Goldfuchs stellt 10 Best Practices für die erfolgreiche Einführung von Beschaffungssoftware vor. Das Ziel?
- Effektives Change Management für eine nachhaltige digitale Transformation der Beschaffung.
- Einbindung der Projektbeteiligten (Einkauf, Management, Endbenutzer, etc.).
- Höherer ROI für Ihr Beschaffungssystem und für Ihr Unternehmen!
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1. Identifizieren Sie die Herausforderungen der Digitalisierung der Beschaffung
Die Digitalisierung des Beschaffungswesens ist für die Optimierung Ihrer Geschäftskosten unerlässlich. Unabhängig davon, ob es sich um finanzielle, betriebliche oder wettbewerbsbezogene Kosten handelt, wirken sich diese Kosten auf die gesamte Organisation aus (CFO, Einkauf, Support usw.). Identifizieren Sie alle potenziellen Herausforderungen, die sich auf Ihre verschiedenen Stakeholder auswirken könnten.
2. Verstehen Sie die Rolle Ihres Beschaffungssystems
ePurchasing-Lösungen nehmen einen wichtigen Platz in der Digitalisierung des Einkaufs ein.
Beschaffungssysteme ermöglichen es, das Einkaufsmanagement zu vereinfachen, die Qualität der Einkaufsprozesse zu erhöhen und Zeit für Innovation und Wertschöpfung zu gewinnen.
Das Problem? Die Einrichtung Ihres Beschaffungssystems ist nur der erste Schritt zu einer effektiven digitalen Transformation des Beschaffungswesens. Die erste Herausforderung besteht darin, die Annahme durch die Endnutzer zu erleichtern.
3. Etablierung einer soliden Methodik in der Aufbauphase
Wir wissen, dass die Methodik nicht der aufregendste Teil Ihres digitalen Transformationsprojekts sein wird, aber…
Die Festlegung einer klaren Methodik ermöglicht eine angemessene und rechtzeitige Unterstützung der Beteiligten an Ihrem Projekt.
Planung, Budgetierung und Ermittlung der Interessengruppen sind Kernbestandteile einer guten Methodik.
4. Eine Bestandsaufnahme machen
Eine Bestandsaufnahme mag selbsterklärend erscheinen, aber die Erfassung Ihrer Interessengruppen und ihrer potenziellen Projektprobleme ermöglicht es, ein Beschaffungssystem einzurichten, das an die Herausforderungen Ihres Unternehmens angepasst ist.
Herzlichen Glückwunsch, Sie sind auf halbem Weg zu einem effektiven Projekt zur Digitalisierung der Beschaffung!
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5. Wählen Sie die für Ihre Herausforderungen am besten geeignete Beschaffungsmethode
Für Beschaffungssysteme gibt es keine Einheitsgröße, die für alle passt. Unternehmen haben je nach ihrer Situation unterschiedliche geschäftliche Herausforderungen (z.B. VSE vs. GE, B2B vs. B2C, etc.).
Die „beste“ Lösung auszuwählen bedeutet, die für Ihr Unternehmen und Ihre Benutzer am besten geeignete Lösung zu finden.
Ganz gleich, ob es sich um eine Marktlösung oder ein selbst entwickeltes Tool handelt, das beste Beschaffungssystem wird den aktuellen Bedürfnissen und künftigen Herausforderungen Ihres Unternehmens gerecht.
6. Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren
Unterschätzen Sie niemals die Macht der Kommunikation!
Sie wollen, dass Ihre Interessengruppen mitmachen? Kommunizieren Sie während des gesamten Projekts, von der Konzeption bis zur Umsetzung und darüber hinaus, um Feedback von Nutzern und Interessengruppen einzuholen.
Ganz gleich, ob es sich um Ihr Managementteam oder Ihre Endbenutzer handelt, es ist wichtig, dass jeder Beteiligte den Mehrwert des Transformationsprojekts versteht.
7. Einführung des Beschaffungssystems mit einem nutzerorientierten Ansatz
Mangelnde Nutzerorientierung ist ein häufiger und wiederkehrender Fehler bei Digitalisierungsprojekten im Beschaffungswesen.
Die Einbindung der Endnutzer vom ersten Tag an ist von grundlegender Bedeutung, um die Akzeptanz Ihres Beschaffungssystems zu beschleunigen.
Das Sammeln von Nutzerfeedback ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die Relevanz, Agilität und Effizienz des Projekts langfristig zu fördern.
8. Schulung der Benutzer innerhalb Ihres Beschaffungssystems
Wie die Kommunikation ist auch die Schulung im Beschaffungssystem ein wesentlicher Bestandteil des Änderungsmanagements.
Die kontinuierliche Schulung der Endnutzer im Falle von neuen Funktionen, Prozessen und Aktualisierungen verringert die Veralterung von Fähigkeiten und erleichtert den richtigen Umgang mit der Lösung.
Dieser Schritt trägt insbesondere dazu bei, den allgemeinen Widerstand gegen Veränderungen und Frustrationen im Zusammenhang mit der digitalen Transformation zu verringern.
9. Unterstützung der Nutzung des Einkaufsinformationssystems durch integrierte Kommunikation und Support
Einkäufer, validierende Einkäufer, Lieferanten: Die Verwendungszwecke des Beschaffungssystems sind so vielfältig wie die Benutzergruppen und Berufe, die mit dem Tool arbeiten.
Die Unterstützung der Nutzung des Beschaffungssystems fördert die Akzeptanz des Tools und die Produktivität der Endbenutzer.
Aber das ist noch nicht alles. Durch die Anpassung des Supports haben die Benutzer Zugang zu maßgeschneiderten Erfahrungen, die ihren geschäftlichen Herausforderungen und der Nutzung des Beschaffungssystems gerecht werden.
Und nicht zuletzt… finden Sie heraus, wie Sie die Kommunikation in Ihr Procurement-System integrieren können.
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10. Regelmäßige Messung, Anpassung und Weiterentwicklung Ihrer e-Procurement-Lösung
Schließlich ist es an der Zeit, die Auswirkungen Ihres neuen Beschaffungssystems zu analysieren. Um Ihr Beschaffungssystem langfristig zu optimieren, sollten Sie wichtige Leistungsindikatoren wie Kostenreduzierung, Datenzuverlässigkeit, Prozessqualität und Benutzerzufriedenheit verwenden. Auf diese Weise können Sie Verbesserungspotenziale erkennen und den Erfolg Ihres Projekts sicherstellen.
Unser umfassender Leitfaden vermittelt Ihnen das Wissen, um eine nachhaltige digitale Transformation des Einkaufs erfolgreich umzusetzen. Vom Verständnis der Einkaufsprobleme bis hin zur Messung des ROI erhalten Sie Zugang zu Best Practices, einschließlich der Auswahl der besten Software und der Schritte zu ihrer Einführung.
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