Die wahren Kosten der digitalen Transformation: Software-Onboarding, Support und digitale Akzeptanz

CRM, ERP, Beschaffungstools, HRIS, Intranet – diese Begriffe sind Ihnen sicher bekannt, vor allem, wenn Ihr Unternehmen in den letzten Jahren neue Softwarelösungen eingeführt hat. Doch welche Kosten entstehen dabei wirklich?

Die Einführung neuer Software und die Schulung Ihrer Mitarbeiter sind mit unvermeidlichen Kosten verbunden. Doch viele dieser Kosten lassen sich reduzieren oder sogar eliminieren – eine gute Nachricht für Ihr Einkaufsteam und den CFO!

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Kosten der digitalen Transformation senken können, indem Sie Software-Schulungen, Benutzer-Onboarding und Support optimieren. Doch bevor wir zu den Lösungen kommen, werfen wir einen Blick auf die tatsächlichen Kosten der digitalen Transformation.

Die digitalen Herausforderungen: Schulung und Onboarding haben ihren Preis

1. Ohne Schulung und Onboarding kein Erfolg in der digitalen Transformation

• 56 % der Mitarbeiter glauben, dass sie nicht über die erforderlichen digitalen Fähigkeiten verfügen (Quelle: Randstad).
• Digitale Kompetenzmängel haben direkte Auswirkungen auf die Produktivität der Mitarbeiter – und damit auf die gesamte Organisation.
• Unternehmen investieren in Software, die dann nur teilweise oder gar nicht genutzt wird.
• Eine mangelnde digitale Transformation gefährdet die Wettbewerbsfähigkeit.

2. Schulungsinhalte zu erstellen ist zeitaufwendig und teuer

• 43 Stunden dauert es durchschnittlich, eine Präsenzschulung zu organisieren (Quelle: Chapman Alliance LLC).
• 79 Stunden benötigt die Erstellung eines einfachen E-Learning-Moduls (Quelle: Chapman Alliance LLC).
• Besonders aufwendig wird es, wenn Schulungen als PDF-Handbücher oder E-Learning-Module erstellt werden, die mit jeder Software-Aktualisierung überarbeitet werden müssen.

IT-Support und Wartung: Versteckte Kosten der digitalen Transformation

1. Helpdesk, Service Desk, IT-Support – unverzichtbar, aber kostspielig

• 40 % der IT-Ausgaben entfallen auf die Entwicklung und Wartung von Anwendungen (Quelle: Gartner).
• 24,2 Stunden dauert es im Durchschnitt, bis interne Support-Teams eine erste Antwort auf ein Ticket geben (Quelle: Zendesk).

2. Supportkosten steigen, wenn Unterstützung ständig benötigt wird

• 53 % der Mitarbeiter haben keinen Support außerhalb der Bürozeiten, obwohl 61 % sich dies wünschen (Quelle: IDC).
• 53 % der Kunden erwarten eine Antwort vom Support innerhalb einer Stunde – auch am Wochenende (Quelle: Edelman Digital).

Maximale Rendite aus Ihrer IT-Investition: Akzeptanz und Nutzung Ihrer Software optimieren

1. Unternehmen kaufen Software, die oft nicht genutzt wird

• Durchschnittlich nutzt ein Mitarbeiter 36 Cloud-Dienste in der Arbeit (Quelle: McAfee).
• 28 % der Unternehmenssoftware bleibt ungenutzt (Quelle: 1E).
• 37 % der IT-Budgets werden verschwendet, weil Software nicht richtig eingesetzt wird (Quelle: 1E).

2. Falsche Nutzung digitaler Tools kostet genauso viel wie ihre Nicht-Nutzung

• 85 % der Mitarbeiter verlieren jede Woche 1-2 Stunden, weil sie nach Informationen suchen (Quelle: Dynamic Signal).
• 43 % der CRM-Kunden nutzen weniger als die Hälfte der verfügbaren Funktionen (Quelle: CSO Insights).
• 50 % der ERP-Projekte scheitern bei der ersten Implementierung (Quelle: Technology Evaluation Centers).

Digitale Akzeptanz fördern: Die digitale Transformation langfristig sichern

1. Frust über Softwarelösungen kann zu Desinteresse und Abwanderung führen

• Mitarbeitende sind wie interne Kunden: Wenn ihre Bedürfnisse nicht ernst genommen werden, wenden sie sich von den digitalen Tools ab oder verlieren schlimmstenfalls die Motivation für ihre Arbeit.
• 11.358 $ – so viel kostet ein unmotivierter Mitarbeitender in den USA pro Jahr (Quelle: Gallup, LinkedIn).
• 1 von 26 – nur eine von 26 unzufriedenen Personen beschwert sich. Die anderen wechseln einfach das Unternehmen (Quelle: Esteban Kolsky).

2. Die Erwartungen der Mitarbeitenden an digitale Tools steigen ständig

• 59 % der Menschen geben an, dass ihre Erwartungen an den Kundenservice heute höher sind als noch vor einem Jahr (Quelle: Microsoft).

Kosten der digitalen Transformation optimieren: Welche Lösungen gibt es?

1. Wie lassen sich die Kosten für Software-Schulungen senken?

Weniger Zeit für die Erstellung von Schulungsmaterialien aufwenden

• Die Lösung? Microlearning direkt in den Software-Anwendungen der Mitarbeitenden.
• Mit dem intuitiven Authoring-Tool von Lemon Learning können Schulungsmaterialien in wenigen Klicks erstellt werden – ganz ohne technische Vorkenntnisse!

Weniger Zeit für Updates von Schulungsunterlagen investieren

• Die Lösung? Schulungsinhalte, die sich an Tool-Updates anpassen.
• Kein manuelles Aktualisieren von Screenshots oder PDFs mehr – mit Lemon Learning geht das in wenigen Klicks.

2. Wie lassen sich die Kosten für den IT-Support senken?

Unterstützung genau dann bereitstellen, wenn sie gebraucht wird

• Die Lösung? Ein Support, der 24/7 verfügbar ist: Mit Lemon Learning haben Mitarbeitende jederzeit Zugriff auf interaktive Anleitungen – direkt in ihren Anwendungen, unabhängig von den Arbeitszeiten des Supports.

Support nahtlos in die Arbeitsumgebung integrieren

• Die Lösung? Self-Service-Support: Der Vorteil? Mitarbeitende müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln, um eine Antwort auf ihre Fragen zu finden.

3. Wie lässt sich der ROI der IT-Investitionen verbessern?

User direkt bei der Einführung neuer Software unterstützen

• Die Lösung? Schulungen nicht erst in Präsenzveranstaltungen anbieten.
• Mit der „Learning by Doing“-Methode lernen User direkt während der Nutzung der Software.

Regelmäßige Interaktion mit den Nutzern sicherstellen

• Die Lösung? Kontinuierliche User-Engagement-Maßnahmen.
• Push-Benachrichtigungen können genutzt werden, um Mitarbeitende zu motivieren, Team-Events anzukündigen oder Feedback zu digitalen Tools einzuholen.

Die Kosten der digitalen Transformation lassen sich mit den richtigen Methoden und Tools erheblich senken. Unternehmen, die es schaffen, ihre Mitarbeitenden nachhaltig in die Nutzung neuer Software einzubinden, werden langfristig von einer erfolgreichen Digitalisierung profitieren.

Planen Sie die Einführung neuer Software oder die Optimierung Ihrer digitalen Prozesse? Kontaktieren Sie unser Team, um gemeinsam die besten Lösungen für Ihr Unternehmen zu finden!