gegen das Projekt ein.
Ursache(n): Die Geschäftsleitung sieht die Relevanz oder den Nutzen des digitalen Transformationsprojekts nicht.
Einstellung des Projekts
Ergebnis: Das Projekt wird vor der Einführung abgebrochen.
Ursache(n): Die Lösung ist nicht für die Herausforderungen der Endnutzer geeignet. Es könnte auch ein starker Widerstand gegen Veränderungen bestehen.
Mangelnde Wirksamkeit des Projekts
Ergebnis: Die E-Purchasing-Software wird eingeführt und dann wegen unzureichender Ergebnisse wieder entfernt.
Ursache(n): Geringes oder gar kein Engagement der Nutzer für das Projekt und schlechte Softwareakzeptanz, die zu einer unzureichenden Beherrschung des Tools führt.
B) Das Konzept: Die wichtigsten Etappen eines Digitalisierungsprojekts für den Einkauf
Auch wenn wir noch keine allgemeingültige Methode für alle Implementierungen von E-Purchasing-Software gefunden haben, finden Sie hier einige zuverlässige Grundlagen für Unternehmen, die ihre Beschaffungsaktivitäten zuverlässig digitalisieren wollen.
Erstellung einer Bestandsaufnahme
Erstellen Sie eine Übersicht über alle Probleme und Schlüsselakteure, die von Ihrem Projekt zur Digitalisierung der Beschaffung betroffen sind. Auf diese Weise können Sie geeignete Lösungen für alle Beteiligten finden, bevor Sie sie effektiv umsetzen.
Die Wahl der richtigen E-Purchasing-Software
Identifizieren Sie die Lösung, die am besten auf die (aktuellen und zukünftigen) Herausforderungen des Unternehmens und der
Endnutzer. Relevanz ist der Schlüssel bei der Auswahl einer E-Purchasing-Software.
Gewährleistung kontinuierlicher Kommunikation
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre verschiedenen Stakeholder regelmäßig über den Projektfortschritt informieren, um deren Unterstützung zu gewinnen und zu erhalten.
Gemeinsame Einführung der E-Purchasing-Software
Beziehen Sie die Endnutzer so weit wie möglich mit ein und holen Sie ihr Feedback ein. Das wird der Lösung einen Mehrwert verleihen..
Schulung der Benutzer
Eine angemessene Schulung aller Endnutzer und die Anwendung bewährter Praktiken gewährleisten von Anfang an und auf lange Sicht einen ordnungsgemäßen Umgang mit der Software.
Unterstützung verschiedener Verwendungszwecke
Die Anpassung der Benutzerunterstützung an die verschiedenen Verwendungszwecke fördert eine bessere Akzeptanz der E-Purchasing-Lösung.
Messen und Anpassen auf dem Weg zum Ziel
Nach der Einführung hilft eine regelmäßige Bewertung der E-Purchasing-Implementierung, sie auf Kurs zu halten. Indem Sie die Wirksamkeit in verschiedenen Phasen testen, können Sie die erforderlichen Anpassungen an der Lösung vornehmen. Aus diesem Grund ist eine gezielte Unterstützung von entscheidender Bedeutung für die Bewältigung der Herausforderungen, mit denen die Endnutzer konfrontiert sind, und letztlich für das Erreichen der Unternehmensziele.
C. Ein genauerer Blick: Änderungsmanagement für Ihr E-Purchasing-Softwareprojekt
Die Digitalisierung der Beschaffung geht weit über die Implementierung einer E-Purchasing-Software hinaus.
Bis heute halten viele Unternehmen Change Management für überflüssig.
Verbreitete Vorurteile über Veränderungsmanagement:
● Es ist nicht notwendig.
● Es ist eine Zeitverschwendung.
● Es ist eine Verschwendung von Geld.
● Es wird die Ausgangssituation in keiner Weise ändern.
Und doch ist das Gegenteil der Fall. Wie können Sie einen drastischen Wandel herbeiführen, ohne einen Plan zur Unterstützung des Projekts und der Beteiligten zu haben? Ohne einen Rahmen läuft Ihr digitales Transformationsprojekt Gefahr, als ungerechtfertigte und unorganisierte Entwicklung zu erscheinen. Dies wiederum kann ein Katalysator für Widerstand während der gesamten Umsetzung und sogar für künftige Transformationen sein. Wenn die späteren Nutzer, ob intern oder extern, den Zweck oder den Mehrwert der Einführung einer E-Purchasing-Software nicht verstehen, kann dies nur zum Scheitern Ihres Projekts führen.
| Wichtigste Erkenntnis [1] Um eine E-Purchasing-Software dauerhaft einzurichten, bedarf es weit mehr als nur der Bereitstellung einer Software. Warum? Weil sich digitale Lösungen ständig weiterentwickeln und zahlreiche Änderungen erforderlich sind, die überwacht werden müssen: neue Funktionen, Schnittstellen und mehr. Es ist wichtig zu verstehen, dass jede noch so kleine Änderung zu einer Störung der Endnutzer führt. Daher ist es wichtig, angemessene Unterstützung zu bieten. Zu diesem Zweck können Unternehmen jetzt auf digitales Change Management zurückgreifen, um den Wandel durch digitale Tools zu fördern. Dieses System kann parallel zu einem unternehmensweiten Änderungsmanagementplan oder über direkt in die E-Purchasing-Lösung integrierte Änderungsmanagement-Tools eingesetzt werden. Dank des digitalen Änderungsmanagements ist es jetzt möglich, Ihre Benutzer im gleichen Tempo zu unterstützen wie die Entwicklung Ihrer Beschaffungsinstrumente! |
| Experten-Ratschlag „Wir dürfen die Bedeutung des Änderungsmanagements in Bezug auf die Endnutzer und die gelegentlichen Nutzer von E-Purchasing-Lösungen nicht unterschätzen. Wir neigen dazu, sie als Expertenpopulationen zu behandeln, aber ich denke, das ist offensichtlich nicht der Fall. Wir müssen daher eine gezielte Change-Management-Strategie für diese Bevölkerungsgruppe entwickeln.“ Mickaël MALOT, Direktor von Axys Consultants |
💡Fun fact:
Investitionen in das Change Management und die Anpassung bestehender Prozesse an die gewählte technologische Lösung sind die ersten Erfolgsfaktoren der digitalen Transformation der Beschaffung (PwC).
Vor der Einführung einer E-Purchasing-Lösung ist es wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, wie Sie die Transformation unterstützen werden. Wenn Sie den Wandel anführen, können Sie nicht nur Widerstände vorhersehen, sondern auch die Leistung von E-Purchasing-Lösungen und Beschaffungsaktivitäten im Laufe der Zeit optimieren.
Kurzum: Änderungsmanagement ist keine Zeitverschwendung, sondern eine Investition. Ohne Änderungsmanagement und die notwendige Benutzerunterstützung gefährden Sie den Erfolg Ihrer Lösung.
