A) Wie wirkt sich die Kommunikation auf die digitale Transformation der Beschaffung aus?
Die Kommunikation ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg oder Misserfolg der Umstellung Ihrer E-Purchasing-Software.
Warum ist Kommunikation so wichtig?
Kommunikation ist die Grundlage des Veränderungsmanagements. Sie gibt dem Wandel einen Sinn und trägt dazu bei, Nachhaltigkeit zu gewährleisten.
Was sind die Vorteile guter Kommunikation?
Ohne gute Kommunikation kann es keine erfolgreiche Digitalisierung der Beschaffung geben. Sowohl kurz- als auch langfristig spielt die Kommunikation eine entscheidende Rolle bei der Förderung des Wandels. Halten Sie Ihre Stakeholder und Schlüsselakteure in jeder Phase des E-Purchasing-Projekts (vor, während und nach) auf dem Laufenden, um die Akzeptanz zu fördern und den Widerstand gegen Veränderungen zu minimieren.
Effektive Kommunikation geht weit über die Weitergabe von Informationen an die Stakeholder hinaus – der Schlüssel ist eine konsistente Kommunikation. Im Folgenden haben wir eine Checkliste zusammengestellt, die Sie bei der Information und Interaktion mit den Projektbeteiligten unterstützt, um einen Mehrwert zu schaffen.
Eine Checkliste für effektive Kommunikation:
● Vermitteln Sie Sinn und Zweck: Erklären Sie die Gründe für die Umstellung und die Vorteile der Digitalisierung der Beschaffung.
Beispiel: Fügen Sie ein Wort des Beschaffungsdirektors über die digitale Transformation in die interne Mitarbeiterzeitung bei.
● Transparenz aufrechterhalten: Halten Sie die Stakeholder über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden.
Beispiel: Versenden Sie während des gesamten Projektverlaufs Kommunikationsmaterialien (E-Mails, Benachrichtigungen usw.). Warum nicht einen Countdown bis zur Einführung der E-Purchasing-Lösung einrichten?
● Zuhören: Schaffen Sie eine Feedback-Schleife mit den wichtigsten Akteuren, um ihre Meinungen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen.
Beispiel: Moderation von Workshops mit verschiedenen Arten von Nutzern.
● Sicherstellung: Klären Sie Unklarheiten oder Missverständnisse auf und konzentrieren Sie sich auf den Mehrwert des Projekts.
Beispiel: Erstellen Sie eine visuelle Präsentation oder ein Video, um den Nutzern zu helfen, die Software nach der Einführung zu verstehen.
● Engagement: Bleiben Sie auch nach der Einführung der E-Purchasing-Software mit den Beteiligten in Kontakt.
Beispiel: Messen Sie die Nutzerzufriedenheit mit Umfragen und Push-Benachrichtigungen direkt in der E-Purchasing-Software.
B) In der Praxis: Wie man effektiv kommuniziert
| Fragen, die Sie sich stellen sollten ➢ Was werden Sie vor der Einführung von E-Procurement mitteilen? 1. Die Gründe für den Wandel 2. Die Art der Veränderungen 3. Die erwarteten Auswirkungen der Veränderungen auf die Stakeholder ➢Was ist während des Projekts zu kommunizieren? 1. Fortschrittsberichte des Projektteams 2. Informationen des Managementteams 3. Feedback der Nutzer ➢ Wie werden Sie kommunizieren, sobald die E-Purchasing-Software eingeführt ist? 7 1. Aufklärung der Nutzer über die digitale Kultur und über Möglichkeiten, den Wandel zu verarbeiten 2. Erklären Sie jede Änderung im Projekt oder Software-Update 3. Feedback von den verschiedenen Anteilseignern einholen |
C) Use Case eines führenden Bauunternehmens: personalisierte digitale Kommunikation, integriert in die E-Purchasing-Software eines Großunternehmens
Ein großes Bauunternehmen in Frankreich und Europa hat festgestellt, dass der Sektor eine Modernisierung durch die Digitalisierung von Prozessen und Werkzeugen durchläuft. Vor diesem Hintergrund beschloss das Unternehmen, seine digitale Transformation auf globaler Ebene umzusetzen (eine multiregionale Struktur in Frankreich sowie Niederlassungen und Tochtergesellschaften im Ausland). Das Projekt umfasste die Implementierung einer E-Purchasing-Lösung.
Um die Einführung der E-Purchasing-Software und den Erfolg des Projekts zu fördern, beauftragte der Procurement Performance Director des Unternehmens Goldfuchs Software mit der Einrichtung eines personalisierten Benutzersupports. Eines der Ziele war es, die Kommunikation mit den Endnutzern zu verbessern, die zuvor effizient per E-Mail abgewickelt wurde.
Die Goldfuchs Software-Methode: nahtlose Interaktion mit den Endnutzern innerhalb der E-Purchasing-Software unter Verwendung eines integrierten Kommunikationswerkzeugs.
Goldfuchs Software unterstützte die Organisation mit einem schrittweisen Ansatz durch die Implementierung eines Kommunikationswerkzeugs direkt in der E-Purchasing-Software. Dies ermöglichte es dem Benutzer-Support-Team, persönlich mit den Endnutzern zu interagieren.
1. Identifizierung der Zielgruppen
● Benutzerprofil: Auflistung von Standorten, Berufen oder Niederlassungen.
● Anwendungsfälle: ob im Büro oder auf der Baustelle.
2. Integration der personalisierten Kommunikation in die E-Purchasing-Software
● Goldfuchs Software hat seine Push-Benachrichtigungsfunktion für nahtlose Interaktionen mit Nutzern direkt in der E-Purchasing-Software eingesetzt.
Wir haben auch die Bevölkerung segmentiert, um die richtige Kommunikation zur richtigen Zeit an die richtigen Nutzer zu bringen.
Heute interagiert dieses Bauunternehmen nahtlos mit mehr als 15.000 Benutzern in 90 Ländern und 35 Sprachen. Dank der Schulung der Teams des Unternehmens sind die Nutzer nun völlig autonom in der Gestaltung und Aktualisierung der Inhalte. Seit unserer ersten Zusammenarbeit sind sechs neue Projekte innerhalb des Unternehmens entstanden!
D) Ein tieferer Blick: Kommunikation direkt aus Ihrer E-Purchasing-Software
Bei guter Kommunikation geht es darum, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort an die richtige Zielgruppe weiterzugeben.
Im Zeitalter der digitalen Transformation muss das Änderungsmanagement mit der Implementierung einer neuen Software einhergehen. Kurz gesagt, die Kommunikation muss in die E-Purchasing-Lösung integriert werden, um die Endverbraucher direkt zu erreichen. Lösungen zur digitalen Adaption wie Goldfuchs Softwrae ermöglichen es Unternehmen, Informationen an ihre Endnutzer zu kommunizieren und mit ihnen direkt innerhalb ihrer E-Purchasing-Software zu interagieren.
Kommunizieren Sie direkt in Ihrer E-Purchasing-Software mit Goldfuchs Software :
● Verwenden Sie Tooltips, um zusätzliche Informationen über Ihre E-Purchasing-Software anzuzeigen.
● Kommunizieren Sie mit den Nutzern über Benachrichtigungen zu einer Vielzahl von Themen: neue Funktionen, neue Artikel im Katalog, die Einführung eines neuen Tools oder eine Änderung der Prozesse.
● Sammeln Sie Feedback, indem Sie dank Push-Benachrichtigungen Fragebögen zur Benutzerzufriedenheit in Ihre E-Purchasing-Software integrieren.
Was sind die Vorteile der direkten Kommunikation innerhalb der E-Purchasing-Software?
➢ Qualitativ bessere und effektivere Kommunikation (personalisierte Interaktionen und Just-in-Time-Management)
➢ Höheres Engagement der Nutzer
➢ Höherer ROI für die Digitalisierung der Beschaffung
| Experten-Ratschlag „Die Kommunikation muss vor der Einführung geplant und auch nach der Einführung fortgesetzt werden, um das Projekt und die Nutzergemeinschaft mit Leben zu erfüllen. Wir wählen die Kommunikationsmethoden entsprechend dem Kontext und den Zielgruppen aus. Der Einsatz von Medien, die die Nutzer bereits kennen, ist von Vorteil. Die Fähigkeit, effektiv aus der Ferne zu kommunizieren, wird auch unsere digitale Transformation vorantreiben, unabhängig von ihrem Medium. Kurz gesagt: Der Schlüssel zum Erfolg ist, dass die Nutzer die gewünschten Informationen erhalten, und zwar auf überzeugende und aufrichtige Weise!“ Sandrine Deblais, Leiterin der Abteilung Change Support bei der Klee Group |
| Wichtigste Erkenntnis Die Unterstützung der Digitalisierung der Beschaffung ist kein fester Prozess: Solange die E-Purchasing-Software aktiv ist, werden Ihre Nutzer Unterstützung benötigen. Vor diesem Hintergrund muss Change Management mehr als nur eine Methode betrachtet werden. Es ist eine Geisteshaltung, die in der gesamten Unternehmenskultur verbreitet werden sollte, vor allem dank der beiden folgenden Hebel: – Kultur des Wandels: Machen Sie Ihre Mitarbeiter mit der Dynamik des Wandels vertraut, die in unserer sich ständig verändernden Welt unverzichtbar ist. – Digitale Kultur: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die digitale Transformation und technologische Tools, damit sie diese besser annehmen. |
Kurzum: Die Kommunikation muss direkt in die E-Purchasing-Software integriert werden.
