- Was ist E-Procurement?
- Welche Vorteile bietet E-Procurement?
- Was ist E-Procurement-Software?
- Hauptmerkmale von E-Procurement-Software
- 3 Arten von E-Procurement-Software
- Die besten E-Procurement-Software-Picks für 2024 (+ kostenloser Download)
Sind Sie Teil eines Beschaffungs- oder Einkaufsteams? Suchen Sie nach neuen Wegen, um wettbewerbsfähig zu bleiben, die Effizienz zu steigern und Ihre Beschaffungsprozesse effektiver zu steuern? Im Jahr 2024 ist E-Procurement die beste Lösung für diese Herausforderungen. Die digitale Transformation ist die Zukunft skalierender Unternehmen, insbesondere von Organisationen und Abteilungen, die Beschaffungsprozesse durchführen.
Technologische Fortschritte haben Lieferketten in die Zukunft geführt. Die strategische Beschaffung ist vorausschauender, die transaktionale Beschaffung automatisierter und das Lieferantenmanagement proaktiver. (Quelle: Deloitte)
In diesem Artikel führen wir Sie durch Definitionen, Vorteile, Hauptfunktionen und die besten Beschaffungssoftware-Picks für 2024.
Was ist E-Procurement?
E-Procurement steht für elektronische Beschaffung. Es ist der Prozess von Organisationen, Waren und Dienstleistungen von Lieferanten online zu kaufen.
💡 Das Konzept der E-Procurement-Technologie nahm in den 1980er Jahren Gestalt an, nachdem die Einführung des elektronischen Datenaustauschs (EDI) es Kunden und Lieferanten ermöglichte, Bestellungen zu senden und zu empfangen.
Die Online-E-Procurement-Umgebung ist jetzt ein Raum, um Lieferanten im Beschaffungsprozess zu qualifizieren, zu verwalten und zu verfolgen, wenn sie sich an Werten wie Antidiskriminierung und Transparenz orientieren.
Der E-Procurement-Prozess folgt in der Regel mehreren Phasen von Workflows und Prozessautomatisierungen, die dazu beitragen, manuelle Prozesse zu eliminieren. Die Ergebnisse für Beschaffungsteams umfassen reduzierte Kosten, weniger Fehler und gesteigerte Produktivität.
E-Procurement-Prozess ⚙️
Der E-Procurement-Prozess ist ein Zyklus, der typischerweise mehrere Phasen umfasst. Lassen Sie uns sie unten durchgehen:
- Ausweis brauchen
Es ist an der Zeit, dass eine Organisation die Waren oder Dienstleistungen identifiziert, die sie benötigt. Um dies effektiv zu tun, sind Online-Kommunikation, Recherche und Effizienz der Schlüssel.
- Lieferantenrecherche
Identifizieren und bewerten Sie potenzielle Lieferanten, indem Sie Lieferanteninformationen zu Produkten, Dienstleistungen, Preisen, Qualität und Lieferfähigkeit sammeln.
- Angebotsanfrage
Ein RFP oder eine Angebotsanfrage ist ein formelles Dokument, das verwendet wird, um Angebote von potenziellen Lieferanten oder Anbietern für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung anzufordern. Es enthält Projektspezifikationsdetails, einschließlich Anforderungen und Ziele, zusammen mit den Kriterien für die Bewertung von Vorschlägen, um den Gewinnervorschlag auszuwählen.
- Gebotsbewertung
In dieser Phase beginnen Einkäufer, Angebote von potenziellen Lieferanten oder Verkäufern als Antwort auf eine RFP zu bewerten und zu analysieren. Ziel ist es, den am besten geeigneten Vorschlag zu ermitteln, der den Anforderungen und dem Budget des Projekts entspricht.
- Vertragsverhandlung
Nach der Angebotsbewertung beginnt die Vertragsverhandlung. Dabei werden die Konditionen zwischen Käufer und Lieferant ausgehandelt. Dazu gehören Informationen wie Preise, Lieferung und Qualitätsstandards.
- Auftragsabwicklung
Nachdem ein Lieferant ausgewählt und die Verhandlungen abgeschlossen wurden, muss die Bestellung bearbeitet werden.
Dieser Prozess umfasst das Erstellen und Versenden von Bestellungen, das Bestätigen des Eingangs der Bestellung, das Verfolgen des Versands von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen, das Empfangen und Prüfen der erhaltenen Artikel sowie das Bearbeiten von Rechnungen und Zahlungen.
- Lieferung und Empfang
Ein Lieferschein bestätigt den Erhalt von Waren oder Dienstleistungen durch den Käufer vom Lieferanten. Er dient als Liefernachweis und enthält Informationen wie Datum und Uhrzeit der Lieferung, Menge und Beschreibung der Bestellung.
- Leistungsbeurteilung
Es ist an der Zeit, die Lieferantenleistung anhand der ausgehandelten Kriterien wie Lieferzeit und Qualität zu analysieren. Die Ergebnisse werden dann verwendet, um zu entscheiden, ob Lieferanten mit zukünftigen Aufträgen beauftragt werden.
Welche Vorteile bietet E-Procurement? ✅
Die Entscheidung, ein E-Procurement-System in Ihrem Unternehmen zu implementieren, kann kurz- und langfristig viele greifbare Vorteile bringen. Lassen Sie uns einige Vorteile untersuchen.
✅ Erhöhte Produktivität
Das Hauptziel eines E-Procurement-Systems ist die Zentralisierung von Daten. Es hilft, Beschaffungsprozesse zu automatisieren und die Lieferkette für alle Beteiligten zu verbessern. Die Automatisierung erstellt genauere und zuverlässigere Einkaufsinformationen, die die Produktivität steigern können, dank:
- standardisierte Prozesse
- gestraffte Aktivitäten
- Automatisierung arbeitsintensiver Aufgaben
Die Implementierung einer E-Procurement-Software bedeutet, dass sich Beschaffungsexperten auf integrierte Berichtsfunktionen verlassen können, die es Unternehmen ermöglichen, Probleme früher zu erkennen und schnellere Entscheidungen als Reaktion auf die Lieferantenleistung zu treffen.
51 % der Unternehmen gaben an, dass ihre Top-Strategie darin bestand, in Technologien zu investieren, die ihren Beschaffungsprozess automatisieren. Unternehmen reduzierten ihre Requisition-to-Order-Kosten um 48 % und die Transaktionszykluszeit um die Hälfte.
Quelle: Aberdeen Group
✅ Reduzierung menschlicher Fehler
Fehler in Einkaufsdaten können unentdeckt bleiben und katastrophale Schäden verursachen, die Unternehmen wertvolle Ressourcen, Geld, Zeit und im schlimmsten Fall Kunden kosten. Die manuelle Eingabe von Informationen ist eine Hauptursache für diese Fehler. Die gute Nachricht ist, dass E-Procurement arbeitsintensive Aufgaben durch automatisierte und strukturiertere Arbeitsabläufe ersetzen kann, um menschliche Eingriffe zu begrenzen. Das bedeutet, dass sich die Beschaffungsteams auf andere wichtigere tägliche Aufgaben konzentrieren können.
💡 Ein E-Procurement-System kann beispielsweise auch bei der Auswahl des besten Lieferanten in Bezug auf Waren helfen und den Qualifizierungs- und Auswahlprozess für alle Beteiligten verbessern. Dies bedeutet eine kostengünstigere Entscheidungsfindung.
✅ Kostenersparnis
Ein vollständiges Dashboard und eine Übersicht der Lieferantenpreise ermöglichen es Einkaufsteams, mit den besten Lieferanten zu den besten Preisen zu verhandeln und einzukaufen. Dazu gehört, die besten Angebote und Rabatte zu finden, die Ausgaben der Einkaufsabteilung und das Kostenmanagement im Laufe der Zeit erheblich zu verbessern. E-Procurement-Software (mit der richtigen Benutzerschulung!) wird das Prozessmanagement und die Fehlerminderung aufgrund von Echtzeit-Berichtsfunktionen kontinuierlich verbessern.
✅ Lieferantenmanagement
Ein wesentlicher Bestandteil des E-Procurement ist ein Lieferantenmanagementsystem. Es ermöglicht Beschaffungsteams, die besten Lieferanten anhand von Faktoren wie Qualität und Nachhaltigkeit fair und unvoreingenommen auszuwählen. Und diese Kompetenzen sollten kontinuierlich aktualisiert werden, um die Lieferantenauswahl in Zukunft zu unterstützen. Genaue Informationen tragen dazu bei, zukünftige Risiken und übermäßige Ausgaben zu minimieren, was letztendlich die Margen verbessert und im Laufe der Zeit Kosten spart.
💡 Die Online-Beschaffungs- und E-Ausschreibungssoftware stellt sicher, dass alle registrierten Lieferanten in Ihrem Netzwerk über relevante Ausschreibungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen benachrichtigt werden. Lieferanten können basierend auf den von ihnen angebotenen Produkten oder Dienstleistungen und den Portalen, in denen sie registriert sind, automatische Benachrichtigungen zu relevanten Gelegenheiten erhalten. Eine erfolgreiche Lieferantenmanagement-Software kann stärkere Lieferantenbeziehungen schaffen und die Qualität von Produkten/Dienstleistungen verbessern.
✅ Risikominderung
E-Procurement-Software zur Automatisierung des Beschaffungsprozesses kann das Risiko von Fehlern, Betrug und der Nichteinhaltung von Beschaffungsvorschriften reduzieren. E-Procurement-Software bietet mehr Transparenz und Rechenschaftspflicht sowie Echtzeit-Verfolgung und -Überwachung von Beschaffungsaktivitäten. Diese verbesserte Sichtbarkeit ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Risiken zu identifizieren und proaktive Maßnahmen zu ihrer Minderung zu ergreifen.
✅ Organisierte Daten
Mit einer E-Procurement-Software wird es einfacher, Daten einzugeben, zu verfolgen und zu analysieren, da alles in einer zentralen Datenbank gespeichert wird. Benutzer können mit organisierten Daten, einschließlich Echtzeitberichten über Beschaffungsaktivitäten, schnell fundierte Entscheidungen treffen und Managern wertvolle Einblicke in ihre Beschaffungsvorgänge geben.
Was ist E-Procurement-Software?
💡 E-Procurement-Software ist eine Cloud-basierte Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Beschaffungsprozesse elektronisch zu rationalisieren und zu optimieren. Dazu gehören die Beschaffung und Beschaffung von Waren und Dienstleistungen sowie das Lieferantenmanagement, das Vertragsmanagement und die Zahlungsabwicklung. Die Einführung von Beschaffungssoftware ermöglicht es Unternehmen, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Lieferantenbeziehungen zu verbessern. Die Software umfasst typischerweise Funktionen wie elektronische Bestellungen, Lieferantenkataloge, Verwaltung von Angebotsanfragen (RFP) und Rechnungsverarbeitung.
Hauptmerkmale von E-Procurement-Software 🔧
- Benutzerfreundliche Plattform: Das Ersetzen oder Bereitstellen eines neuen Tools birgt das Risiko von Fehlkommunikation, Informationsverlust und geringer Akzeptanz. Erwägen Sie eine benutzerfreundliche E-Procurement-Software für effektivere Schulungen, eine längere Amortisierungszeit und digitale Akzeptanz.
- Maßgeschneiderte Arbeitsabläufe: Maßgeschneiderte Arbeitsabläufe stellen sicher, dass jeder Anbieter die richtigen Anleitungen und Erwartungen erhält, was zu weniger Fehlern führt. Durch die Anpassung der Beschaffungsprozesse an bestimmte Anbieter können Unternehmen den Prozess rationalisieren und so den Arbeitsaufwand und die Zeit für die Verwaltung mehrerer Anbieter reduzieren.
- Lieferantenmanagement: Eine zentralisierte Datenbank mit Lieferanteninformationen ermöglicht es Unternehmen, Kontaktdaten, Lieferantenleistung und Verträge einfach zu verfolgen und zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie vertragliche Verpflichtungen erfüllen und qualitativ hochwertige Waren und Dienstleistungen liefern.
- Rechnungsverwaltung: Verwalten Sie den Prozess des Eingangs und der Zahlung von Rechnungen. Unternehmen können manuelle Aufgaben wie die Dateneingabe und den Rechnungsabgleich automatisieren, um den Zeit- und Ressourcenaufwand zu reduzieren. Ein automatisiertes Rechnungsmanagement kann die Genauigkeit verbessern und das Fehlerrisiko verringern.
- Lagerbestandsverwaltung: Verfolgen und verwalten Sie Lagerbestände mit Funktionen wie Benachrichtigungen über Nachbestellpunkte und Lagerbestandsverfolgung. Unternehmen können ihre Kreditorenprozesse rationalisieren und automatisieren, Rechnungen elektronisch empfangen und sie automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen und Zahlungen zeitnah verarbeiten.
- Berichterstattung und Analyse: Verfolgen und analysieren Sie Beschaffungsdaten in Echtzeit, um bessere Entscheidungen zu treffen und Kosten einzusparen. Organisationen können Beschaffungsdaten wie Ausgaben, Lieferantenleistung und Vertragseinhaltung analysieren. Mit diesen Informationen können Unternehmen Bereiche für Kosteneinsparungen identifizieren, bessere Verträge aushandeln und die Lieferantenbeziehungen verbessern.
- Nahtlose Integrationsmöglichkeiten: Suchen Sie nach Software, die sich in Ihre bestehenden Systeme wie ERP- oder Buchhaltungssoftware integrieren lässt.
3 Arten von E-Procurement-Software
Wir haben 3 der gängigsten E-Procurement-Systeme ausgewählt, die Sie auf dem Markt finden werden.
💻 Beschaffungssoftware
Wir haben in diesem Artikel verschiedene Cloud-Anwendungen angesprochen, die Ihren Beschaffungsprozess vereinfachen, einschließlich E-Sourcing, Lieferantenmanagement und Rechnungsmanagement. Einige beliebte Softwareanbieter sind Coupa, SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, GEP, Ivalua und Basware.
💻 EDI
Electronic Data Interchange Software (EDI) ermöglicht den Austausch elektronischer Dokumente und Daten zwischen verschiedenen Computersystemen. Dank automatisierter Beschaffungsprozesse reduziert EDI-Software die manuelle Dateneingabe, was zu weniger Fehlern und einer schnelleren Datenübertragung führt. EDI-Software kann die Transparenz und Zusammenarbeit in der Lieferkette verbessern, indem sie die Echtzeitkommunikation zwischen Käufern und Lieferanten erleichtert.
💻 ERP-Systeme
ERP-Software wird oft als Gehirn oder Nervensystem bezeichnet, das alle Bereiche eines Unternehmens verbindet. Ein ERP-System kann E-Procurement-Prozesse durch die Integration mit verschiedenen Vorgängen in einem Unternehmen wie Bestandsverwaltung, Finanzen und Lieferung verbessern. Diese Integrationen werden Teil eines zentralisierten Systems und sorgen für eine bessere Kommunikation zwischen den Abteilungen.
ERP-Systeme liefern auch Echtzeitdaten wie Lagerbestände, Lieferantenleistung und Kaufhistorie. Schließlich können ERP-Systeme sogar sich wiederholende Beschaffungsaufgaben automatisieren und so manuelle Fehler reduzieren.
Beste E-Procurement-Software für 2024 (+ kostenloser Download)
Im Jahr 2024 ist die Auswahl einer leistungsstarken Einkaufssoftware unerlässlich, um den Beschaffungsprozess in Ihrem Unternehmen zu optimieren.
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