Risikokontrolle, Lieferantenmanagement, Automatisierung bestimmter Tätigkeiten: Die Funktionen einer Einkaufssoftware sind vielfältig.
Allerdings reicht die bloße Implementierung eines solchen Tools für effiziente Beschaffungsprozesse nicht aus.
Sie fragen sich, warum? Die Antwort ist einfach. Sie können die beste Einkaufssoftware der Welt installieren, wenn die Nutzer sie nicht akzeptieren, werden Sie nicht das gewünschte Ergebnis erzielen.
41 % der Einkaufsentscheider bestätigen, dass eine unzureichende Adoption neuer Prozesse und Technologien im Bereich der Warenbeschaffung ein Hindernis für die digitale Transformation des Einkaufs ist (Quelle: SAP).
Um die Akzeptanz der Einkaufssoftware zu unterstützen, ist es wesentlich, die Anwender zu unterstützen. Was heißt das nun genau?
Die Anwender der Einkaufssoftware unterstützen: Worum geht es dabei?
Vielleicht sollten wir uns zunächst genauer ansehen, was es heißt, wenn wir von Unterstützung der Anwender sprechen.
Anwenderunterstützung bedeutet, dass Sie den Usern helfen, den größtmöglichen Nutzen aus ihren digitalen Tools zu ziehen. Bei einer Einkaufssoftware kann das mehrere Aspekte betreffen:
- das User-Onboarding, das heißt, die Anwender mit der Einkaufssoftware vertraut zu machen,
- die Schulung der (internen und externen) Nutzer im Umgang mit der Einkaufssoftware,
- die Einrichtung eines Usersupports,
- die Kommunikation gegenüber den Anwendern.
Die Besonderheit der Anwenderunterstützung liegt darin, dass es ein dauerhafter Prozess ist. Dahinter steht ein einfaches Ziel: Jedem User dann Unterstützung anzubieten, wenn er sie braucht – also auch noch nach der Einführungsphase. Genau das verbessert nämlich die Performance der Mitarbeiter und sichert langfristig einen besseren Return on Investment (ROI).
Nachdem Sie nun den Begriff der Anwenderunterstützung kennen, ist es Zeit, ins Detail zu gehen. Hier sind 5 Gründe, warum Sie die User Ihrer Einkaufssoftware unterstützen sollten.
1. Bessere Produktivität der User
Wenn Sie den Usern der Software sowohl Schulungen als auch Support anbieten, verbessern Sie durch diese Unterstützung die Produktivität der User im Umgang mit der Einkaufssoftware.
Konkret heißt dies, dass eine Schulung den Mitarbeitern bei der Einarbeitung in die Einkaufssoftware hilft, während der Support einen autonomen Umgang mit ihr auf lange Sicht gewährleistet.
Die Plattform zur digitalen Adoption von Goldfuchs Software hilft Ihnen, die Produktivität der User zu schneller zu verbessern:
Bei Goldfuchs Software sind wir überzeugt davon, dass ein Anwender nicht zwangsläufig Experte sein muss, um seine Produktivität zu optimieren. Allerdings ist es wichtig, dass er in der Lage ist, das richtige Feature zum richtigen Zeitpunkt zu nutzen. Und genau das unterstützen wir mit unserer Lösung für digitale Akzeptanz. In ihr sind eine Vielzahl von interaktiven Anleitungen eingebettet, mit deren Hilfe sich die User autonom und bei Bedarf im Umgang mit der Einkaufssoftware schulen.
2. Höheres Engagement der Mitarbeiter
Das Engagement der Mitarbeiter ist ein zentraler Faktor für die Akzeptanz der Einkaufssoftware. Kurz gesagt: Je engagierter die Anwender beim Umgang mit der Beschaffungssoftware sind, desto besser werden sie diese auch nutzen. Anders gesagt, wirkt sich das Engagement der Mitarbeiter direkt auf die Abwanderungsrate (Churn Rate) der digitalen Tools aus.
Um das Engagement der User in Bezug auf die Einkaufssoftware zu verbessern, ist es wesentlich, sie bei der Anwendung zu unterstützen. Dies erreichen Sie unter anderem, indem Sie regelmäßig und auf geeignete Art mit den Anwendern kommunizieren und indem Sie ihnen einen Support für den Umgang mit der Software bieten. Das Ergebnis? Die Frustration gegenüber der Einkaufssoftware sinkt und die Nutzer engagieren sich langfristig.
3. Bessere Datenqualität in der Einkaufssoftware
Sie haben richtig gelesen. Wenn Sie die Anwender Ihrer Einkaufssoftware unterstützen, hilft dies dabei, die Qualität der erfassten Daten zu verbessern.
Wie das geht? Das ist einfach. Wie Sie bereits gelesen haben, sind Ihre Mitarbeiter mit einer passenden Unterstützung beim Umgang mit der Einkaufssoftware engagierter und arbeiten vor allem autonomer. Diese beiden Punkte führen auch dazu, dass sie gewissenhafter mit den zu erfassenden Daten umgehen.
Verbessern Sie die Datenqualität Ihrer Einkaufssoftware mit Goldfuchs Software:
Goldfuchs Software hilft den Kunden dabei, Probleme zu lösen, die mit digitaler Akzeptanz verbunden sind und sich negativ auf das Tagesgeschäft auswirken. Einer der ausschlaggebenden Faktoren in diesem Kontext ist die Datenqualität. Mithilfe interaktiver Leitfäden begleiten die Kunden ihre User Schritt für Schritt beim Einstieg in die Einkaufssoftware. Dadurch stellen sie sicher, dass alle Prozesse korrekt ausgeführt werden. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise vergisst, ein Feld auszufüllen, oder falsche Daten eingibt, erhält er eine Fehlermeldung und kann so den Fehler sofort korrigieren.
4. Besserer Ablauf der Beschaffungsprozesse
Sie möchten den Ablauf der Beschaffungsprozesse im Unternehmen verbessern? Dann sollten Sie es nicht vernachlässigen, die Anwender der Einkaufssoftware zu unterstützen. Auf diese Weise betonen Sie gleichzeitig, wie wichtig das digitale Tool für das Unternehmen ist. Und darüber hinaus zeigen Sie dadurch die Bedeutung der durch die Digitalisierung des Beschaffungswesens veränderten Prozesse auf.
De facto erreichen Sie durch die Unterstützung der Anwender im Umgang mit der Einkaufssoftware zugleich, dass diese die Veränderungen, die mit der digitalen Transformation verbunden sind, besser akzeptieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Veränderungen wie die Einführung neuer Prozesse oder „nur“ um ein Update der E-Procurement-Software handelt.
Die Abläufe der Beschaffungsprozesse mit Goldfuchs Software verbessern:
Mit der Lösung von Goldfuchs Software unterstützen Sie die Anwender individuell beim Umgang mit der Einkaufssoftware. Durch verschiedene pädagogische Ansätze hilft unser Tool Ihnen dabei, jedem Anwender die passende Information zur Verfügung zu stellen und ihn so zu schulen. Auf diese Weise können Sie die Schulungen an die verschiedenen Nutzerprofile, Tätigkeitsbereiche und Geschäftsprozesse anpassen.
5. Kostenoptimierung durch Digitalisierung des Einkaufs
Kostenoptimierung: Auch in diesem Punkt hilft die Unterstützung der Nutzer der Einkaufssoftware. Denn die Anwenderunterstützung begünstigt die Akzeptanz der Beschaffungslösung, was wiederum erhebliche Einsparungen nach sich zieht.
- Die Lizenzen, die Sie erwerben, werden tatsächlich genutzt – und vor allem optimal genutzt.
- Die Einführung ist rentabel, wenn das Tool richtig und damit erfolgreich eingeführt wurde. Ein Scheitern der Einführung würde nämlich bedeuten, dass Sie das Projekt von vorne beginnen und eine andere Software auswählen müssen.
- Weniger Fehler bei der Dateneingabe verursachen weniger Kosten.
- Zuverlässigere Daten erlauben es, bessere Entscheidungen zu treffen, was sich wiederum positiv auf das Risiko- und Kostenmanagement auswirkt.
- Die Beschaffungsabteilung ist leistungsfähiger (Automatisierung, Zeit, Qualität usw.).
Nachdem Sie nun wissen, warum es wichtig ist, die Anwendung der Einkaufssoftware zu begleiten, ist es Zeit, sich dies in der Praxis anzusehen. Im nächsten Artikel erfahren Sie detailliert, wie Sie die Anwendung Ihrer Einkaufssoftware am besten begleiten.
Quellen: « Procurement-powered performance: How digital transformation is elevating Procurement », SAP, 2020
