Ein effizienter Umgang mit digitalen Daten ist in der Arbeitswelt von heute nicht mehr wegzudenken. Data Governance, also die Art und Weise, wie eine Organisation die Überfülle an Daten bewältigt, stellt jedoch in vielen Fällen zunächst eine große Herausforderung dar, die es zu überwinden gilt. Geht man diesen Bereich jedoch strategisch geschickt an, können sich daraus zahlreiche Nutzen ergeben. Man denke beispielsweise an eine präzisere Bereitstellung von Finanzdaten für Banken oder an eine verbesserte Nachverfolgung der Verkaufsaktivitäten bei Handelsunternehmen. Bei Goldfuchs Software erfahren Sie alles, was Sie über Data Governance wissen müssen, wie Sie diese am besten umsetzen und welchen Nutzen Sie aus ihr ziehen können.
Was versteht man unter Data Governance?
Data Governance umfasst alle Regelungen und Verfahren, die den optimalen Umgang mit Daten sicherstellen. Dazu gehören unter anderem die Kontrolle der Datenflüsse und die Überwachung der Rechenzentren. Sie betrifft den gesamten Datenlebenszyklus, von der Erfassung bis zur Bereitstellung für die Endnutzer. Das Ziel einer Data-Governance-Strategie ist der optimierte Umgang mit den Daten. Mit ihrer Hilfe sollen interne Strukturen und Prozesse für eine ordnungsgemäße Nutzung der digitalen Informationen geschaffen und gleichzeitig sichergestellt werden, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden.
Die Managementmethode ist vor allem dann von großer Bedeutung, wenn riesige Mengen an digitalen Informationen verarbeitet werden, wie dies bei Big Data der Fall ist. Für solche Strukturen ist die Anwendung von Data Governance eine Möglichkeit, um Geschäftstätigkeit und Unternehmenswachstum anzukurbeln.
Eine Governance-Strategie stellt also den organisierten Umgang mit großen Datenmengen sicher – wobei es sich sowohl um interne als auch um externe Daten handeln kann – und erleichtert den Zugriff auf sie. Auf diese Weise sorgt sie für ein solides Fundament für Innovation und eine langfristige Entwicklung. Effizient verwaltete Informationen werden so zu einer taktischen Ressource, die Unternehmen Ansatzpunkte bietet, um sich bietende Chancen zu erkennen, zu nutzen und sich schnell an Branchentrends anzupassen.
Eine effiziente Data Governance trägt darüber hinaus wesentlich zu besseren Entscheidungsprozessen im Unternehmen bei, da sie Entscheidungsträgern qualitativ bessere, präzisere und verlässlichere Informationen zur Verfügung stellt, auf die sie sich stützen können. Entscheidungen, die auf der Basis von verlässlichen Daten getroffen werden, sind fundierter, was tendenziell das Risiko für kostenträchtige Fehler senkt. Dadurch kann das Unternehmen seine operativen Prozesse optimieren, rascher auf Marktveränderungen reagieren und die strategischen Unternehmensziele besser und schneller erreichen.
Vor allem in Branchen, die durch einen konstanten Konkurrenzdruck gekennzeichnet sind, bietet diese Managementmethode einen nicht zu vernachlässigenden Wettbewerbsvorteil. Junge Organisationen, die gerade ihre ersten Schritte in der Wirtschaftswelt unternehmen, können sich diese Vorgehensweise ebenfalls von Anfang an zunutze machen, um sich abzuheben und einen soliden Kundenstamm aufzubauen. Mit einer gut geplanten Data-Governance-Strategie hat jedes Unternehmen optimale Voraussetzungen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen und sich auch in einem hart umkämpften Markt gut zu positionieren. Insofern ist Data Governance zweifellos ein Hebel für langfristigen Erfolg.
Grundlagen der Data Governance
Data Governance ruht auf einigen Säulen, die die Besonderheit dieser Strategie ausmachen und im Wesentlichen ihren Erfolg sicherstellen. Eine der wichtigsten Voraussetzungen sind klare Verantwortlichkeiten. Damit der Prozess zielführend abläuft, muss von Beginn an klar festgelegt werden, welche Personen im Unternehmen dafür zuständig sind. In der Regel muss es ein Team geben, das dafür verantwortlich ist, den Umgang mit allen digitalen Informationen auf allen Ebenen zu organisieren und zu überwachen.
Eine weitere tragende Säule, auf der diese Governance-Strategie beruht, ist die Datenverwaltung. Damit der Prozess korrekt abläuft, ist es entscheidend, von Anfang an einen Datenadministrator zu bestimmen. In dessen Verantwortungsbereich liegt es, das Team zu führen und die Compliance – also die Einhaltung geltender Vorschriften und Regelungen – sicherzustellen.
Die Qualität der Daten ist ebenfalls eine entscheidende Grundlage für eine Data Governance, die dieses Namens würdig ist. Die erfolgreiche Umsetzung dieser Managementmethode steht und fällt mit absolut präzisen und verlässlichen Daten. Sie sind ein wesentliches Kriterium, um fundierte Entscheidungen treffen und zweckmäßige Maßnahmen ergreifen zu können, welche die Anpassungsfähigkeit an Marktveränderungen sicherstellen. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, muss der verantwortliche Projektmanager Normen definieren, die eine optimale Qualität der für die Analyse notwendigen Daten gewährleisten.
Und nicht zuletzt muss jede Phase des Prozesses transparent dokumentiert werden. Auf diese Weise kann bei künftigen Audits leicht nachvollzogen werden, wie die Daten verwaltet wurden und wie und aus welchem Grund sie vom Team genutzt wurden.
Entscheidende Phasen bei der Einführung von Data Governance
Für die Einführung eines gelungenen Data-Governance-Prozesses sollte man eine bestimmte Vorgehensweise einhalten.
Bestehende Anforderungen und Ressourcen evaluieren
Die Vorgaben für die richtige Data-Governance-Strategie können von Unternehmen zu Unternehmen anders sein. Sie hängen vor allem von der Unternehmenskultur und dem Umgang mit digitalen Informationen ab. Um geeignete Richtlinien und Methoden bestimmen zu können, müssen daher zunächst die bestehenden Anforderungen und Ressourcen evaluiert werden, an denen sich die Vorgehensweise ausrichten soll.
In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, eine detaillierte Bestandsaufnahme der bereits vorhandenen Daten zu machen. Diese erste Analyse vermittelt eine klarere Vorstellung davon, welche Informationen vorhanden sind und welche das Unternehmen tatsächlich benötigt. Am Ende dieser Phase wissen Sie, ob die Qualität der vorhandenen Daten ausreicht, ob Sie die Sicherheit verbessern müssen oder ob generell die Compliance mit den bestehenden Vorschriften auf den neuesten Stand gebracht werden muss. All das liefert wertvolle Hinweise, die Ihnen die anderen Phasen des Prozesses erleichtern.
Eine unternehmensspezifische Strategie entwickeln
Die Ergebnisse der Evaluationsphase liefern Orientierungspunkte für eine maßgeschneiderte Data-Governance-Methode. Auf dieser Basis legen Sie die Ziele des Prozesses sowie die Maßnahmen fest, mit denen diese Ziele erreicht werden sollen. Die Strategie muss darüber hinaus genaue Weisungen beinhalten, wie die Informationen gesammelt, gespeichert, verwaltet und genutzt werden. In dieser Phase definiert man zudem Mechanismen und Tools, um die Qualität der Daten und ihre Konformität mit den vereinbarten Normen zu kontrollieren.
Ein Governance-Team einsetzen
Der Erfolg der entwickelten Data-Governance-Strategie steht und fällt mit dem Team, das die Verantwortung für das Projekt trägt. Für optimale Erfolgschancen besteht dieses Team aus Mitgliedern mit verschiedenen Qualifikationen. Vor allem aber müssen sich alle Teammitglieder genau darüber bewusst sein, wo die Herausforderungen des Prozesses liegen. Es ist ratsam, ein Gremium zu bilden, in dem Mitarbeiter aus den diversen Abteilungen des Unternehmens vertreten sind, wobei IT, Vertrieb sowie der für Rechtsfragen zuständige Bereich am wichtigsten sind.
Damit die Governance-Strategie zielführend umgesetzt werden kann, ist es wichtig, dass jedes Teammitglied seine Rolle und Verantwortlichkeiten genau kennt. Zudem muss es eine Person geben, der die Gesamtverantwortung für die Data Governance obliegt. Diese muss die erforderliche Qualifikation besitzen, um das Projekt zu leiten und die Umsetzung der verabschiedeten Vorgaben zu garantieren.
Abgesehen davon umfasst das Team:
● einen Leiter Datenmanagement,
● Datenmanager,
● Datenstewards,
● einen Datenarchitekten,
● Datenkuratoren.
Jeder dieser Spezialisten hat eine spezifische Rolle. Diese ergänzen sich und sorgen so für reibungslose Abläufe.
Technologie und Tools für Data Governance
Angesichts der Komplexität der Anforderungen und der Vielzahl der zu verarbeitenden Informationen tun sich manche Unternehmen schwer damit, eine effiziente Governance-Strategie zu entwickeln und umzusetzen. Glücklicherweise gibt es diverse Tools, die diesen Prozess wesentlich vereinfachen und die Erfolgschancen verbessern.
Eine der nützlichsten Techniken, um die Umsetzung der Data-Governance-Strategie zu erleichtern, ist mit Abstand das Master Data Management (MDM), auch Stammdatenmanagement genannt. Darunter versteht man eine Technologie bzw. eine Vorgehensweise, um die Informationen verschiedener Applikationen zu synchronisieren. Metadatenmanagement ist ebenfalls eine große Hilfe im Rahmen dieses Prozesses. Es unterstützt Schemata, Beschreibungen, Validierungsregeln und vieles andere. Außerdem gibt es Überwachungs- und Analysetools, deren Aufgabe es ist, die digitalen Informationen und unterschiedlichen Prozessphasen eingehend zu prüfen, um etwaige Fehler schnell zu erkennen und zu korrigieren.
Bei der Umsetzung von Data Governance wird auch Compliance-Software geschätzt. Dabei handelt es sich um intelligente Systeme, die kontrollieren, ob die digitalen Daten regel- und gesetzeskonform genutzt werden. Weiterhin gehören Data Discovery Tools zu den Technologien, die die Umsetzung einer Data-Governance-Strategie vereinfachen. Ihre Aufgabe ist es, digitale Informationen in den Datenspeichern des Unternehmens zu erkennen und die Suche und das Erfassen zu erleichtern, was den ganzen Prozess beschleunigt.
Diese überaus praktischen Tools sind in der Lage, Daten aus den vielfältigsten Quellen in Rekordzeit zu verarbeiten. Zu den Quellen, die dabei durchsucht werden, gehört selbstverständlich die Cloud, denn seit einigen Jahren befindet sich dort in der Regel die Hälfte aller digitalen Informationen. Daneben werden aber auch Orte wie soziale Netzwerke oder mobile Plattformen überwacht.
Problemstellungen und Lösungsansätze im Zusammenhang mit Data Governance
Angesichts der aktuellen Sorgen in puncto Datenschutz ist die Umsetzung einer Data-Governance-Strategie untrennbar mit der Einhaltung strenger Direktiven verbunden. Dabei geht es um Maßnahmen, welche die Compliance mit gültigen Regelungen und Gesetzesvorschriften garantieren, allen voran natürlich die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) aber auch andere länderspezifische Gesetze.
Qualität und Vollständigkeit der digitalen Informationen sind ebenfalls eine große Herausforderung in diesem Prozess. Bei der riesigen Menge an zu verarbeitenden Daten kann es schnell zu Fehlern oder Inkohärenz kommen, was die Verlässlichkeit stark beeinträchtigt. Um dies zu vermeiden, sollte ein Unternehmen in ein System für Datenqualitätsmanagement investieren, welches potenzielle Anomalien erkennt und schnell korrigiert. Die Einrichtung eines solchen Prozesses, der die Informationen während der Analysephase kontrolliert, ist für die Exaktheit der Daten – und folglich ihre Effizienz – ausschlaggebend.Es muss betont werden, dass Data Governance eine Vorgehensweise ist, die vor allem den Vertriebsbereichen entscheidende Vorteile bietet. Indem sie auf Transparenz und Verantwortung setzt, hilft die Strategie Unternehmen dabei, das Vertrauen ihrer Kunden zu stärken. Das drückt sich in der Folge in einer höheren Kundentreue sowie einer positiven Wahrnehmung aus, die besten Voraussetzungen, um auf dem Markt die Nase vorn zu haben.
