Warum scheitern Software-Projekte? 5 Gründe für erfolgreiche Digital Adoption

HRIS, CRM, ERP, Einkaufssoftware, Digital Workplace … Es gibt unzählige Software-Projekte, die in Unternehmen umgesetzt werden. Der Haken dabei ist, dass nur ein Bruchteil davon von den Anwendern wirklich akzeptiert wird.

Im Durchschnitt vergeuden Unternehmen 37 % Ihres Softwarebudgets. (Quelle: 1E)

Daher stellt sich die Frage: Woran liegt es, wenn ein Software-Projekt scheitert? Lesen Sie, welche 5 Gründe hauptsächlich für das Scheitern von Software-Projekten verantwortlich sind. Gleichzeitig bietet Goldfuchs Software Ihnen 5 Lösungsansätze für diese Probleme.

1. Fehlende Methodik

Der erste Grund, weshalb ein Software-Projekt oft scheitert, ist die Methodik.

66 % der Change-Management-Projekte überschreiten das Budget, sind im Zeitverzug oder am Ende fehlen einige der vorgesehenen Features. (Quelle: Atos Origin)

Was hat das nun mit Software-Projekten zu tun? Software-Projekte sind ebenfalls Change-Management-Projekte! Ohne Methodik führt ein Software-Projekt unweigerlich zum Scheitern. Und Scheitern bedeutet: Verlust von Zeit, Effizienz und Geld.

• Zeitverlust: Sie verlieren Zeit, weil Sie Ad-hoc-Maßnahmen ergreifen müssen, um Fehler auszumerzen, die durch methodisches Arbeiten von Anfang an vermeidbar gewesen wären (Fehldiagnose, zu knappe Fristen, unklare Rollenverteilung etc.).
• Effizienzverlust: Ihre Mitarbeiter verlieren Zeit damit, unvorhergesehene Auswirkungen bei der Umsetzung des Projektes wettzumachen; Zeit, die ihnen dann für ihre eigentliche Arbeit fehlt. Die Folge: Arbeitsrückstände, Widerstände usw. Oder die User übersehen wichtige Punkte, die ihnen die Akzeptanz der neuen Software erleichtern würden, wodurch die Software selbst weniger effizient genutzt wird.
• Geldverlust: Fehlende Methodik hat finanzielle Auswirkungen, denn die Folge sind fast unweigerlich zusätzliche Kosten. Im schlimmsten Fall bezahlen Sie sogar für Lizenzen, die aufgrund der fehlenden Akzeptanz durch die User gar nicht genutzt werden.

Wie vermeidet man, dass es dazu kommt?

Der Lösungsansatz: Bestimmen Sie vor dem eigentlichen Start des Projektes die Methodik

Ausschlaggebend für eine erfolgreiche Umsetzung ist es, jedem Software-Projekt einen klaren methodischen Rahmen zu geben. Beziehen Sie dafür folgende Punkte ein:

• Die Beteiligten: Wer ist von dem Projekt konkret betroffen? Wer leitet das Projekt?
• Das Projektmanagement: Welches sind die einzelnen Schritte, mit denen das Software-Projekt umgesetzt wird? Welches sind vermutlich die größten Hürden, die es zu überwinden gilt?
• Change Management: Was können Sie dafür tun, um die Veränderung bei der Umsetzung des Software-Projekts zu begleiten?

Kurz: Berücksichtigen Sie alle Punkte, die eine Auswirkung auf die Umsetzung des Projektes haben, und zwar von der Einführung bis hin zur Akzeptanz durch die Enduser.

2. Mangelnde Kommunikation über die Software

Kommunikation ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Software-Projekt. Jedes dritte Projekt scheitert aufgrund unzureichender Kommunikation.

Mangelnde Kommunikation bei Software-Projekten hat in der Regel ganz konkret Folgen:

• Die User nutzen das Tool gar nicht oder geben nach den ersten Versuchen wieder auf.
• Die Abwanderungsrate (Churn Rate) steigt und die Kosten ebenfalls (nicht genutzte Lizenzen spielen hier eine große Rolle).

Dabei beklagt sich nur einer von 26 Usern öffentlich, während der Rest das digitale Tool einfach ignoriert. (Esteban Kolsky, Customer Experience Survey)

Wussten Sie das? Nur 1 von 26 Nutzern beschwert sich – das bedeutet, dass der Rest vollständig aus der digitalen Adoption aussteigt (Churn) (Esteban Kolsky, Customer Experience Survey). Wie kommunizieren Sie also effektiv, um die digitale Adoption Ihrer CRM-, HRIS-, ERP- oder Einkaufs-IS-Software zu fördern?

Der Lösungsansatz von Goldfuchs Software: Kommunizieren Sie während der ganzen Umsetzung des Software-Projekts mit den Mitarbeitern

Damit eine Software schnell und umfassend von den Mitarbeitern akzeptiert wird, ist es wesentlich, während des ganzen Projektes zu kommunizieren. Auf diese Weise baut man von vornherein Widerstände ab. Dafür sollte man den Mitarbeitern bereits vor Projektstart die Gründe für die Einführung der neuen Software erläutern und aufzeigen, welche Vorteile ihnen das neue Tool konkret bietet. Während der Umsetzung ist es wichtig, immer wieder Rückmeldungen von den Betroffenen einzuholen und das Software-Projekt gegebenenfalls an die Anforderungen anzupassen. Aber auch nach Projektabschluss sollte man für solche Dinge immer ein offenes Ohr haben, da die User Experience Ansatzpunkte für mögliche Verbesserungen liefern kann!

3. Unzureichende Schulung im Umgang mit der Software

Jetzt kommen wir zu einem wunden Punkt beim Software-Projekt, und zwar zur Softwareschulung. Egal, ob CRM-, ERP- oder E-Procurement: Die Schulung ist entscheidend für den Erfolg – oder den Misserfolg – von Software-Projekten.

58 % der Beschäftigten bestätigen, dass ihr Arbeitgeber zwar innovative digitale Tools einsetzt, aber keine angemessene Schulung für den Umgang mit diesen Tools anbietet. (Quelle: Randstad)

Eine fehlende oder mangelhafte Ausbildung der Mitarbeiter im Umgang mit ihren Tools kann jedoch mehrere Folgen haben:

• mangelhafter Umgang mit den Tools
• ineffiziente Nutzung der Tools
• ein Software-Projekt, das nicht langfristig bestehen kann

Wie schulen Sie nun Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der Software am besten?

Der Lösungsansatz von Goldfuchs Software: Schulen Sie die Mitarbeiter mit interaktiven Anleitungen

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter effizient in der Arbeit mit dem CRM-System, der ERP-Software, der Einkaufssoftware oder dem HRIS-Tool schulen möchten, dann sollten Sie neue Wege gehen. Schluss mit 200-seitigen Schulungsmanuals in Papierform oder als PDF beziehungsweise unangepassten E-Learning-Modulen. Setzen Sie stattdessen auf eine innovative Schulungsmethode, die individuell für Ihr Software-Projekt kreiert wird: eingebettete interaktive Anleitungen. Mit Goldfuchs Software schulen sich Ihre Mitarbeiter selbstständig mithilfe einer Sammlung interaktiver Anleitungen, auf die sie bei Bedarf zugreifen können, und zwar direkt in der Software. Das ist einfach (es erfordert nur wenige Klicks), schnell (es dauert maximal 3 Minuten) und effizient (die Schulung erfolgt umgehend und durch praktische Umsetzung).

4. Ungenügende Analyse der Auswirkungen

Oft scheitert ein Software-Projekt auch deswegen, weil das Unternehmen der Ansicht ist, es sei nach der Einführung abgeschlossen. Das ist allerdings eine Fehleinschätzung! Ein Software-Projekt ist nicht abgeschlossen, solange die Software im Unternehmen im Einsatz ist. Um den Erfolg eines solchen Projektes langfristig zu sichern (also eine umfassende Akzeptanz der Software durch die User zu erreichen), ist es notwendig, die Auswirkungen immer wieder zu bewerten.

Im Durchschnitt werden 60 bis 73 % der zur Verfügung stehenden Daten von Unternehmen nicht ausgewertet. (Forrester)

Dabei ist es äußerst wichtig, den ROI zu messen, da Sie nur so Schwachpunkte bei der Akzeptanz von Software erkennen. Wenn Sie also den ROI ermitteln, erkennen Sie Punkte, die es zu verbessern gilt, um die Akzeptanz der Software zu steigern. Das ist ein wesentlicher Punkt, denn Softwareakzeptanz darf nicht alleine auf die Nutzung der digitalen Tools reduziert werden. Die Akzeptanz einer Software steigern heißt, ihre Nutzung zu verbessern und vor allem die richtige Nutzung durch die Anwender zu erreichen. Und das auf lange Sicht.

Der Lösungsansatz von Goldfuchs Software: Nutzen Sie Analysetools

Daten sind überall. Es gibt sogar so viele, dass man tatsächlich den Überblick verlieren könnte. Um die Rendite zu beurteilen, legen Sie zunächst Key-Performance-Indikatoren fest: beispielsweise die Anzahl der Fehler, die im Umgang mit der Software begangen werden, die Anzahl der Supportanfragen oder die Nutzerquote der Software. Goldfuchs Software bietet Ihnen dafür ein Analysetool an, mit dem Sie die Akzeptanz von Software anhand von Indikatoren (z. B. die Anzahl der konsultierten Anleitungen oder die von den Nutzern bevorzugten Formate) bewerten. 

5. Keine langfristige Unterstützung der User

Die Unterstützung der Mitarbeiter darf nicht enden, sobald eine Software eingeführt ist. Die Mitarbeiter müssen so lange unterstützt werden, wie die Software im Einsatz ist. Dabei geht es neben der Begleitung durch Veränderungsprozesse und Schulung um den Support.

53 % der Anwender erhalten keinen Support, wenn sie außerhalb der üblichen Arbeitszeiten arbeiten, 61 % von ihnen würden sich jedoch eine solche Unterstützung wünschen. (Quelle: Econocom – IDC)

Ohne dauerhafte Unterstützung hat ein Software-Projekt langfristig keine Chance. Denn die Tools und Arbeitsplätze der Mitarbeiter verändern sich und dadurch auch ihre Anforderungen an die Software, mit der sie arbeiten.

Der Lösungsansatz von Goldfuchs Software: Unterstützen Sie die Anwender durch eingebetteten User-Support in Echtzeit

Für eine langfristige Unterstützung der Mitarbeiter benötigen Sie natürlich das richtige Hilfsmittel. Mit Goldfuchs Software begleiten Sie die Softwarenutzer auf lange Sicht. Durch Push-Benachrichtigungen kommunizieren Sie jederzeit mit ihnen. Dank der eingebetteten interaktiven Anleitungen aktualisieren Sie Schulungen und optimieren so den Support kontinuierlich. Kurz: Sie unterstützen Ihre Mitarbeiter direkt im Tool – und zwar so lange, wie dieses verwendet wird.

Methodik, Kommunikation, Schulung, Bestimmung der Rendite, Unterstützung in Echtzeit: Damit halten Sie die Schlüssel für ein erfolgreiches Software-Projekt in der Hand, wie auch immer dieses aussieht! Sie möchten die Akzeptanz Ihrer Software verbessern? Anhand unserer Kundenbeispiele erfahren Sie, wie Goldfuchs Software Ihnen in diesem Punkt helfen kann.