HR Transformation: die Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung

Seit einigen Jahren führen immer mehr Unternehmen neue digitale Lösungen ein. Die Digitalisierung der Prozesse macht auch vor dem Bereich Human Resources nicht Halt, denn die Bedürfnisse der Angestellten ändern sich im Laufe der Zeit ebenfalls. Um sich den neuen Erfordernissen anzupassen, müssen HR-Verantwortliche ihr Aufgabengebiet modernisieren, neue Hilfsmittel einführen und bestimmte Abläufe automatisieren. Auf diese Weise werden sie ihrer Rolle am besten gerecht, und das Unternehmen bleibt wettbewerbsfähig. Ein Projekt für die HR-Transformation besteht aus mehreren Phasen. Lesen Sie, welchen Stellenwert die Digitalisierung von HR-Prozessen im Unternehmen hat und welches die Schritte für eine gelungene Umsetzung sind.

Was ist HR Transformation genau?

Der Begriff digitale Transformation des Personalwesens, auch HR-Transformation genannt, beschreibt die Implementierung neuer Technologien in die Prozesse des Personalmanagements. Sie betrifft alle Workflows, die mit dem Personalwesen zu tun haben:

• Personalbeschaffung,
• betriebliche Weiterbildung,
• Lohn- und Gehaltsabrechnung,
• Kompetenzmanagement.

Ziel dieser Transformation ist es, das Entwicklungspotenzial zu nutzen, das digitale Lösungen heute und in Zukunft bieten.

Bei der Einführung einer HRIS-Software im Personalwesen sind jedoch zahlreiche Hürden zu überwinden. Seit einigen Jahren werden HR-Leiter mit veränderten Bedürfnissen der Angestellten konfrontiert, die durch das Aufkommen neuer Technologien sowie durch Veränderungen bei den gesetzlichen Rahmenbedingungen und administrativen Abläufen ausgelöst werden. Diese Entwicklungen machen die Arbeit komplexer und komplizierter. Eine unausweichliche Folge des Wandels ist die Automatisierung von häufig genutzten und standardisierten Prozessen. Auf diese Weise haben Personalchefs mehr Zeit für strategische Tätigkeiten, die eine höhere Konzentration voraussetzen, dem Unternehmen aber einen Mehrwert verschaffen.

Schritt 1: die Ausgangslage analysieren

Der erste Schritt im Rahmen eines Projektes für die Digitalisierung des Personalwesens besteht darin, die Stärken und Schwächen des Unternehmens im Bereich Digitalisierung zu analysieren. Anhand dieser Erkenntnisse können Sie bewerten, wo das Personalwesen in Bezug auf die Digitalisierung auf einer Skala von 1 bis 10 liegt.

Dabei ist es wichtig, alle Prozesse und Hilfsmittel des Personalbereichs zu erfassen und zu bewerten. Am Ende der Untersuchung muss ersichtlich sein, welche Aspekte des Personalmanagements vorrangig digitalisiert werden sollen. In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, die Meinungen der Beteiligten (HR-Leiter, Mitarbeiter) einzuholen, um ein Verständnis dafür zu entwickeln, wo deren Sorgen liegen, mit welchen Problemen sie zu kämpfen haben und wo aus ihrer Sicht Verbesserungsmöglichkeiten liegen.

Für die Analyse der Ausgangslage können Sie interne Auditoren beauftragen oder sich an Spezialisten wie Goldfuchs Software wenden. Diese Experten erstellen eine erste Liste mit HR-Prozessen, die bereits teilweise transformiert sind. Eine zweite Liste enthält alle Prozesse, die durch neue Technologien verbessert werden können.

Schritt 2: eine klare Vision und konkrete Ziele definieren

Auf der Basis dieser umfassenden Analyse werden dann eine klare Vision und konkrete Ziele festgelegt. Dies sind wichtige Erfolgsfaktoren für das Projekt der HR Transformation, denn sie geben die Leitlinie vor.

Es ist essenziell, eine langfristige Vision zu haben, die als Grundlage für die gesamte HR-Transformation des Unternehmens dient. Dadurch richten Sie Ihre Anstrengungen an einer klaren Vorstellung aus. Mit der langfristigen Vision Ihres Projektes können Sie:

• eine entsprechende Strategie entwickeln,
• die Mitarbeiter mobilisieren,
• zielgerichtet agieren.

Dies vermeidet, dass Sie sich verzetteln oder ungewollt unstimmige Maßnahmen ergreifen.

Anhand der langfristigen Vision fixieren Sie konkrete Ziele. Diese Ziele dienen als Anhaltspunkte, um den Projektfortschritt zu evaluieren und die Effizienz der eingeführten HRIS-Tools zu bewerten.

Sie müssen klar formuliert sein und von allen Beteiligten verstanden werden. Abgesehen davon muss für jedes Ziel ein Zeithorizont bestimmt werden, um die betroffenen Mitarbeiter zu motivieren und zu stimulieren. Ein solches Ziel kann beispielsweise sein, dass Sie mit effizienten digitalen Tools innerhalb der nächsten 12 Monate den Zeitbedarf für die Einstellung von Mitarbeitern um 30 % reduzieren.

Schritt 3: die richtigen technologischen Tools auswählen

Die HR-Transformation bedingt den Einsatz digitaler Hilfsmittel und Software. Die Entscheidung für die passende HRIS Software ist einer der wichtigsten Faktoren, um die festgelegten Zielsetzungen so schnell wie möglich zu erreichen.

Der Markt für Software und technologische Lösungen hat sich in den letzten Jahren stark verändert und diversifiziert. Wenn Sie beispielsweise eine All-in-One HRIS Software suchen, um das Personalwesen komplett zu digitalisieren, haben Sie eine relativ große Auswahl. Am besten ist es, die verschiedenen Optionen genau zu analysieren und mit den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens abzugleichen. Dabei können folgende Kriterien von Bedeutung sein:

• Features der Software,
• Benutzerfreundlichkeit,
• Integration in die vorhandenen Systeme,
• technischer Support,
• Möglichkeiten der Personalisierung,
• Entwicklungsfähigkeit bei Bedarf,
• Datensicherheit,
• Kosten.

Die Beurteilung all dieser Kriterien bedeutet für Unternehmensleitung und HR-Experten viel Arbeit. Wenn Sie jedoch ein leistungsfähiges Tool finden, vereinfacht dies die Arbeit der Personalabteilung und hilft dabei, viel Zeit zu sparen.

Schritt 4: die Mitarbeiter schulen und unterstützen

Der Mensch steht im Zentrum jedes HR-Transformationsprojektes. Die Einführung neuer Digitaltechnik im Bereich Human Resources ist also zwangsläufig mit einem hohen Aufwand verbunden. Dieser ist jedoch notwendig, damit die Veränderung akzeptiert wird und die Tools effizient genutzt und langfristig weiterentwickelt werden.

In den betroffenen Arbeitsbereichen müssen sich die Mitarbeiter allerdings auf neue Arbeitsweisen einstellen. Eine angemessene Qualifikation des Personals ist daher eines der zentralen Elemente der Digitalisierung. Ohne entsprechende Schulungsmaßnahmen entwickeln die Mitarbeiter möglicherweise ernsthaften Widerstand gegen das Veränderungsmanagement. Die Mitglieder des HR-Teams müssen gut in die neuen Anwendungen eingeführt werden und benötigen wie alle anderen Beschäftigen maßgeschneiderte Einführungen. Unter Umständen müssen Sie daher mehrere Schulungsprogramme anbieten (in Form von Präsenzveranstaltungen oder E-Learning), die an die verschiedenen Akteure des Changeprojektes und deren Bedürfnisse angepasst sind.

Schritt 5: bewerten, anpassen und wiederholen

Es ist unabdingbar, die digitale Transformation des Personalmanagements zu begleiten. Auf diese Weise stellt man sicher, dass die Transformation wie geplant und entsprechend den fixierten Zielen abläuft und zu positiven Ergebnissen führt.

Misst man die Performance der digitalen Transformationspolitik, so liefert das gleichzeitig die notwendigen Informationen, um die Effizienz der eingeführten Tools zu beurteilen. Mithilfe von Key-Performance-Indikatoren (KPI) kann die Unternehmensleitung die erzielten Fortschritte überwachen. Spezifische Daten geben Auskunft darüber, ob tatsächlich Verbesserungen eingetreten sind. Solche Daten können sein:

• Rekrutierungsdauer (Time-to-hire),
• Fluktuationsrate,
• Mitarbeiterzufriedenheit,
• Bearbeitungszeit von Anfragen durch die HR-Leitung.

Die Analyse dieser Daten ermöglicht es, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Wenn bestimmte Ziele nicht in der vorgesehenen Zeit erreicht werden, können Sie Maßnahmen ergreifen, um aufgetretene Probleme zu lösen. Es ist wichtig, den Analyse- und Anpassungsprozess regelmäßig zu wiederholen, um die Veränderung im Unternehmen zu verankern.

Schritt 6: den Kulturwandel fördern

Die HR Transformation ist Teil des globalen Digitalisierungsprozesses eines Unternehmens. Sie bedeutet einen wesentlichen Einschnitt im Alltag einer Organisation und bringt zwangsweise erhebliche Veränderungen mit sich. Damit die digitale Transformation dauerhaft umgesetzt werden kann, muss jeder Mitarbeiter hinter dem Prozess stehen. Die Abteilungen müssen kooperieren, die Veränderung akzeptieren und aktiv mitarbeiten, damit das Projekt der digitalen HR Transformation ein Erfolg wird.

Ein wichtiges Hilfsmittel für das Change-Management ist die Kommunikation. Wenn Sie die Vorteile der digitalen Prozesse klar aufzeigen, ist es einfacher, die Mitarbeiter zu motivieren und sich deren Unterstützung zu sichern. Gute Kommunikation und fundierte Schulungen helfen dabei, die fixierten Ziele zu erreichen. Bitten Sie regelmäßig um Feedbacks, und ermutigen Sie die Beschäftigten, Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten. Das trägt dazu bei, eine Veränderungskultur in Ihrer Organisation zu verankern.

Abschließend lässt sich festhalten, dass die HR-Transformation heute ein Muss in allen Unternehmen ist, die in einer sich ständig verändernden Umwelt weiterhin erfolgreich sein möchten. Digitale Transformation bietet die Möglichkeit, wichtige Aufgaben zu automatisieren, Zeit bei der Bearbeitung bestimmter Anfragen zu sparen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Um die HR Transformation zum Erfolg zu führen, sollten Sie, wie in diesem Artikel beschrieben, schrittweise vorgehen und sich von Spezialisten begleiten lassen. Auf diese Weise verankern Sie die Veränderung in Ihrem Unternehmen und stellen sicher, dass die HR-Prozesse langfristig effizient ablaufen.