8 Schlüssel und Tipps: Verbessern Sie Ihren Beschaffungsprozess

Ist Ihre Einkaufsabteilung für die kommenden Aufgabenstellungen ausgerüstet? Wenn nur der stetige Wandel Beständigkeit zeigt, müssen Beschaffungsteams angesichts von Störungen mit Flexibilität und Agilität reagieren können. 

Einst als kostensenkende und transaktionale Geschäftseinheit betrachtet, gilt die Beschaffung nun als einer der strategischen Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Die Beschaffung identifiziert wichtige Ausgabenbereiche, qualifiziert Lieferanten in Hinsicht auf die Unternehmensziele, baut wichtige Beziehungen auf und führt strategische Verhandlungen durch. Aber das ist noch nicht alles…

Die neue Beschaffungs-Welle  

Laut KPMG erleben wir gerade eine „neue Beschaffungswelle“. Es ist nicht überraschend, dass die Einkaufsabteilungen als die neuen Garanten des Wachstums angesehen werden, die sich um Folgendes bemühen: 

• Verstärkte Zusammenarbeit mit Geschäftseinheiten und Lieferanten 
• Focus-Verlagerung auf eine nachhaltige Wertschöpfung 
• Optimierung der Möglichkeiten für die Beschaffungsfunktion 

Deshalb sind die von Ihnen eingesetzten Tools, die umgesetzten Geschäftsabläufe und die Art und Weise der Zusammenarbeit mit anderen Geschäftsbereichen wichtiger denn je. Dank der zahlreichen E-Beschaffungs-Projekte, die wir bisher gefördert haben, verfügen wir über einen umfassenden Einblick in die Beschaffungsproblematik. Bei Goldfuchs bieten wir umfassende Unterstützung für eine breite Palette von E-Beschaffungs-Software, egal ob sie Cloud-basiert, SaaS oder inhouse ist. Einschließlich Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade und ServiceNow. 

Wir verraten Ihnen unser Know-how und Tipps, damit Sie in dieser neuen Welle wettbewerbsfähig mitschwimmen und Ihre Einkaufsprozesse verbessern können.

Welche Herausforderungen werden bei der Beschaffung gestellt? 

Als Beschaffungsleiter stehen Sie ständig vor der Herausforderung, komplexe Beschaffungs- und Einkaufsabläufe zu rationalisieren und dabei gleichzeitig Ergebnisse zu erzielen, Kosten zu senken und Zeit zu sparen. Da durch die Krise der digitale Wandel beschleunigt wurde, hat sie auch die Notwendigkeit unterstrichen, Beschaffungstechnologien besser zu nutzen und einzusetzen, um diese Herausforderungen zu bewältigen. 

Die wichtigsten Knackpunkte für Beschaffungsleiter: 

●   Unwirksame, arbeitsintensive Prozesse (trotz Investitionen in geeignete Einkaufstools) 
●   Mangel an standardisierten Prozessen 
●   Unzureichende interne und externe Schulungen 
●   Aufwendige Einarbeitung und Unterstützung von Gelegenheitsnutzern 
●   Abweichende Beschaffungsprozess 
●   Schwieriges Lieferantenmanagement (Identifizierung des richtigen Lieferanten, Verfolgung der Leistung, Sicherstellung einer soliden Versorgung mit Qualitätsprodukten, Überwachung der Lieferantenbasis) 

Ungelöste Probleme können zu kostspieligen Verlusten, höheren Kosten und einer direkten Auswirkung auf Ihren ROI führen. 

Unwirksame Beschaffungsinstrumente kosten Unternehmen in den Vereinigten Staaten und Kanada 1,5 Milliarden Dollar pro Jahr, was 32 Millionen verschwendeten Mitarbeiterstunden entspricht.

(Quelle: Topline Strategy Group)

Die gute Nachricht? Es gibt Schlüssel, Tipps und eine spezielle digitale Lösung, um diese Herausforderungen bei der Beschaffung.

1. Investieren Sie in eine Adaptations-Plattform 

Es gibt eine Plattform, die sie alle löst! Eine Digitale Adaptations-Plattform (DAP) ist speziell auf Ihre Benutzer und Tools zugeschnitten. Dank interaktiver Schritt-für-Schritt-Anleitungen können (interne und externe) Beschaffungsteams gleichzeitig einsteigen, sich schulen und arbeiten. Haben Sie unwirksame Prozesse identifiziert? Erstellen und versenden Sie anpassbare Guidelines für jeden Beschaffungsprozess. Sind Ihre Benutzer unmotiviert? Mit aktionsaktivierten Anleitungen und einem „Learning by doing“ – Ansatz können Sie den Umgang mit den Tools schnell verbessern. 

Erwarten Sie weitere DAP-Einblicke, die in diesem Artikel auftauchen werden.

2. Definieren Sie strategische Beschaffungsrichtlinien 

Bei jeder neuen Lieferanten-Qualifizierung müssen Sie langwierige Sicherheitsverfahren durchführen. Stellen Sie sich mal das zweitgrößte Einzelhandelsunternehmen der Welt vor, das weltweit 2.800 Lieferanten hat. Der Aufbau neuer Beziehungen zu jedem einzelnen Lieferanten ist eine mühsame Aufgabe, die zahlreiche tragende Risiken birgt, und die Minderung dieser Risiken erfordert viele Mittel. Stattdessen sollten Sie die Risiken von Anfang an durch die Definition bester Verfahren für die Aufnahme von Lieferanten abbauen. 

Erstellen Sie einen umfassenden Arbeitsablauf mit verschiedenen Schritten, die Sie dabei unterstützen werden: 

• Formalisierung der Planung des gesamten Prozesses (Standardisierung von Vorgängen, Datenkontrolle und Lieferantenleistung) 
• Due Diligence durchführen (Lieferantenkriterien aufzeigen, Lieferantenhistorie prüfen, Vertragsmanagement) 
• Schulung und Einbindung der Lieferanten (Schulung der Lieferanten auf Ihrer Plattform, genormtes Onboarding, konsistente Kommunikation) 
           

Führen Sie eine neue SWOT-Analyse Ihres Umfelds durch und bedienen Sie sich der Risiken, um die bestehenden Beschaffungsrichtlinien anzupassen. Auf Basis der bestehenden Richtlinien können Sie Ihre neuen den Unternehmensaspekten entsprechend anpassen.

3. Kommunikation mit Ihren Teams 

Kommunikation ist das Stichwort!  Ein konsequenter Austausch mit Ihren Teams kann zu einem nachhaltigen Erfolg beitragen, indem er gewährleistet, dass alle Beteiligten am selben Strang ziehen. Hören Sie Ihren Teams und Lieferanten gut zu, um deren Probleme und unwirksamen Abläufe zu erkennen, sobald sie auftreten. Zum Beispiel versehentliche Bestellungen, Fehler oder mangelndes Vertrauen in bestimmte Lieferanten – so können Sie Probleme angehen, bevor sie sich ausbreiten. Diese Beziehungen sind für beide Seiten vorteilhaft und müssen auf professioneller Ebene gepflegt werden. Im Falle einer unvorhergesehenen Störung oder eines Konflikts kann Ihre Beziehung dazu beitragen, deren Auswirkungen auf Ihre Lieferkette oder Ihren Geschäftsbereich zu vermindern.

🦊 Goldfuchs Lerntipp: Mit einer digitalen Adoptionsplattform können Sie gezielte Push-Benachrichtigungen in Echtzeit senden, direkt im  Beschaffungstool.

4. Bestandsverwaltung 

Versuchen Sie, Ihr Inventar als Teil Ihrer Rentabilität zu betrachten. Effiziente Bestandsverwaltung bedeutet, dass Sie weder zu viel noch zu wenig Bestand haben, um die Nachfrage zu einem bestimmten Zeitpunkt decken zu können. Der beste Weg, den Bestand zu verwalten, ist die Investition in Tools zur Bestandsverwaltung. Wählen Sie die für Ihr Unternehmen am besten geeigneten, um menschliche Fehler zu minimieren: Aufträge, Bestände, Rohstoffe Materialien, etc. Auch wenn es klug erscheint, zusätzliche Bestände anzulegen und die Nachfrage zu übertreffen, bedeutet dies auch höhere Kosten für die Lagerhaltung, wodurch wertvoller Cashflow verloren geht.

🦊 Wussten Sie das schon? Die 80/20-Bestandsregel besagt, dass 80% des Gewinns aus 20% Ihres Lagerbestands stammen sollten

5. Wählen Sie das richtige digitale Beschaffungs-Tool 

Die Informations-Zentralisierung und -Standardisierung ist eine der wenigen einfachen Möglichkeiten, die Ihren Benutzern Zeit sparen. In jeder Position kann das Suchen und Versenden von Informationen wertvolle Minuten am Tag kosten, was auf lange Sicht Stunden bedeutet.

Mitarbeiter verbringen jeden Tag 1,8 Stunden – im Durchschnitt 9,3 Stunden pro Woche – durch Suchen und Sammeln von Informationen.

(Quelle: McKinsey)

Das Gleiche gilt für Beschaffungssoftware. Eine zentralisierte Beschaffungslösung bedeutet, dass Ihre Teams nicht mehr mit mehreren Tools gleichzeitig jonglieren müssen,  was ihre allgemeine Produktivität und Aufmerksamkeit verbessert. 

6. Standardisierung von Arbeitsvorgängen 

Genormte Arbeitsabläufe sind ebenfalls ein unschätzbares Mittel zur Zeitgewinnung und zur Einhaltung der Verbesserung von Vorschriften. Dies ist eine Optimierungsmethode, die auf alle Geschäftsbereiche angewendet werden kann. Standardisierte Abläufe können Richtlinien und Benchmarking-Standards festlegen, um die Überwachung der Ergebnisse zu vereinfachen. Im Beschaffungswesen können diese gemeinsamen internen Prozesse menschliche Fehler (Dateneingabe, Transaktionen usw.) erheblich vermindern. Es ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, ein transparentes und faires Auswahlverfahren für Ihre Lieferanten zu schaffen. 

🦊 Goldfuchs Lerntipp: Bevor Sie Ihren Beschaffungsprozess standardisieren stellen Sie fest, wofür und womit Ihre Nutzer die meiste Zeit brauchen

7. Zeitraubende Prozesse automatisieren 

Beschaffungs- und zusätzliche Automatisierungssoftware kann kostspielig und einschüchternd wirken, aber in Wirklichkeit ist es viel einfacher. Als Beschaffungsexperten können Sie mit automatisierter Unterstützung bei Ihren komplexen Aufgaben ganze Tage im Laufe eines Jahres einsparen.

51 % der Unternehmen gaben an, dass ihre wichtigste Strategie die Investition in Technologie war, die ihren Beschaffungsprozess automatisiert hat. Unternehmen reduzierten die Bestellanforderungskosten um 48 % und halbierten zeitlich den Transaktions-Zyklus.

(Quelle: Aberdeen Group)

8. Verbessern Sie die Personalschulung 

Je nach Größe Ihres Unternehmens kann es zwischen 30 Tagen und sogar bis zu 6 Monaten dauern 

(bei größeren Unternehmen), bis ein neuer Lieferant in Ihr Beschaffungssystem integriert ist. 

Im Gegensatz zu den meisten anderen Tools wird die Beschaffungssoftware nicht tagtäglich verwendet und sollte deshalb eine innovativere Schulungslösung erfordern.

🦊 Goldfuchs Lerntipp: Sie können Schulungen direkt in Ihr Einkaufstool integrieren, was den Nutzern bei jeder Eingabe erlaubt, ‘Learn by doing’ machen zu können.

Eine digitale Adaptionsplattform kann Benutzer unabhängig und in Echtzeit schulen und einbinden, wo immer sie sind, Dank interaktiver Anleitungen und 24/7-Assistenz.