Was versteht man unter dem Begriff “digitale Transformation”?

Die digitale Transformation ist ein Prozess, dem sich kein modernes Unternehmen entziehen kann, wenn es seine Konkurrenzfähigkeit und Innovationskraft stärken will. Die Integration neuer Technologien in die verschiedenen Bereiche einer Organisation führt jedoch oft zu grundlegenden Veränderungen bestehender Arbeitsabläufe und Businessmodelle. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, was man unter der digitalen Transformation versteht, welche Vorteile sie bietet und wie Sie eine effiziente Strategie für diesen tiefgreifenden Wandel erstellen.

Definition des Begriffs „digitale Transformation“

Digitale Transformation, auch digitaler Wandel genannt, bedeutet, dass sich Organisationen durch neue Technologien weiterentwickeln. Es handelt sich dabei um einen langfristigen Transformationsprozess, bei dem digitale Tools kontinuierlich verbessert oder erneuert werden, damit das Unternehmen den sich stets verändernden Herausforderungen gewachsen ist. Nur so ist es möglich, sich an veränderte Marktbedingungen, Kundenbedürfnisse und Mitarbeitererwartungen anzupassen.

Wie wirkt sich die digitale Transformation auf eine Organisation aus?

Die digitale Transformation hat tiefgreifende Auswirkungen auf alle Unternehmensbereiche.

• Prozesse und Arbeitsmethoden werden transformiert: Durch neue Technologien werden immer mehr Tools im Unternehmen digitalisiert, sodass Informationen sowie Daten von Mitarbeitern und Kunden zentral gespeichert werden.
• Funktionsweisen und Tätigkeiten verändern sich: Darüber hinaus verändern sich die Abläufe im Tagesgeschäft, sodass interne und externe Prozesse reibungsloser und damit effizienter ablaufen.

Welche Herausforderungen beinhaltet eine digitale Transformation?

Mit der digitalen Transformation sind zahlreiche Herausforderungen verbunden:

• Interne und externe Prozesse verbessern: Durch zentralisierte Informationen und automatisierte Aufgaben soll die digitale Transformation die operativen Abläufe im Unternehmen optimieren.
• Customer Experience verbessern: Ziel ist, dass Unternehmen die Kundenbedürfnisse besser erfassen. Dadurch können sie sich schneller an Veränderungen anpassen und personalisierte Dienstleistungen anbieten.
• Mitarbeitererfahrung verbessern: Digitale Tools sollen den Beschäftigten den Alltag erleichtern, vom Onboarding bis zur umfassenden Einarbeitung in neue Anwendungen. Das Resultat: zufriedenere Mitarbeiter, die produktiver arbeiten.

Digitale Transformation: Welche Tools gibt es?

Digitale Tools sind die Basis für einen gelungenen digitalen Wandel. Damit sie aber wirklich zu einer Optimierung der Unternehmensprozesse beitragen können, müssen die Enduser sie richtig beherrschen. Einige Beispiele für digitale Tools, die im Rahmen einer digitalen Transformation eingeführt werden, und ihre konkreten Funktionen:

• CRM (Customer Relationship Management): Das Tool zentralisiert die Daten von potenziellen und bestehenden Kunden, sodass Vertrieb, Marketing oder Projektteams auf dieselben Informationen zugreifen.
• Einkaufssoftware: Mit einer solchen Plattform lassen sich Einkaufs- und Sourcing-Prozesse vereinheitlichen, da alle Operationen zentral gesteuert werden.
• HRIS-Software (Human Resource Information System): Die Software ist die Basis für eine Digitalisierung der Aktivitäten im Personalwesen, damit dieses den Problemstellungen unserer heutigen Zeit gewachsen ist.
• ERP-System (Enterprise Resource Planning): Ein solches System verwaltet alle Prozesse, Aktivitäten und Leistungsdaten eines Unternehmens.
• Digital Workplace: Dabei handelt es sich um eine digitale Arbeitsumgebung, in die mehrere Anwendungen eingebunden sind (z. B. soziale Unternehmensnetzwerke, E-Mail-Programme, Intranet, kollaborative Tools).

Strategie für die digitale Transformation

Eine effiziente Strategie für die digitale Transformation setzt eine peinlich genaue Planung und vor allem eine klare Vorstellung voraus, welche Ziele erreicht werden sollen. Eine erfolgreiche Strategie muss immer die folgenden Teilschritte umfassen:

1. Bedürfnisse evaluieren: Welche Unternehmensbereiche profitieren am meisten von der digitalen Transformation?
2. Ziele definieren: Was soll mit der Transformation erreicht werden? Die Ziele müssen klar und messbar sein.
3. Technologie auswählen: Mit welcher Technologie erreicht man die definierten Ziele am besten?
4. Schulung und Akzeptanz: Wie schult man die Mitarbeiter im Umgang mit neuen Tools, damit sie diese ohne Reibungsverluste akzeptieren?
5. Überwachen und anpassen: Der Umsetzungsprozess des Projektes sollte genau überwacht und die Strategie, je nach Ergebnis, angepasst werden.

Beispiel für eine gelungene digitale Transformation

Ein sehr aussagekräftiges Beispiel für eine gelungene digitale Transformation ist OPP BTP (Organisme Professionnel de Prévention du Bâtiment et des Travaux Publics, eine französische Institution für Prävention im Baugewerbe), die das CRM-System „Dynamics“ mit Goldfuchs Software schulbuchmäßig einführte und eine umfassende Akzeptanz erzielte.

Bei einem bedeutenden Update von Dynamics übermittelte das Unternehmen den Anwendern wichtige Informationen durch Push-Benachrichtigungen direkt im Tool. Dank dieser Nachrichten waren die Mitarbeiter auf die anstehenden Veränderungen vorbereitet und hatten weniger Vorbehalte gegenüber dem Update.

Die Schulung der Anwender erfolgte mit interaktiven Anleitungen zu den Prozessen direkt in Dynamics. Diese Anleitungen übermittelten kontextbezogene Informationen, und zwar dann, wenn die Anwender Bedarf hatten. So konnten sich diese schnell mit den neuen Features vertraut machen und verstehen, wie sie sie im Rahmen ihrer täglichen Arbeit sinnvoll nutzen.

Zudem integrierte das Unternehmen Tooltipps in die Benutzeroberfläche von Dynamics, um noch bestehende Fragen auszuräumen. Die Tooltipps lieferten kontextbezogene Informationen und Hinweise direkt in der Anwendung. Dadurch fanden sich die User besser in der Software zurecht. Sie konnten kleinere Probleme selbstständig lösen und mussten dafür nicht den IT-Support in Anspruch nehmen.

Durch diese Vorgehensweise konnte OPP BTP die Schulungs- und Supportanfragen quasi auf null reduzieren, die Akzeptanz des CRM-Systems optimieren und die operative Effizienz des Unternehmens verbessern.

Bessere Customer Experience durch digitale Transformation

Einer der Hauptvorteile der digitalen Transformation ist die verbesserte Customer Experience, denn dank digitaler Tools können Unternehmen die Bedürfnisse und Vorlieben ihrer Kunden besser erfassen, sind dadurch reaktiver und können individuellere Angebote machen. Chatbots auf der Basis von KI liefern beispielsweise einen Support in Echtzeit, während Plattformen für Customer Relationship Management (CRM) eine gezielte Kommunikation ermöglichen.

Der Weg in die digitale Transformation

Je nach Zielsetzungen, Ressourcen und Kultur läuft die digitale Transformation von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ab. Es gibt jedoch einige grundlegende Phasen.

1. Initialisieren: Die Bedürfnisse des Unternehmens erfassen und die dafür verfügbare Technologie eruieren.
2. Akzeptanz erzielen: Die gewählte Technologie einführen und die Mitarbeiter im Umgang mit ihr schulen.
3. Optimieren: Prozesse und Technologien anpassen und verbessern, um den Nutzen zu optimieren.
4. Kontinuierliche Innovation: Neue Technologien und Trends überwachen, um die Weiterentwicklung zu sichern.

Mehr Effizienz durch die Automatisierung von Tätigkeiten

Einer der wichtigsten Aspekte der digitalen Transformation ist die Automatisierung bestimmter Tätigkeiten. Technologien wie Software-Roboter im Rahmen der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA) oder KI-Tools können repetitive und zeitraubende Arbeiten automatisieren. Dadurch haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf Aufgaben mit einem höheren Mehrwert zu konzentrieren, was die Effizienz des Unternehmens global steigert.

Neue Businessmodelle durch digitale Transformation

Digitale Transformation führt oft zur Entwicklung neuer Businessmodelle. Abonnementsangebote von Unternehmen wie Spotify und Adobe wurden beispielsweise möglich, weil Dienstleistungen rund um die Uhr auf Onlineplattformen zur Verfügung gestellt werden können. Solche Angebote bieten regelmäßige Einnahmen und binden Kunden.

Schnellere Markteinführung durch beschleunigte Innovationen

Die digitale Transformation ermöglicht Unternehmen, neue Produkte und Dienstleistungen schneller einzuführen. Agile Entwicklungstools, Online-Testplattformen und Lösungen für eine automatisierte Bereitstellung beschleunigen die Entwicklungszyklen und damit die Umsetzung von Innovationen. Auf diese Weise können Unternehmen schneller auf veränderte Kundenbedürfnisse reagieren und sich einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz verschaffen.

Hindernisse und Chancen berücksichtigen

Ein erfolgreiches Projekt für digitale Transformation setzt voraus, dass man sowohl potenzielle Hindernisse als auch mögliche Chancen berücksichtigt. Hindernisse können Widerstand gegen Veränderungen vonseiten der Mitarbeiter, hohe Einführungskosten oder Probleme bei der Datensicherheit sein. Auf der anderen Seite sind die Chancen, die die digitale Transformation bietet – unter anderem eine Verbesserung von operativer Effizienz und Kundenzufriedenheit, die Erschließung neuer Umsatzquellen – die Mühe in der Regel wert.

Digitale Transformation in Deutschland

In Deutschland gibt es zahlreiche Initiativen, die Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützen. Das Programm „Mittelstand-Digital“ hilft zum Beispiel kleinen und mittleren Unternehmen bei der Einführung digitaler Technologie. Mittelstand-Digital-Zentren bieten kostenlose Informationen und Schulungen und fördern den Austausch über die Vorteile der Digitalisierung. Auf diese Weise können KMUs ihre operativen Abläufe auf den neuesten Stand bringen.

Die digitale Transformation ist ein komplexer Prozess. Für Unternehmen, die angesichts der immer weiter fortschreitenden Technologisierung ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten möchten, führt jedoch kein Weg an diesem Prozess vorbei. Durch die Implementierung neuer Technologien, die Anpassung der Arbeitsweise und eine fundierte Strategie für die digitale Transformation können Unternehmen ihre Innovationskraft erhalten, die Bedürfnisse ihrer Kunden besser erfüllen und die Effizienz steigern. Trotz aller Herausforderungen, die die digitale Transformation mit sich bringt, bietet sie auch zahlreiche und vielversprechende Chancen.

Für weiterführende Einblicke in die digitale Transformation lesen Sie dieses Interview mit der Expertin für digitale Transformation, Valentina Samayoa.