Informationen sind heutzutage eine lebenswichtige Ressource für den Erfolg eines Unternehmens. Insofern ist es für das Wachstum wichtig, mit Daten richtig und verantwortungsvoll umzugehen. Ein Blick auf Informationssysteme, die den Umgang mit dem Datenmanagement im Unternehmen erleichtern.
Was ist ein Informationssystem? Wie setzt es sich zusammen?
Ein Informationssystem (IS) ist eine Kombination aus miteinander verbundenen Elementen, um Daten zu sammeln, zu verarbeiten, zu verbreiten und zu speichern. Bei den Daten kann es sich unter anderem um Finanz-, Buchhaltungs- und Steuerdaten handeln, Daten also, die eine Grundlage für jedes funktionsfähige Unternehmen sind. In diesem Kontext hat das Informationssystem die Aufgabe, Führungskräften die Leitung ihrer Organisation zu erleichtern, ihnen zu helfen, zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Damit das funktioniert, beruht ein Informationssystem auf einer komplexen Infrastruktur, die aus mehreren Einzelelementen besteht. Dazu gehört zum einen Hardware wie Computer, Server und Datenspeicher. Diese bilden die operative Basis für ein funktionsfähiges Informationssystem. Software ist neben der Hardware eine weitere Komponente eines IS, wobei es sich dabei sowohl um Betriebssysteme als auch um Unternehmensanwendungen handelt. Zu jedem Informationssystem gehören Spezialisten, die dafür verantwortlich sind und sicherstellen, dass alles richtig funktioniert.
Damit die zu verarbeitenden Daten übermittelt werden können, ist eine Netzwerkinfrastruktur notwendig, die aus Kabeln, Routern und Verbindungselementen (Switches) besteht. Diese Infrastruktur sorgt dafür, dass die Informationen zwischen den verschiedenen Teilen des Informationssystems schnell und sicher ausgetauscht werden können.
Diese Synergie von Hardware, Software, Daten, Netzwerk und Mensch bildet ein eigenes Ökosystem, das quasi das Herz der operativen Tätigkeit eines Unternehmens darstellt.
Welches Informationssystem für welchen Zweck?
Ein Informationssystem ist auf spezifische Bedürfnisse im Unternehmen zugeschnitten. Diese können sein: Management, Entscheidungsfindung und Strategie.
Informationssystem für die Entscheidungsfindung
Ein solches Informationssystem stellt Entscheidungsträgern einer Organisation alle Daten zur Verfügung, die sie benötigen, um die richtigen Entscheidungen für die weitere Entwicklung zu treffen.
Systeme, die Entscheidungsprozesse unterstützen, erstellen Modelle und Lösungsvorschläge für verschiedene Probleme. Jedes dieser Modelle besteht aus einer Vielzahl von Daten des jeweiligen Bereichs sowie aus verschiedenen Faktoren für die Entscheidung. Auf der Basis der jeweiligen Faktoren werden Lösungsansätze generiert, sodass Führungskräfte auf dieser Basis abgesicherte Entscheidungen treffen können.
Management-Informationssystem
Ein Management-Informationssystem kann ebenfalls verschiedene Managementaufgaben innerhalb der Organisation erfüllen.
Integriertes System
Ein integriertes Informationssystem, auch ERP (Enterprise-Resource-Planning-System) genannt, unterstützt die Verarbeitung und Speicherung von Daten, um die Kernprozesse eines Unternehmens zu steuern. Dazu gehören beispielsweise Personalwesen, Rechnungswesen oder auch Lagerwirtschaft. Ein solches Informationssystem übernimmt monotone und repetitive Tätigkeiten, ohne die das Unternehmen jedoch nicht funktionieren kann.
Auf diese Weise sind die Mitarbeiter von solchen Arbeiten entlastet, können sich auf wichtigere Arbeiten konzentrieren und das Fehlerrisiko sinkt dadurch drastisch. Ein Management-Informationssystem erleichtert zudem die Kommunikation zwischen den verschiedenen Leitungsebenen eines Unternehmens und macht die internen Prozesse effizienter.
Kundenmanagement
Ein Informationssystem für das Kundenmanagement hilft dabei, Kundendaten zu zentralisieren und zu teilen. Dabei kann es sich um Informationen handeln, wie:
● Kundenpräferenzen,
● Bestellhistory,
● Austausch mit dem Kundenservice,
● Kundenstatus (regelmäßiger Kunde, inaktiver Kunde, neuer Kunde),
● demografische Angaben.
Es gibt zahlreiche Informationssysteme für das Kundenmanagement. Eine der verbreitetsten Lösungen ist die sogenannte CRM-Software (Customer-Relationship-Management-Software).
Die Software hilft dabei, die Kundenbedürfnisse besser zu erfassen und zu antizipieren und auf diese Weise die Kundenbeziehungen zu optimieren. Der Einsatz eines CRM-Informationssystems verbessert die Kundenbindung und damit indirekt die Rentabilität.
Strategisches Informationssystem
Ein strategisches Informationssystem wird eingesetzt, um dem Unternehmen die Entwicklung von leistungsfähigen Strategien und die Zielerreichung zu erleichtern. Basierend auf Daten über Marktveränderungen und der Analyse des Konsumverhaltens schlägt es innovative Ansätze vor. Das strategische Informationssystem ist ebenfalls eine Entscheidungshilfe, da es konkrete und verlässliche Informationen für die langfristige Planung liefert.
Entwicklung von Informationssystemen und Auswirkungen für Unternehmen
Die ersten Informationssysteme im vergangenen Jahrhundert waren noch sehr rudimentär, die Informationen wurden manuell zusammengetragen und auf einfachste Art verarbeitet. Durch das Aufkommen und die Ausbreitung von Computern haben sich die Informationssysteme weiterentwickelt, wobei zunächst die Unternehmensdaten ganz allgemein digital verarbeitet wurden. Mit der Zeit entstanden jedoch immer innovativere und praktischere Lösungen.
Im Laufe der Zeit bekamen Informationssysteme einen zentralen Stellenwert und decken heute alle Aspekte der unternehmerischen Tätigkeit ab. Sie vereinfachen viele Tätigkeiten, egal ob diese die Buchhaltung, die Logistik, das Marketing oder die Instandhaltung betreffen. Auf diese Weise ist es für Unternehmen einfacher, eine erfolgversprechende Marktposition zu erreichen und gute Ergebnisse zu erwirtschaften.
Trends und Herausforderungen für das Informationssystem
Aktuell stehen Informationssysteme zwar vor einigen Herausforderungen, doch sie entwickeln sich schnell weiter und passen sich an neue Trends an. Einer der wichtigsten kritischen Punkte ist jedoch die Datensicherheit.
Leider gibt es immer mehr Hacker und Cyberkriminelle im Internet, die mit ausgeklügelten Techniken versuchen, vertrauliche Daten zu stehlen. Insofern muss jedes Unternehmen seine Sicherheitsvorkehrungen konstant überprüfen und verbessern, um die gespeicherten Informationen zu schützen und Datenschutzverletzungen zu verhindern.
Auch die Integration neuer Technologien stellt eine Herausforderung dar, denn künstliche Intelligenz, das Internet der Dinge oder Blockchains finden immer mehr Einzug in Organisationen. Diese Innovationen haben ebenfalls ihre negative Seite, da sie ihrerseits Sicherheitsrisiken für die Kundendaten darstellen. Die Abstimmung dieser Technologien mit dem bestehenden Informationssystem setzt eine strategische Planung und erhebliche Investitionen voraus.
Die immer stärkere Nutzung der Cloud bietet zwar einen flexiblen Zugriff auf IT-Ressourcen, doch auch dieser Trend verändert die Art und Weise, wie das Informationssystem im Unternehmen mit den Daten umgehen muss.
Die Zukunft des Informationssystems und seine Rolle für die unternehmerische Entwicklung
Informationssysteme versprechen auch in Zukunft technologische Fortschritte und Innovationen, um Unternehmen weitere Entwicklungschancen zu eröffnen. Künstliche Intelligenz und das Internet der Dinge haben daran einen nicht unbedeutenden Anteil. Die Integration solcher neuen Opportunitäten in das Informationssystem eines Unternehmens verbessert dessen Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmen, die das Potenzial eines IS erkennen, können von den vielen Vorteilen profitieren und ihr Wachstum schneller vorantreiben
