A) Warum sollten Sie Unterstützung für die verschiedenen Verwendungszwecke von E-Purchasing anbieten?
Eine E-Purchasing-Software kann ihre Versprechen nicht ohne personalisierte Benutzerunterstützung erfüllen.
Wie können wir unterschiedliche Nutzungen unterstützen?
Personalisierter Support zielt darauf ab, die richtige Hilfe für die Herausforderungen und die Nutzung der E-Purchasing-Software jedes Nutzers zu bieten.
Welche Vorteile bietet die Personalisierung des Benutzersupports?
Die in das E-Purchasing-Tool integrierte Benutzerunterstützung gewährleistet eine genauere Implementierung der Lösung sowie eine verbesserte Produktivität der Endnutzer. Um ihre Relevanz, Effektivität und Nachhaltigkeit zu gewährleisten, muss diese Unterstützung personalisiert sein.
Generische Unterstützung bedeutet, dass alle Endnutzer mit denselben Problemen konfrontiert sind, mit denselben Methoden arbeiten und auf dieselbe Weise vorgehen. Das ist jedoch einfach nicht der Fall. Aufgrund der Vielfalt der Anwendungen, die sich ständig weiterentwickeln, kann der Support nicht gleichzeitig generisch und effektiv sein. Kurzum, eine personalisierte Benutzerunterstützung stellt sicher, dass jeder das Beste aus der Software herausholt.
Fun fact
54 % der Menschen möchten personalisierte Inhalte sehen, die auf ihren Interessen basieren. (Quelle: Adobe)
Die Risiken einer nicht personalisierten Benutzerunterstützung
➢ Frustration der Nutzer mit dem E-Purchasing-Tool
➢ Entfremdung der Benutzer von der Software
➢ Erhöhte Benutzerabwanderung
➢ Geringe Beherrschung der Tools
➢ Schlechte Einhaltung der Prozesse
➢ Unmögliche Beschaffungsoptimierung
| Experten-Ratschlag : „Man kann nicht erwarten, dass eine Gruppe von Menschen völlig homogen ist, wenn man eine intensive Umstellung vornimmt. Nicht jeder ist gleich, wenn es um die Digitalisierung geht, aber man muss alle mit ins Boot holen. Sie können es sich nicht leisten, Teile Ihrer Organisation zu entfremden. Man sollte meinen, dass die Umstellung sehr schnell vonstatten geht, sobald sich alle Beteiligten wohlfühlen (und eine digitale Denkweise angenommen haben). Das ist aber nur selten der Fall. In Wirklichkeit müssen Sie die gesamte Bevölkerung überzeugen, und genau hier wird es kritisch. Denn wenn Sie auf dem Weg dorthin einige Nutzer vergessen, werden Sie nichts verändern. Sie werden Lücken und Ungereimtheiten schaffen, aber Sie werden Ihr Unternehmen nicht umgestalten.“ Cédric Le Savéant – VP, Group Sourcing & Procurement bei Technicolor |
B) In der Praxis: Die Säulen der Benutzerunterstützung
| Training | Support | Kommunikation | |
| Kontinuierliche Verbesserung der Implementierung der E-Purchasing-Software.Die Schulung ermöglicht es den Endnutzern, das E-Purchasing-Tool besser zu verstehen. Die Schulung geht weit über die Einführungsphase hinaus und muss sich jetzt im gleichen Tempo wie die Software selbst weiterentwickeln. | Echtzeit-ZugänglichkeitDie Plattform spielt eine zentrale Rolle bei der Förderung der effektiven Nutzung der Software. Ein Wissenszentrum, ein Self-Service-Supportsystem und sogar Chatbots können Teil des Werkzeugkastens der Endnutzer sein. | Nahtlose Interaktion mit Endnutzern Kommunikation ist bei der Unterstützung verschiedener Anwendungen von entscheidender Bedeutung. Da jede noch so kleine Änderung zu Störungen führen kann, ist es unerlässlich, regelmäßig mit den Endnutzern zu kommunizieren. | |
| Personalisiert | Passt sich den Herausforderungen und der Nutzung verschiedener Benutzergruppen an und bietet so ein maßgeschneidertes Erlebnis. | ||
| Integriert | Einfacher Zugang zu Informationen und Lernmaterialien dank der direkten Integration in die E-Purchasing-Software. | ||
| Weiterentwickelnd | Einfache und regelmäßige Aktualisierungen, um die Benutzer zu schulen und sie über die Entwicklungen im Beschaffungswesen zu informieren. | ||
Was sind die Vorteile der Benutzerunterstützung?
● Ein besseres Verständnis der Beschaffungssoftware
● Weniger Missverständnisse und Frustrationen
● Steigerung der Produktivität der Endnutzer
● Verbessertes Engagement der Benutzer
● Nachhaltigere Akzeptanz des Beschaffungsprogramms
Kurz gesagt: Die Unterstützung verschiedener Nutzungsarten stärkt die Akzeptanz der Nutzer und die Leistung des E-Purchasing.
| Experten-Ratschlag „In den letzten Jahren hat sich unser Ansatz für das Änderungsmanagement grundlegend geändert. Anfangs lag der Schwerpunkt auf der Funktionalität der Software, aber inzwischen verstehen wir die Prozesse so, dass sie den unterschiedlichen Bedürfnissen der Nutzer gerecht werden. Die eigentliche Frage ist nicht, wie man das Tool einsetzt, sondern wie man es auf verschiedene Weise nutzen kann. Es geht darum, die Art und Weise, wie wir mit Tools arbeiten, neu zu denken.„ Pierre Leroux, CEO von Goldfuchs Software |
C) Use Case bei einem führenden Unternehmen im Einzelhandel: Digitalisierung des IT-Supports für das E-Purchasing-Tool
Ein führender französischer Einzelhändler wollte sein IT-Supportsystem für seine interne E-Purchasing-Lösung digitalisieren.
Das Unternehmen entschied sich für Goldfuchs Software vertrauenswürdige Plattform zur digitalen Anpassung, um personalisierte Unterstützung für seine 4.000 Nutzer zu schaffen.
Die Goldfuchs Software-Methode: maßgeschneiderte Unterstützung für verschiedene Anwendungen, die direkt in die E-Purchasing-Lösung integriert ist.
Goldfuchs Software unterstützte die Einzelhandelsmarke bei der Implementierung einer E-Purchasing-Lösung, indem es Software-Schulungen durchführte und sich mit den Teams des Unternehmens abstimmte.
1. Content Co-design
Goldfuchs Software hat mit dem Unternehmen bei der Gestaltung der Support-Inhalte zusammengearbeitet.
2. Individuelle IT-Unterstützung
2. Individuelle IT-Unterstützung
Die Unterstützung wurde auf die Bedürfnisse der Endnutzer zugeschnitten. Die Nutzergruppen erhielten differenzierte Unterstützung entsprechend ihrer Tätigkeitsbeschreibung und ihrem Arbeitsrhythmus.
3. Integration der Unterstützung in die E-Purchasing-Lösung
3. Integration der Unterstützung in die E-Purchasing-Lösung
Goldfuchs Software arbeitete mit dem Herausgeber der internen Lösung des Kunden zusammen, um den Benutzersupport direkt in der Software zu implementieren.
Heute besteht die IT-Unterstützung für die E-Purchasing-Lösung aus interaktiven Anleitungen (75 %) und Push-Benachrichtigungen (25 %), um die verschiedenen Teams des Unternehmens zu schulen und zu unterrichten. Das Unternehmen hat auch drei Jahre in Folge sein Vertrauen in Goldfuchs Software erneuert.
