A) Benutzerschulung für die E-Purchasing-Lösung
Die effektivste Art, Endnutzer zu schulen, ist eine personalisierte Schulung, die den Herausforderungen sowohl interner als auch externer Nutzer gerecht wird.
Die Bedeutung der Benutzerschulung
Ein wichtiger Teil des Änderungsmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass die Software effektiv genutzt wird. Geeignete Schulungen helfen den Endnutzern, die Lösung zu beherrschen.
Die Vorteile der Benutzerschulung
Durch Schulungen werden die Benutzer in die Lage versetzt, eine E-Purchasing-Lösung richtig zu nutzen. Benutzerschulungen fördern die erfolgreiche Implementierung von Software und tragen dazu bei, den Widerstand gegen Veränderungen sowie die Frustration zu verringern, die durch mangelnde Benutzerunterstützung entstehen kann.
Warum sollten Sie Endnutzern E-Purchasing-Schulungen anbieten?
- Gewährleistung der ordnungsgemäßen Nutzung der E-Purchasing-Software.
- Förderung der Akzeptanz des digitalen Werkzeugs.
- Bessere Benutzererfahrung und weniger Frustration im Zusammenhang mit digitalen Tools.
- Einsparungen in den Bereichen Beschaffung, Support und Schulung zu erzielen.
- Beschleunigung der digitalen Transformation des Beschaffungswesens.
- Verbesserung der Beschaffungspraktiken.
| Experten-Ratschlag „Neben der Erläuterung der Nutzung des Tools bietet die Schulung auch Zeit und Raum, um die Digitalisierung der Beschaffung zu vermitteln: Herausforderungen des Projekts, Gründe für die geplante Vorgehensweise usw. Es ist wichtig, zuerst die Geschäfts- und Projektbotschaften zu vermitteln. Erst danach können wir uns auf das Tool selbst konzentrieren.“ Benoit Portevin, Senior Consultant – Finanzen, Einkauf und Betrieb bei Althea |
Zwar ist die Schulung der Benutzer unerlässlich, um den richtigen Umgang mit der Beschaffungssoftware und eine höhere Leistung zu gewährleisten, doch können viele Hindernisse die Qualität der Informationen beeinträchtigen. Um diese Hürden zu überwinden, können Schulungsprogramme speziell auf die digitale Transformation ausgerichtet sein. Goldfuchs Software bietet genau diese Art der Unterstützung bei der digitalen Transformation.
| Hindernisse bei der Schulung von E-Purchasing-Software | Der Goldfuchs Software Ansatz |
| Zeitmangel für die Schulung der Benutzer. Fehlende Motivation, die Schulung zu absolvieren. Zu viele Informationen, die sich die Benutzer merken müssen. Inhalte, die für die E-Purchasing-Lösung irrelevant sind. | 1. Die „Just-in-Time“-Management-Methode bietet den Benutzern eine Schulung, sobald sie mit dem Tool interagieren.2. Pädagogische Segmentierung personalisiert die Schulung entsprechend den verschiedenen Nutzergruppen, ihren Herausforderungen und der Art und Weise, wie sie das Tool nutzen.3. Kurze Module schulen die Benutzer durch Mikro-Lernen, um das Behalten der Informationen zu fördern.4. Interaktive Anleitungen, die direkt in die E-Purchasing-Lösung eingebettet sind, schulen die Benutzer auf praktische Weise (Learning by Doing). |
B) In der Praxis: Wie man eine Benutzerschulung effektiv durchführt
| Fragen, die Sie sich stellen sollten ➢ Wer sind die verschiedenen Nutzer der E-Purchasing-Software? 1. Käufer 2. Validierende Käufer 3. Lieferanten ➢ Was wird Ihre Software-Schulung herausfordern? 1. Zugänglichkeit in Echtzeit 2. Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit 3. Personalisierter Inhalt ➢ Was sind die Ziele eines Schulungsprogramms für den elektronischen Einkauf? 1. Beherrschung der Werkzeuge 2. Einhaltung des Beschaffungsprozesses 3. Engagement der Benutzer |
| Experten-Ratschlag „In vielen Fällen wird die Software für den elektronischen Einkauf nur selten verwendet, so dass die Benutzer sich selbst Gedanken machen müssen. Heute wissen wir, dass die Rate der Dokumentenabfrage fünf- bis zehnmal höher ist, wenn die Nutzer direkt in ihrem Tool auf Informationen zugreifen.“ Pierre Leroux, CEO von Goldfuchs Software |
C) Ein tieferer Einblick: Integration der Benutzerschulung in die E-Purchasing-Lösung
Eine innovative E-Purchasing-Software 3.0 bietet personalisierte Schulungen, die direkt in das Tool integriert sind. Und warum? Damit die Benutzer in Echtzeit auf personalisierte Schulungsinhalte zugreifen können. Ob von Angesicht zu Angesicht oder aus der Ferne, die Benutzer lernen durch praktische Erfahrungen (Erstellen von Lieferantenverträgen, Verwalten von Ausschreibungen, Erteilen von Aufträgen usw.): Wir nennen das gerne Learning by Doing. Was ist der Mehrwert? Diese Schulungsmodule sind schnell und einfach zu erstellen und noch einfacher zu überwachen.
Welche Vorteile bietet die Schulung der Benutzer direkt in der E-Purchasing-Software?
➢ Praktische Ausbildung in Echtzeit
➢ Kurze und leicht zu merkende Module
➢ Geringere Frustration im Zusammenhang mit der Beschaffungssoftware
➢ Bessere Akzeptanz der Lösung
➢ Bessere Handhabung des Tools
➢ Einsparungen bei Schulungs- und Supportkosten
➢ Höhere Übereinstimmung mit den Geschäftsprozessen
Kurzum: Innovative Schulungen erfolgen in Echtzeit, direkt in der E-Purchasing-Software und mit einem hohen Maß an Personalisierung.
D) Großes Use Case in der Energiebranche: Benutzerschulung für Beschaffungssoftware
Ein auf die Energiewende spezialisiertes Unternehmen, eine Tochtergesellschaft eines großen europäischen Stromanbieters, wollte 10.000 Nutzer seiner neuen E-Purchasing-Lösung unterstützen.
Ein auf die Energiewende spezialisiertes Unternehmen, eine Tochtergesellschaft eines großen europäischen Stromanbieters, wollte 10.000 Nutzer seiner neuen E-Purchasing-Lösung unterstützen.
Die Tochtergesellschaft hatte bereits PDF-Anleitungen und Videos erstellt, so dass Goldfuchs Software in der Lage war, alle Inhalte zu digitalisieren.
Die Goldfuchs Software Methode: personalisiertes Training direkt in die E-Purchasing Software integriert. Goldfuchs Software integrierte Schulungsprogramme direkt in das digitale Tool, um sowohl das Wissen als auch die Best Practices zu verbessern.
1. Differenziertes Instruktionsdesig
Die Goldfuchs Software -Teams entwarfen personalisierte Lerninhalte für die beiden Zielgruppen: PC-Nutzer und mobile Nutzer.
2. Digitales Training integriert in das E-Purchasing-Tool
Das Tool von Goldfuchs Software integrierte das Schulungsprogramm direkt in die Schnittstelle der Software. Dies ermöglichte den Nutzern den Zugang zu interaktiven Anleitungen auf Abruf und in Echtzeit.
Heute unterstützt das Unternehmen 10.000 Benutzer in 15 Ländern. Um den Herausforderungen der Benutzerunterstützung besser gerecht zu werden, stellte das Unternehmen auf Blended Learning um, ein Schulungsprogramm, das sowohl gedruckte als auch digitale Unterlagen umfasst
