CRM, ERP, Purchasing IS, HRIS, Intranet… Diese Softwarekategorien sind Ihnen vielleicht bekannt, vor allem, wenn Sie sich kürzlich dazu entschlossen haben, Ihr Unternehmen damit auszustatten, wie es viele Unternehmen in den letzten Jahren getan haben. Aber zu welchem Preis?
Bei der Einführung einer neuen Software und der Schulung Ihrer Benutzer lassen sich Kosten nicht vermeiden. Aber es gibt auch Kosten, die Sie reduzieren oder sogar eliminieren können (eine Nachricht, über die sich Ihre Kollegen im Einkauf und in der Finanzabteilung freuen dürften!)
Software-Schulung, Benutzereinführung, Optimierung des Anwendungssupports: Entdecken Sie am Ende des Artikels alle unsere Schlüssel zur Senkung der Kosten für Ihre digitalen Transformationsprojekte. Doch zuvor wollen wir einen Blick auf die tatsächlichen Kosten der digitalen Transformation in Bildern und Kennzahlen werfen.
Digitale Transformation: Die Schulung und Einarbeitung Ihrer Nutzer in ihre Software und Anwendungen ist mit Kosten verbunden
1. Schulung und Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter: ein Muss, um digitale Inkompetenz zu überwinden
- 56 % der Arbeitnehmer glauben, dass sie nicht über die Fähigkeiten verfügen, die heute erforderlich sind, um digitale Technologien zu beherrschen (Quelle: Randstad)
Die digitale Inkompetenz Ihrer Mitarbeiter hat ihren Preis. Das hat Auswirkungen auf ihre Produktivität. Vor allem aber hat sie Kosten für Ihre gesamte Organisation. Auf der einen Seite investieren Sie in Software und Anwendungen, die selten oder nie genutzt werden. Andererseits wirkt sich eine Verzögerung bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens auf dessen Wettbewerbsfähigkeit aus.
2. Die Erstellung ansprechender Schulungsinhalte ist kostspielig und zeitaufwendig
Ganz gleich, ob Sie Neulinge in Ihren Geschäftswerkzeugen schulen oder eine ganze Abteilung in die neuen Funktionen Ihres HRIS, Ihres IS für den Einkauf oder Ihres ERP einführen müssen, die Erstellung von Software-Hilfe- und Support-Inhalten kostet Zeit. Dieser Zeitaufwand verzehnfacht sich, wenn diese Inhalte in Form von PDF-Bedienungsanleitungen oder E-Learning-Modulen vorliegen und bei jeder Aktualisierung des Tools aktualisiert werden müssen.
- 43h: die durchschnittliche Zeit, die für die Organisation eines persönlichen Schulungskurses benötigt wird (Quelle: Chapman Alliance LLC)
- 79h: die durchschnittliche Zeit, die für die Organisation eines einfachen E-Learning-Moduls benötigt wird (Quelle: Chapman Alliance LLC)
Anwendungsunterstützung und Werkzeugwartung: Welche Kosten entstehen für IS-Teams?
1. Helpdesk, Service Desk, IT-Hotline: wesentliche Ausgaben für die Unterstützung Ihrer Benutzer bei ihren Anwendungen
Software bedeutet auch Benutzerunterstützung. Unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich entscheiden, die Unterstützung Ihrer Benutzer mit ihren digitalen Tools ist mit Kosten verbunden: Wie viele Anwendungssupport-Ingenieure oder IT-Support-Techniker hat Ihr Support-Team? Wie viel Zeit verbringen Ihre IT-Teams mit der Lösung von Benutzer-Tickets?
- 40 % der IT-Ausgaben entfallen auf die Entwicklung und Wartung von Anwendungen (Quelle: Gartner)
- 24,2 Stunden: die durchschnittliche Zeit, die die Support-Teams für eine erste Antwort auf interne Anfragen benötigen (Quelle: Zendesk)
2. Die Kosten für Support und Wartung sind umso wichtiger, wenn ein ständiger Bedarf an Support besteht
Der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung von Software ist die Hilfestellung. Die Herausforderung bei der Einarbeitung in die Software ist aber auch der Support: Ihre Benutzer brauchen einen Support, der in Echtzeit erreichbar ist, auch wenn sie in verschiedenen Zeitzonen oder außerhalb der üblichen Bürozeiten arbeiten.
- 53 % der Nutzer haben keine Unterstützung, wenn sie außerhalb der normalen Bürozeiten arbeiten, und 61 % von ihnen würden dies gerne nutzen (Quelle: Econocom – IDC)
- 53 % der Nutzer erwarten eine Antwort des Kundendienstes innerhalb einer Stunde, auch an Wochenenden (Quelle: Edelman Digital)
Sicherstellung des richtigen ROI für Ihre IT-Assets: die Kosten für die Einführung und Nutzung Ihrer Software
1. Die Unternehmen sind mit Software und Anwendungen ausgestattet, aber diese werden nicht immer genutzt
CRM, ERP, HRIS, Purchasing IS, Intranet, Fakturierungssoftware… Ihr Unternehmen hat vielleicht viele Anwendungen. Aber werden sie von Ihren Nutzern auch wirklich gut genutzt? Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Software gut genutzt wird und dass sich Ihre Investitionen in digitale Werkzeuge rentieren?
- 36: die durchschnittliche Anzahl der Cloud-Dienste, die der durchschnittliche Angestellte aktiv bei der Arbeit nutzt (Quelle: Skyhigh Networks – McAfee)
- 28 % der auf Workstations installierten Software wird nicht genutzt (Quelle: 1E)
- 37 %: Unternehmen verschwenden durchschnittlich 37 % ihres Softwarebudgets (Quelle: 1E)
2. Die falsche Nutzung von digitalen Tools ist genauso kostspielig wie deren Nichtnutzung
Unabhängig davon, ob Ihre Benutzer nur einige der in ihren Tools verfügbaren Funktionen nutzen oder alle, indem sie ständig um Ihre Unterstützung bitten, hat die falsche Nutzung digitaler Tools erhebliche Auswirkungen auf ihre Produktivität und die Ihrer IT-Teams. Langfristig kann eine schlecht genutzte Software auch zu Frustration oder Desinteresse bei Ihren Benutzern führen. Das hat zur Folge, dass Ihre Werkzeuge vernachlässigt werden.
- 85 % der Angestellten verlieren mindestens 1 bis 2 Stunden pro Woche an Produktivität bei der Suche nach Informationen (Quelle: Dynamic Signal)
- CRM-Fokus:
- Nur 45,7 % der CRM-Kunden haben eine Endbenutzer-Akzeptanzrate von über 90 % (Quelle: CSO Insights)
- 43 % der CRM-Nutzer verwenden weniger als die Hälfte der in ihrem Tool verfügbaren Funktionen (Quelle: CSO Insights)
- ERP-Fokus:
- 50%: der Anteil der ERP-Einführungsprojekte, die beim ersten Mal scheitern (Quelle: Technology Evaluation Centers)
Digital Experience Management: für eine nachhaltige digitale Transformation
1. Frustriert von der Software können Ihre Mitarbeiter schnell von ihren Tools abgekoppelt werden… und sogar auch von Ihrem Unternehmen
Ihre Mitarbeiter sind wie die internen Kunden Ihres Unternehmens: Wenn Sie nicht auf ihre Bedürfnisse eingehen, besteht die Gefahr, dass sie sich von Ihren Tools abwenden (Fluktuation) oder, noch schlimmer, sich von Ihrem Unternehmen abwenden. Und ihr Rückzug hat seinen Preis!
- 9.055€: So viel kostet ein unzufriedener Mitarbeiter in Frankreich (Quellen: Gallup, LinkedIn)
- 1 von 26: Nur 1 von 26 unzufriedenen Nutzern beschwert sich. Die anderen geben den Umgang mit ihrem Tool auf (Quelle: Esteban Kolsky)
2. Die Erwartungen der Arbeitnehmer an digitale Tools werden immer höher
Neben den digitalen Tools ist auch die digitale Erfahrung der Nutzer ein Garant für eine nachhaltige digitale Transformation. Qualität und Verfügbarkeit des Supports, Nutzerzufriedenheit, Proaktivität des Helpdesks: Dies alles sind Elemente, die für ein optimiertes Digital Experience Management berücksichtigt werden müssen.
- 59 % der Menschen geben an, dass sie höhere Erwartungen an den Kundenservice haben als noch vor einem Jahr. Dies gilt auch für die Benutzerfreundlichkeit (Quelle: Microsoft)
Schulung und Benutzereinführung, Anwendungssupport und Toolwartung, Rentabilität der IT-Assets: Welche Lösungen gibt es, um die Kosten für Ihre digitale Transformation zu optimieren?
1. Wie lassen sich die Kosten für Software-Schulungen senken?
- Zeitersparnis bei der Erstellung von Schulungsmaterialien
Der Schlüssel hierbei? Erstellen Sie Mikro-Lernmodule, die direkt in die Software Ihrer Mitarbeiter integriert sind. Mit dem einfachen und intuitiven Autorentool von Goldfuchs Software können Sie in nur wenigen Klicks Schulungsmaterialien erstellen, ohne dass Sie über technische Kenntnisse verfügen müssen!
- Verringerung des Zeitaufwands für die Aktualisierung von Schulungsmaterialien
Der Schlüssel hierbei? Verlassen Sie sich auf sich weiterentwickelnde Schulungsinhalte, die sich an die Upgrades Ihrer Tools anpassen. Sie müssen nicht alle Screenshots in Ihrem Benutzerhandbuch aktualisieren: Mit Goldfuchs Software genügen ein paar Klicks.
2. Wie lassen sich die Kosten für Unterstützungsfunktionen senken?
- Unterstützung der Nutzer, in dem Moment, indem sie sie brauchen
Der Schlüssel hierbei? Bieten Sie einen Benutzersupport an, der 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche verfügbar ist. Die Goldfuchs Software Digital Adoption Plattform unterstützt Ihre Benutzer dann, wenn sie es am meisten brauchen. Die interaktiven Leitfäden sind bei Bedarf verfügbar und können unabhängig von der Erreichbarkeit Ihrer Support-Teams eingesetzt werden. Das Ergebnis: Ihre Benutzer arbeiten autonom mit ihren Tools!
- Integrierte Unterstützung für Benutzertools bereitstellen
Der Schlüssel hierbei? Der Schwerpunkt liegt hier auf der Unterstützung eingebetteter Anwendungen. Der große Vorteil: Ihre Nutzer müssen ihre Software nicht mehr verlassen, um die Antwort auf ihre Frage zu finden. Alle Informationen sind genau dort, wo die Benutzer sind.
3. Wie können Sie eine bessere Kapitalrendite für Ihre IT-Ausrüstung erzielen?
- Unterstützung der Nutzer vom ersten Moment an, in dem sie mit ihren Tools arbeiten
Der Schlüssel hierbei? Warten Sie nicht auf persönliche Sitzungen, um Ihre Mitarbeiter in Softwares zu schulen. Dank der Learning-by-Doing-Methode lernen Ihre Benutzer, während sie ihre Aufgaben mit ihrer Software erledigen, egal ob sie Anfänger oder Experten sind. Das Ergebnis: Ihre Tools werden genutzt, und zwar gut genutzt!
- Kontinuierliche Interaktion mit den Nutzern über ihre Tools
Der Schlüssel hierbei? Eine Schulung reicht nicht aus, um sicherzustellen, dass Ihre Software richtig genutzt wird. Um Ihre Benutzer mit einzubinden, müssen Sie kontinuierlich mit ihnen interagieren. Mit Push-Benachrichtigungen können Sie Ihren Mitarbeitern zu ihren Quartalsergebnissen gratulieren, Ihre nächste Teambuildings-Sitzung ankündigen oder Feedback zur Entwicklung Ihres Intranets einholen: Die Möglichkeiten sind endlos!
Software-Schulung, Optimierung der Anwendungsunterstützung, digitale Anpassung: Sie verfügen jetzt über alle Schlüssel, um die digitale Transformation Ihres Unternehmens nachhaltig und zu geringeren Kosten zu gestalten! Vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung der Unternehmen werden diejenigen Organisationen im Vorteil sein, die es verstehen, die digitalen Tools zu nutzen und ihre Mitarbeiter mit ins Boot zu holen!
Haben Sie ein Software-Implementierungsprojekt? Sind Sie gerade dabei, Ihre Geschäftsprozesse neu zu gestalten, um sie digitaler zu machen? Setzen Sie sich mit unseren Teams in Verbindung, um Ihre Herausforderungen gemeinsam zu besprechen.
