Ob es sich um ein Informationssystem, CRM, HRIS oder ERP handelt, keine Software kann sich dem Benutzer-Onboarding entziehen. Diese Phase ist entscheidend für das Erlernen einer Software, da sie im Zentrum vieler Probleme im Zusammenhang mit digitalen Tools steht, wie z. B. Benutzerbindung, Software-Adoption und Mitarbeiterleistung. Aber wussten Sie, dass das Onboarding Ihrer Benutzer mit digitalen Tools einen direkten Einfluss auf Ihre Time to Value hat? Mit anderen Worten: Die Qualität des Onboardings ist entscheidend für die Akzeptanz Ihrer Software: Sie beeinflusst maßgeblich, wie Ihre Nutzer den Mehrwert Ihrer digitalen Tools wahrnehmen. Konkret: Je besser der Eindruck, den Ihre Software macht, desto mehr werden Ihre Nutzer den Mehrwert erkennen und sie langfristig nutzen.
Goldfuchs erklärt Ihnen, wie Sie Ihr User Onboarding optimal durchführen können, um Ihre Time To Value zu erhöhen und die Akzeptanz Ihrer Software langfristig zu fördern.
Was bedeutet Time to Value?
Time to… what? Zunächst einmal sollten wir diesen englischen Begriff definieren.
Definition des Time to Value (TTV)
Time to Value (TTV) ist die Zeit, die ein neuer Benutzer benötigt, um den Mehrwert einer Lösung oder eines Produkts zu erkennen. Time to Value kann kurz- oder langfristig sein. Beim Einsatz eines neuen HRIS kann beispielsweise ein kurzfristiger Mehrwert in der schnellen Erstellung von Spesenabrechnungen bestehen, während ein langfristiger Mehrwert in der Automatisierung von HR-Prozessen liegen kann.
Kurz gesagt, könnte man Time to Value in einer Frage zusammenfassen.
Wie lange dauert es, bis Ihre Benutzer den Wert Ihrer Lösung erkennen?
Aber was hat „Time to Value“ mit dem Onboarding von Benutzern zu tun? Und noch wichtiger, warum wird es mit der Übernahme von Software in Verbindung gebracht?
Was ist der Zweck von Time to Value?
Die Bereitstellung von Software verursacht viele Kosten, sei es in Form von Geld oder Human Ressources. Sie haben eine Menge Geld investiert, um Ihre Software verfügbar zu machen (Kauf einer Lizenz oder eines Cloud-Abonnements), und Sie haben in Talente investiert, die diesen Einsatz langfristig begleiten (Change Management, Schulung, Anwendungssupport). Darüber hinaus können Leistungskosten entstehen, wie z. B. die Kosten für die digitale Inkompetenz der Mitarbeiter, wenn sie nicht gut ausgebildet sind, oder die Kosten für die Abschaffung der Software, wenn sie nicht engagiert sind. Dann stellt sich eine weitere Frage.
Wie lange brauchen Ihre Benutzer, um ihre Software zu beherrschen und einsatzbereit zu sein?
Einige Kosten sind notwendig, andere können vermieden werden. Bei der Software gilt: Je besser Ihre Tools genutzt werden, desto geringer sind Ihre Kosten. Dies gilt insbesondere für die Leistungskosten (digitale Inkompetenz und digitale Akzeptanz), die durch eine Verbesserung der Time to Value optimiert werden können. Wie können Sie also Ihr User Onboarding Schritt für Schritt optimieren?
1. Begrüßen Sie Neuankömmlinge in Ihrer Software
Sie möchten doch einen neuen Mitarbeiter nicht willkommen heißen, ohne ihm das Gefühl zu geben, dass er willkommen ist, oder? Das gilt auch für digitale Tools: Ihre neuen Nutzer müssen sich willkommen fühlen, also sorgen Sie dafür, dass sie sich wohlfühlen! Die Verwendung einer neuen Software ist wie ein neuer Arbeitsplatz: Es braucht Zeit, sich daran zu gewöhnen, sich anzupassen und betriebsbereit zu sein. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihren Neueinsteigern Vertrauen entgegenbringen und ihnen helfen, sich mit ihrer Software zurechtzufinden. Und da Ihre Mitarbeiter nicht alle die gleiche Beziehung zur Software haben, ist es wichtig, sie von der ersten Interaktion mit ihrer Software an zu unterstützen.
Wenn es um Software geht, ist der erste Eindruck entscheidend: Er wirkt sich direkt auf Ihre Time to Value aus. Konkret: Je mehr Ihre Nutzer das Onboarding ihrer digitalen Tools zu schätzen wissen, desto eher werden sie deren Mehrwert erkennen und sie daher lange nutzen. Mit anderen Worten: Durch die Beeinflussung der Time-to-Value wirkt sich der erste Eindruck nicht nur auf die Nutzung digitaler Tools aus, sondern auch auf das Engagement und die Loyalität der Nutzer. Wie hinterlassen Sie also einen guten Eindruck bei Ihren Nutzern?
Kommunizieren Sie mit Ihren Neuankömmlingen über deren Tools
Erinnern Sie sich noch an die kleine Aufregung, als Sie Ihre Willkommensnachricht auf Slack, Trello oder G Suite erhielten, als Sie diese zum ersten Mal nutzten? Ihre User wollen das Gleiche. Warme, relevante und vor allem ansprechende Kommunikation!
Mit der Goldfuchs Digital Adoption Platform können Sie dank Push-Benachrichtigungen und Tooltips von der ersten Nutzung an mit Ihren Nutzern auf angepasste Weise kommunizieren. Der Vorteil? Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihre Push-Nachrichten und Tooltips erstellen, ändern oder an die Benutzer senden (und das Ergebnis ist ziemlich gut!).
Who says a good time to value is unattainable?
2. Software-Schulung kontextualisieren
Das Training ist ein wesentlicher Bestandteil des Onboardings. Aber wissen Sie, wie wichtig es für Neulinge ist?
Wie Sie sehen, hat die Bedeutung von Schulungen für die Mitarbeiter einen direkten Einfluss auf die Time-to-Value der Software. Engagement, Digitalisierung, Entwicklung, Zugänglichkeit… Die Herausforderungen der Ausbildung mit digitalen Werkzeugen sind zahlreich. Wie können Sie also Ihre Nutzer auf effiziente Weise schulen?
Übung macht den Meister.
Sie haben diesen Spruch wahrscheinlich schon einmal gehört, oder? Das gilt auch für das Nutzer-Onboarding. Der Schlüssel zur Beherrschung ist das Üben: Ihre Benutzer müssen die Software verwenden, um sie zu meistern. Aber das reicht nicht aus, denn Übung ist nur die halbe Miete für die digitale Übernahme.
Übung macht den Meister. Ja, aber nicht auf irgendeine Weise. Der angehende Meister lernt das Handwerk nicht am Tisch oder auf der Straße: Er braucht die richtige Umgebung, um richtig zu lernen, in seiner Werkstatt, mit allen Materialien, die er braucht, und zum Zeitpunkt, wenn er sie braucht. Genauso verhält es sich mit Ihren Neueinsteigern: Sie können nicht außerhalb ihres Workshops (der Software) und ohne die notwendigen Werkzeuge (die kontextbezogene Schulung) lernen.
Schwerpunkt auf praktischem und kontextbezogenem Lernen
Mit Goldfuchs lernen Ihre Benutzer durch praktisches Lernen (Learning by Doing). Das Prinzip dabei? Sie haben Zugang zu interaktiven Anleitungen, die in Echtzeit zur Verfügung stehen, um sich selbständig mit der Software zurechtzufinden! Müssen Sie eine neue Verkaufschance in Salesforce erstellen, einen theoretischen Zeitplan in Smart HR einsehen oder Lesezeichen in Oracle verwalten? Sie brauchen die Software nicht zu verlassen: Die Informationen befinden sich am selben Ort wie Ihre Benutzer.
Das Ergebnis? Ihre Benutzer werden zur richtigen Zeit geschult, ihre Benutzererfahrung verbessert sich mit dem „Time to Value“, Ihr Support wird reduziert und die Kosten sinken!
3. Benutzereinführung anpassen
„Dein Profil unterscheidet sich so sehr von meinem!“. Diesen Satz haben Sie wahrscheinlich schon einmal gehört, während Sie Ihr Netflix- oder Pinterest-Profil mit einem geliebten Menschen besucht haben. Und das aus gutem Grund, denn diese Plattformen setzen den Standard in Bezug auf Personalisierung. Jeder Benutzer hat ein vollständig unterschiedliches Profil, aber eines, das zu ihm passt. Das Gleiche gilt für das Onboarding: Ihre Mitarbeiter möchten personalisierte Inhalte!
54 % der Menschen möchten personalisierte Inhalte sehen, die auf ihren Interessen basieren (Adobe).
Die Personalisierung des Onboarding ist deshalb so wichtig, weil sie sich direkt auf die Qualität der Time-to-Value und die Erfahrung von Neueinsteigern auswirkt. Tatsächlich wirkt sich das Onboarding der Benutzer auch auf die Erfahrung der Mitarbeiter und die Mitarbeiterbindung aus.
Einfaches Anpassen
Personalisierung, ja, aber zu welchem Preis? Denn wenn ich das Training jedes einzelnen Mitarbeiters individuell organisieren muss, bedeutet das einen enormen Zeitaufwand. Das ist richtig, und deshalb haben wir uns entschieden, es Ihnen leicht zu machen. Mit Goldfuchs müssen Sie nicht mehr Stunden damit verbringen, Ihre Schulungsinhalte (Anleitungen, Videos, Texte usw.) zu bearbeiten. Mit nur wenigen Klicks können Sie die Inhalte an die Bedürfnisse Ihrer Benutzer anpassen, basierend auf ihrer Abteilung, Sprache oder Rolle.
Wie Sie sehen können, ist das Nutzer-Onboarding ein unbestreitbarer Vorteil, um Ihre „Time to Value“ zu verbessern. Willkommen, kontextbezogenes Training und Personalisierung sind wesentliche Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Benutzer den Wert Ihrer Lösung verstehen und Ihre Software kurz- und mittelfristig nutzen.
Um eine digitale Akzeptanz zu erreichen, muss man sich jedoch über eines im Klaren sein: Das Onboarding der Benutzer hört nie auf. Aktualisierungen, neue Funktionen, jede neue Funktion erfordert ein Onboarding der Benutzer. Worum geht es also bei Ihrem nächsten User Onboarding?
