Die Digitaltechnik ist heute aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Dies gilt nicht nur für das private Umfeld, sondern auch für die Welt der Unternehmen, wo an der Digitalisierung von Prozessen kein Weg mehr vorbeiführt. Innovative Tools und digitale Technologie verändern die herkömmlichen Methoden, mit denen monotone Arbeiten ausgeführt werden. Auf diese Weise hilft die Digitalisierung von Prozessen dabei, die operative Effizienz und Flexibilität einer Organisation zu optimieren. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen führt im Unternehmen gleichzeitig zu einer Einsparung bei den Personalkosten. Ein weiterer wichtiger Effekt, den Unternehmen mit der Digitalisierung von Prozessen erreichen, ist die Verbesserung der Kundenerfahrung. Bei Goldfuchs Software erfahren Sie im Detail, welches die wichtigen Schritte sind, um die Digitalisierung von Prozessen zum Erfolg zu führen.
Istzustand der Prozesse analysieren
Die Analyse des Istzustands der Prozesse ist ein unumgänglicher Schritt im Rahmen der Digitalisierung von Unternehmen. Es geht darum, die bestehenden Prozesse zu erfassen und eine Prozesslandkarte zu erstellen. Dies hilft, die Abläufe klar aufzuzeigen. Die Prozesslandkarte sorgt bei allen Beteiligten für ein besseres Verständnis für die operativen Abläufe. Das erleichtert die Koordination und die Zusammenarbeit in der Organisation.
Für die Erstellung der Prozesslandkarte eines Unternehmens gibt es verschiedene Hilfsmittel. Mit Prozessdiagrammen und Tools für das Projektmanagement kann man beispielsweise Prozesse visuell darstellen. Eine weitere Möglichkeit ist der Einsatz einer BPM-Software (Business Process Management). Diese Art von Software ist speziell dafür konzipiert, um Unternehmensprozesse zu simulieren und zu managen.
Eine Software für Entmaterialisierung und elektronisches Dokumentenmanagement kann sich ebenfalls als sinnvoll erweisen. Manchmal sind Berater, die auf Prozessmanagement spezialisiert sind, die beste Option, um alle existierenden Prozesse zu erfassen und zu optimieren.
Ziele der Digitalisierung definieren
Jede Organisation, die die digitale Transformation in Angriff nehmen will, muss sich zunächst darüber im Klaren sein, was sie mit der Digitalisierung erreichen will, und daraus entsprechende Zielsetzungen ableiten. Das Spektrum an Zielen ist vielfältig und kann von einer verbesserten Produktivität über eine Absatzsteigerung bis hin zur Optimierung der internen Kommunikation reichen.
Sind die Absichten einmal klar bestimmt, folgt eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation. Diese schließt neben der Identifizierung der Prozesse die Abschätzung ein, welches Potenzial mit ihrer Digitalisierung verbunden und ob die Transformation dadurch gerechtfertigt ist.
Um die Ziele priorisieren zu können, sollten Sie die Auswirkungen jedes Ziels und seine technische Umsetzbarkeit bewerten. Bestimmen Sie dann für jedes Ziel, welchen Beitrag die digitale Transformation zur Prozessverbesserung, zur Umsatzsteigerung und für eine höhere Kundenzufriedenheit leistet. Gleichzeitig sollten Sie prüfen, ob Ihr Unternehmen in der Lage ist, alle Ziele technisch umzusetzen. Dazu müssen Sie die vorhandenen Ressourcen, das notwendige technische Know-how sowie die Kompatibilität mit den vorhandenen Systemen einschätzen.
Geeignete Tools und technologische Plattformen auswählen
Die Auswahl der notwendigen Tools und technologischen Plattformen setzt voraus, dass man genau weiß, welche Bedürfnisse das Unternehmen hat und was es erreichen will. Berücksichtigen Sie die Merkmale der installierten Systeme und gleichen Sie diese mit den Zielen für die Digitalisierung ab. Ein Kriterium für die Auswahl einer bestimmten Lösung ist deren Fähigkeit, eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern.
Informieren Sie sich im Internet, welche Tools und Plattformen es auf dem Markt gibt. Um Workflows zu digitalisieren und Geschäftsprozesse zu optimieren, können Sie sich beispielsweise für eine BPM-Software entscheiden. Um die Kundenbeziehungen zu verbessern, könnte ein CRM die bessere Lösung sein. Wollen Sie dagegen die Abläufe im Personalwesen digitalisieren, denken Sie über ein Human Resource Information System (HRIS) nach.
Bei der Auswahl der Tools für die digitale Transformation sollten Sie zudem darauf achten, gängige Fehler zu vermeiden. Treffen Sie zum Beispiel keine Entscheidung, ohne eine klare Vision und eindeutig definierte Ziele. Beschränken Sie sich nicht auf eine kurzfristige Planung, denn sie schränkt die Beständigkeit der Transformation ein. Es ist riskant, ausschließlich auf Technologie zu setzen oder zu komplizierte Lösungen zu wählen. Gleiches gilt, wenn Sie die Auswirkungen auf die Kundenerfahrung vernachlässigen.
Mitarbeiter unterstützen und ausbilden
Die Mitarbeiter in den betroffenen Abteilungen müssen sich an neue Technologien in Prozessen gewöhnen. Sie müssen also geschult werden, damit sie sich die notwendigen Qualifikationen aneignen, zudem sollte im Unternehmen eine Veränderungskultur etabliert sein.
Um die Digitalisierung von Prozessen zum Erfolg zu führen, ist es zudem unabdingbar, die Beschäftigten aktiv in die Transformation einzubinden. Wenn die Mitarbeiter ein zentrales Element der digitalen Transformation sind, fühlen sie sich eher angesprochen und engagieren sich für den Erfolg des Projektes. Sie können Vorschläge einbringen, wie die Digitaltechnik besser genutzt werden kann.
Für eine erfolgreiche Schulung und Unterstützung Ihrer Teams müssen Sie diesen die wesentlichen Vorteile der Digitalisierung und das damit verbundene Potenzial aufzeigen. Auch die Führungskräfte sollten gut damit vertraut sein, welche Herausforderungen mit dem Wandel verbunden sind. Ein Schlüsselelement für den Erfolg der digitalen Transformation ist es, von Anfang an – also bereits bei der Bedürfnisermittlung – regelmäßig mit den Abteilungen zu kommunizieren. Lassen Sie die betroffenen Mitarbeiter die neue Software testen. Auf diese Weise können diese konkrete Rückmeldungen auf Basis ihres Tagesgeschäfts geben.
Eine Strategie für die Digitalisierung von Prozessen entwickeln und umsetzen
Eine Strategie für die digitale Transformation umfasst mehrere Etappen. Stellen Sie zunächst sicher, dass alle Akteure Ihres Unternehmens hinter der Vision stehen und sich für sie engagieren. Klären Sie, welche Abteilungen direkt von der Transformation betroffen sind.
Im Rahmen der Strategie müssen Sie nicht nur die Ziele festlegen, sondern diese auch priorisieren und Key-Performance-Indikatoren bestimmen. Selbstverständlich dürfen Sie nicht vergessen, den Bedarf an finanziellen Mitteln für die digitale Revolution zu ermitteln. Da vermutlich nicht viele Ihrer Mitarbeiter Kenntnisse in Engineering und digitaler Transformation haben, sollten Sie ein internes Team zusammenstellen, welches das Projekt vorantreibt.
Beginnen Sie bei der Umsetzung mit Projekten, die kein hohes Risiko für die Organisation beinhalten. Ein erstes Erfolgserlebnis kann einen positiven Elan im Unternehmen auslösen. Führen Sie die digitalen Tools nach und nach ein.
Die ersten Rückmeldungen der Mitarbeiter sind essenziell, um die neue Technologie an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Der Chief Digital Officer ist der oberste Verantwortliche für die Planung und Steuerung der digitalen Transformation und fungiert als „Lotse“ bei der Einführung der Technologie und deren Ausrichtung an den strategischen Zielen. Das Vorhandensein eines solchen Lotsen sowie die Berücksichtigung der ersten Rückmeldungen minimieren die mit der Digitalisierung verbundenen Risiken und zeigen bereits in einem frühen Stadium mögliche Schwachstellen auf.
Die digitale Transformation begleiten, evaluieren und konstant verbessern
Der Erfolg der digitalen Transformation wird mithilfe geeigneter Key-Performance-Indikatoren (KPI) gemessen. Das können beispielsweise die Zunahme der Onlineverkäufe, die Verbesserung der operativen Effizienz oder die Steigerung der Kundenzufriedenheit sein. Weitere Messgrößen sind die Finanzergebnisse, die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die Adoption Rate der Kunden usw. Mit solchen quantitativen Daten kann der Projektleiter die positive Auswirkung der Digitalisierung auf die Performance des Unternehmens messen.
Die Digitalisierung von Prozessen ist kein starres Projekt, sondern unterliegt einer kontinuierlichen Verbesserung. Je nach den Erfahrungen und den Leistungsindikatoren müssen Sie die Prozesse immer wieder evaluieren und anpassen. Das Unternehmen muss flexibel und immer bereit sein, Verbesserungen umzusetzen, um auf diese Weise maximalen Nutzen aus der Digitalisierung zu ziehen. Unterstützung der Mitarbeiter, Schulung und Kommunikation sind zentrale Elemente, um den Widerstand gegen die Veränderung so gering wie möglich zu halten und eine maximale Akzeptanz der neuen digitalisierten Prozesse zu garantieren.
Zusammenfassung
Die wesentlichen Vorteile der Digitalisierung von Prozessen reichen von einer besseren operativen Effizienz über eine höhere Produktivität der Mitarbeiter bis hin zur Umsatzsteigerung. Digitalisierung reduziert die Kosten, die mit der Dokumentenverwaltung, mit manuellen Prozessen und dem Zurücklegen von Wegen verbunden sind.
Es ist unbestritten, dass sie zu einer optimierten Informationsverarbeitung und zu einer höheren Kundenzufriedenheit beiträgt. Mit einer flexiblen digitalen Infrastruktur können sich Unternehmen schneller an Marktveränderungen anpassen. Dies drückt sich in einer besseren Performance, einer höheren Rentabilität und nicht zuletzt in einer Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit aus.
