Ivalua, Synertrade, SAP Ariba, Jaggaer, Oracle Procurement, Coupa …, es gibt zahlreiche E-Procurement-Lösungen, um die digitale Transformation des Einkaufs umzusetzen. Sie werden oft im SaaS-Modus (Software as a Service) angeboten und helfen dabei, alle Informationen und Tools, die der Einkauf für seine Arbeit benötigt, zu zentralisieren. Die Mitarbeiter können dann in Echtzeit auf sie zugreifen. Unternehmen, die ein solches Tool installiert haben, schätzen die Vorteile, die es bietet, vor allem im Hinblick auf die Einsparungen, die sich damit erzielen lassen. Welches sind nun die wesentlichen Vorteile von E-Procurement-Lösungen?
Einfacheres Beschaffungsmanagement
Die Vereinfachung des Beschaffungsmanagements ist mit Sicherheit der wichtigste Vorteil, den E-Procurement-Lösungen bieten. Doch E-Procurement-Lösungen können noch viel mehr:
- Sie zentralisieren alle Daten und Tools des Einkaufs.
- Sie automatisieren monotone Tätigkeiten.
- Sie bieten einen besseren Überblick, Vorgänge lassen sich besser überwachen.
- Sie verbessern die Einkaufssteuerung.
- Sie vereinfachen das Ausschreibungsmanagement.
Eine wichtige Kennzahl
30 % weniger Ausgaben pro Jahr. Das sind die Einsparungen, die Unternehmen mit einem einfach zu nutzenden E-Procurement-System erzielen können. (Claritum)
Bessere Beschaffungsprozesse
E-Procurement-Lösungen besitzen diverse Merkmale und Features, die dabei helfen, die Qualität der Beschaffungsprozesse zu steigern. Dadurch, dass alle für das Beschdaffungsmanagement wichtigen Elemente in einem einzigen Tool gebündelt sind, können Unternehmen:
- den optimalen Ablauf der Beschaffungsprozesse von Anfang bis Ende überwachen,
- alle Abläufe vereinheitlichen, egal, ob interne oder externe Akteure beteiligt sind,
- die Sicherheit und Verlässlichkeit der Daten gewährleisten,
- die Nachverfolgbarkeit garantieren.
Eine wichtige Kennzahl
Durch die optimierten Prozesse konstatieren Einkaufsleiter internationaler Unternehmen, dass die Fehler bei Transaktionen auf die Hälfte oder gar auf ein Drittel sinken. (Quelle: The Hackett Group)
Durch die digitale Transformation des Einkaufs werden alle Prozesse und die Organisation neu strukturiert. Digitalisiert man einen analogen Prozess, dann muss man diesen Prozess zwangsläufig kennen und sich bestimmte Fragen stellen: Wie ist man organisiert? Welche Abläufe gibt es? Wer wird zu welchem Zeitpunkt und unter welchen Voraussetzungen tätig? Usw. Je nach Reifegrad des Unternehmens fragt man sich zu diesem Zeitpunkt auch, auf welche Weise man sich verbessern kann. Das Tool ist nur dazu da, eine Organisation und einen Prozess zu unterstützen. Leider wird es oft als Mittel betrachtet, um die Organisation zu ändern, dabei sind es die Organisation und der Prozess, die das Tool steuern müssen.
(Benoit Portevin, Senior Consultant – Finanzen, Beschaffung und Operations bei Althea)
Bei der Beschaffung neue Wege gehen
Die digitale Transformation des Einkaufs und die damit verbundene Einführung digitaler Tools sind weit davon entfernt, die Menschen ersetzen zu wollen. Stattdessen sollen diese durch solche Einkaufstools mehr Zeit für strategische Aufgaben erhalten. Die Mitarbeiter in Einkauf und Beschaffung bekommen so die Möglichkeit:
- nach dem Prinzip der Co-Innovation gemeinsam mit der Abteilung F&E an der Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen zu arbeiten;
- das Beschaffungsmanagement unter Einbezug gesellschaftlich relevanter Faktoren zu transformieren (CSR);
- in Predictive Procurement zu investieren und mithilfe von Analysetools Trends zu antizipieren.
Eine wichtige Kennzahl
30 % der Organisationen haben deshalb einen Wettbewerbsvorteil, weil ihre Mitarbeiter in der Lage sind, neue Technologien kreativ zu nutzen. (Quelle: Gartner)
Dazu kommen die technologischen Innovationen, die bereits direkt in E-Procurement-Lösungen integriert sind, sodass sich die Funktionsweise der Tools konstant verbessert. Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) und Machine Learning sind heute Bestandteil von E-Procurement-Lösungen, damit Unternehmen das Beschaffungsmanagement optimieren können.
Auch wenn sie für die digitale Transformation des Einkaufs unerlässlich sind, reichen E-Procurement-Lösungen alleine nicht aus, um die Digitalisierung nachhaltig umzusetzen. Wie also optimiert man die Einkaufssoftware, um eine nachhaltige digitale Transformation des Einkaufs zu erzielen?
