In Zeiten der digitalen Transformation ermöglichen viele digitale Tools Unternehmen, ihre Prozesse und Leistung zu optimieren. Unter ihnen hat sich ERP-Software (Enterprise Resource Planning) während der Gesundheitskrise 2020 an die Spitze katapultiert. Im Zentrum von Themen wie digitaler Transformation, Change Management und Agilität steht die Umsetzung eines ERP-Projekts vor zahlreichen Herausforderungen. Welche Best Practices gibt es? Und welche Lehren können wir aus diesem besonderen Jahr ziehen?
Expertenaussagen zu den Herausforderungen von ERP-Projekten:
- Lesly Belkhir, Projektmanager bei Axelor
- Thomas Gereec, Projektdirektor bei Goldfuchs Software
ERP-Projekt: Was bringt es Unternehmen?
Datenfreigabe, Prozessstandardisierung und Aufgabenautomatisierung. ERP steckt voller Versprechen für Unternehmen, die eine bessere Leistung anstreben. Dank seiner vielfältigen Funktionalitäten ermöglicht es Unternehmen, in einem agilen Modus zu arbeiten, insbesondere durch die Förderung einer besseren Kommunikation zwischen den verschiedenen Akteuren, ob intern oder extern. Für Lesly Belkhir, Projektmanager bei Axelor, ist es offensichtlich: „Heutzutage sollte ein ERP nicht mehr als unnötig angesehen werden, sondern als Lösung, die einen echten ROI bietet“.
Kurz gesagt ermöglicht die Umsetzung eines ERP-Projekts die Verbesserung des Managements aller Unternehmensaktivitäten (Finanzen, Personalwesen, Vertriebsmanagement, Einkauf, Produktion usw.). Dieses Informationssystem ermöglicht es den Teams unter anderem, Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert freizusetzen, weniger Datenfehler zu machen und insgesamt die Datenqualität zu verbessern. Doch um dieses Effizienzniveau zu erreichen, gibt es einige Voraussetzungen. Thomas Gereec, Projektdirektor bei Goldfuchs, erklärt:
„Ein effizientes ERP ist vor allem ein ERP, das den Herausforderungen des Unternehmens gerecht wird. Daher ist es unerlässlich, diese Herausforderungen von Anfang an zu identifizieren“.
Darüber hinaus ist ERP trotz der wachsenden Anzahl von Unternehmen, die dieses digitale Werkzeug für ihre digitale Transformation wählen, noch nicht die Norm. Es gibt immer noch viel zu viele Unternehmen, die eine Vielzahl von verschiedenen Tools oder Tabellenkalkulationen zur Verwaltung ihrer Daten verwenden. Dies macht sie anfällig für Datenverlust, schlechte interne Organisation, eine zehnfache Zunahme von menschlichen Fehlern und die Kommunikation innerhalb der Teams ist oft von schlechter Qualität, betont Lesly Belkhir. Hinzu kommen Sicherheitsprobleme (Cybersicherheit, Daten usw.), insbesondere wenn man die Menge an Daten berücksichtigt, die durch die Softwarepakete fließen.
Herausforderungen bei der Umsetzung von ERP-Projekten
Obwohl die Umsetzung eines ERP-Projekts auf vielfältige Weise vorteilhaft ist, birgt sie auch viele Herausforderungen. Es beginnt mit der Auswahl der richtigen Lösung. „Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Lösungen, es ist unerlässlich, sich bei der Auswahl eines neuen digitalen Werkzeugs Zeit zu lassen, insbesondere wenn es das eigentliche „Rückgrat“ für das Unternehmen ist“, erklärt die Projektmanagerin von Axelor. Und sie fährt fort: „Natürlich müssen Sie, um das am besten geeignete ERP auszuwählen, Ihre Bedürfnisse zuerst präzise definiert haben, idealerweise unter Einbeziehung der Geschäftsakteure von Anfang an“, ein wesentliches Element im Change Management, einschließlich der Umsetzung von ERP-Projekten. Der Grund?
Fast die Hälfte aller ERP-Implementierungen scheitert beim ersten Mal (Quelle: Technology Evaluation Centers)
Um ein Digitalisierungsprojekt erfolgreich abzuschließen, ist Change Management von grundlegender Bedeutung. Durch die Unterstützung der Stakeholder, Schulungen zum ERP und regelmäßige Kommunikation können Unternehmen die langfristige Übernahme des ERP durch die Benutzer erleichtern. Thomas Gereec erklärt: „Dies ist entscheidend, denn es ermöglicht den Benutzern, sich des Mehrwerts von ERP bewusst zu werden. Dies fördert eine bessere digitale Erfahrung auf lange Sicht“. Darüber hinaus ist das Verständnis der Anliegen der Endbenutzer auch ein Schlüssel zur Beschleunigung der ERP-Adoption im Unternehmen. Der Projektdirektor von Goldfuchs erklärte: „Es ist grundlegend, zu verstehen, wie die Endbenutzer arbeiten, um ihnen ein ERP anzubieten, das an ihre täglichen Herausforderungen angepasst ist“. Sie empfehlen, „eine Überprüfung der Nutzung durch Endbenutzer durchzuführen“ oder sicherzustellen, dass „Einblick in die Organisation des Unternehmens besteht (Hauptbenutzer, allgemeine Planung des internen Projekts usw.)“, um dies zu erreichen.
Andererseits, wenn die Umsetzung von ERP-Projekten bereits Herausforderungen mit sich bringt, dann hat das Jahr 2020 nur noch mehr gebracht.
Covid-19: Welchen Einfluss hat dies auf die ERP-Einführung?
Die Auswirkungen der Covid-19-Gesundheitskrise waren von den meisten Unternehmen zu spüren. Um in den verschiedenen Märkten zu überleben, mussten sie ihre digitale Transformation in Rekordzeit beschleunigen und entsprechend umstrukturieren. „Die Covid-19-Krise zwang uns, unsere Arbeitsmethoden etwas anzupassen“, erklärt Lesly Belkhir. Für viele wurde Telearbeit zur Norm, ebenso wie Remote-Arbeit.
Unter anderem mussten Unternehmen neue Methoden einführen, um ihre Mitarbeiter im Umgang mit ERP zu schulen. Tatsächlich offenbarte das Remote-Training die Schwächen einiger Software-Trainingsmethoden, wie Thomas Gereec erklärt:
„Das Training der Benutzer über ein Handbuch, eine PDF-Datei oder ein E-Learning-Gerät funktioniert nicht. Diese Trainingsgeräte sind nicht immersiv genug. Es sind Trainingsinhalte, keine Unterstützungselemente“.
Mit heterogenen digitalen Fähigkeiten kann der Support-Level für ERP-Benutzer nicht für alle gleich sein. Und das aus gutem Grund: Die Benutzer sind keine homogene Gruppe, ihre Profile und Geschäftsanforderungen unterscheiden sich. Es ist daher unerlässlich, das Training an die verschiedenen Profile anzupassen.
„Es ist undenkbar, Benutzer für ein ERP-System mit generischen Trainingsprogrammen zu schulen, die von den Tools abgekoppelt sind“, erklärt Thomas Gereec.
ERP-Projekt und digitale Adoption: Das Erfolgsduo
Die Benutzerschulung ist aus einem einfachen Grund so wichtig: Sie beeinflusst direkt den Erfolg der ERP-Implementierung. Wenn Benutzer keine angemessene Schulung erhalten, haben sie Schwierigkeiten, ihr ERP-System richtig zu nutzen. Doch welche Risiken entstehen, wenn ein ERP-System nicht richtig genutzt wird? Lesly Belkhir weist darauf hin:
„Ein ERP nicht zu verwenden oder es nicht richtig zu nutzen bedeutet, auf seinen unbestreitbaren Vorteil in Bezug auf Produktivität und Datenmanagement zu verzichten. Das Ergebnis ist ein enormer Zeitverlust und geringere Rentabilität.“
Kurz gesagt ist ein ERP-Projekt von geringem Nutzen, wenn die Akteure, intern oder extern, es nur wenig oder schlecht nutzen.
Um die Umsetzung von ERP-Projekten zu unterstützen, ermöglichen digitale Adoption-Lösungen Unternehmen nun, die Lernkurve zu beschleunigen. „Unser System interaktiver integrierter Anleitungen begleitet Benutzer in Echtzeit direkt von ihrem ERP aus“, erklärt Thomas Gereec. Dies ist eine Alternative zu traditionellen Schulungsmethoden, die dazu beiträgt, ERP-Projekte langfristig zu optimieren.
Zeitersparnis, Kostenoptimierung, bessere Agilität: Die Wirksamkeit von ERP steht außer Frage. Wenn die Gesundheitskrise Unternehmen weiterhin dazu zwingt, innovativ zu sein, um den Herausforderungen der Zeit gerecht zu werden, erweist sich der Erfolg von Softwareprojekten als einer der Schlüssel dazu.
