In Zeiten der digitalen Transformation gibt es viele digitale Tools, die Unternehmen dabei helfen können, ihre Prozesse und Leistung zu optimieren. Eines davon ist das ERP-System (Enterprise Resource Planning), das während der COVID-19-Krise 2020 in den Vordergrund gerückt ist. Inmitten von Herausforderungen wie der digitalen Transformation, Change-Management oder Agilität kann die Einführung eines ERP-Projekts voller Herausforderungen sein. Was sind also die bewährten Praktiken? Und welche Lehren können wir aus dem so besonderen Jahr 2020 ziehen?
ERP-Projekt: Was ist für die Unternehmen interessant?
Datenzusammenführung, Standardisierung von Prozessen, Aufgabenautomatisierung – ERP-System versprechen Unternehmen auf der Suche nach Leistungsfähigkeit einiges. Dank verschiedener Funktionen ermöglichen sie agiles Arbeiten, insbesondere durch eine bessere Kommunikation zwischen den internen und externen Beteiligten. Für Lesly Belkhir, Projektmanagerin bei Axelor, ist es eine Tatsache: „Heutzutage sollte ein ERP-System nicht mehr als überflüssig angesehen werden, sondern als eine Lösung, die ein nicht zu vernachlässigendes Kosten-Nutzen-Verhältnis bietet.“
Zusammengefasst ermöglicht die Einführung eines ERP-Projekts die Verbesserung der Verwaltung aller Unternehmensbereiche (Finanzen, Personal, Vertrieb, Einkauf, Produktion usw.). Unter anderem ermöglicht dieses Informationssystem den Teams, mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben aufzuwenden, weniger Eingabefehler zu machen und die Datenqualität zu verbessern. Um jedoch dieses Effizienzniveau zu erreichen, gibt es einige Grundlagen. Thomas Gereec, Projektleiter bei Lemon Learning, erklärt:
„Ein effektives ERP-System ist in erster Linie eines, das die Herausforderungen des Unternehmens erfüllt. Es ist daher unerlässlich, diese Herausforderungen von Anfang an zu identifizieren.“
Obwohl immer mehr Unternehmen dieses Tool wählen, um ihre digitale Transformation zu begleiten, ist das ERP-System noch nicht zum Standard geworden. „Viel zu viele Unternehmen verwenden immer noch eine Vielzahl unterschiedlicher Tools oder Tabellenkalkulationen, um ihre Daten zu verwalten. Sie setzen sich dem Risiko von Datenverlust, schlechter interner Organisation, einer Vervielfachung menschlicher Fehler und oft minderwertiger Teamkommunikation aus“, hebt Lesly Belkhir hervor. Hinzu kommen Sicherheitsfragen (Cybersicherheit, Datensicherheit usw.), insbesondere angesichts der Datenmenge, die in den Softwarepaketen zirkuliert.
Weiterhin bestehende Herausforderungen bei der Einführung von ERP-Projekten
Auch wenn die Einführung eines ERP-Projekts in vielerlei Hinsicht von Vorteil ist, bringt sie auch zahlreiche Herausforderungen mit sich. Angefangen bei der Wahl der richtigen Lösung. „Es gibt eine Vielzahl von Lösungen auf dem Markt, es ist unerlässlich, sich bei der Wahl eines neuen Tools Zeit zu nehmen, vor allem wenn es sich um eine „Wirbelsäule“ für das Unternehmen handelt“, erklärt die Projektmanagerin von Axelor. Und weiter: „Natürlich muss man, um die am besten geeignete ERP-Lösung zu wählen, vorher seine Bedürfnisse genau definiert und am besten die Fachbereiche direkt einbezogen haben“, ein wesentliches Element des Change-Managements, auch bei der Einführung von ERP-Projekten. Warum?
Fast die Hälfte der ERP-Implementierungen scheitert beim ersten Mal
(Quelle: Technology Evaluation Centers)
Für ein erfolgreiches digitales Transformationsprojekt ist Change-Management entscheidend. Indem man den Wandel durch die Einbindung der verschiedenen Beteiligten, die Schulung zum ERP-System und regelmäßige Kommunikation begleitet, fördern Unternehmen eine dauerhafte Einführung des ERP-Systems durch die Nutzer. Thomas Gereec erläutert: „Das ist entscheidend, denn so werden die Nutzer den Mehrwert des ERP-Systems erkennen. Das fördert langfristig eine bessere digitale Erfahrung.“ Darüber hinaus ist auch das Verständnis der Endnutzer-Anforderungen ein Schlüssel, um die Einführung von ERP-Systemen in Unternehmen zu beschleunigen. „Es ist entscheidend, die Arbeitsorganisation der Endnutzer zu verstehen, um ihnen ein auf ihre täglichen Herausforderungen zugeschnittenes ERP-System zur Verfügung zu stellen“, betont der Projektleiter von Lemon Learning, bevor er empfiehlt, „eine Nutzungsanalyse der Endnutzer“ durchzuführen oder „einen Überblick über die Unternehmensorganisation (Schlüsselanwender, übergreifender Zeitplan des internen Projekts usw.)“ zu haben.
Darüber hinaus hat das Jahr 2020 zusätzliche Herausforderungen für die Einführung von ERP-Projekten mit sich gebracht.
COVID-19: Welche Auswirkungen hatte dies auf die ERP-Einführung?
Die COVID-19-Gesundheitskrise hat alle Unternehmen grundlegend verändert. Um auf den verschiedenen Märkten zu bestehen, mussten diese ihre digitale Transformation in Rekordzeit vorantreiben und sich entsprechend reorganisieren. „Die COVID-19-Krise hat uns gezwungen, unsere Arbeitsmethoden etwas anzupassen“, erklärt Lesly Belkhir. Für viele ist Telearbeit zur Norm geworden, hin zu völliger Fernarbeit.
Unter anderem mussten die Unternehmen neue Methoden einführen, um ihre Mitarbeiter in den ERP-Systemen zu schulen. In der Tat hat die Fernarbeit die Mängel einiger Schulungsmethoden für Software offengelegt, wie Thomas Gereec erklärt:
„Mitarbeiter über ein Handbuch, ein PDF oder ein E-Learning-Tool zu schulen, funktioniert nicht. Diese Schulungsformate sind nicht immersiv genug. Das sind Schulungselemente, keine Begleitmaßnahmen.“
Mit heterogenen digitalen Kompetenzen kann das Betreuungsniveau der ERP-Nutzer nicht für alle das gleiche sein. Und das, weil die Nutzer keine homogene Gruppe bilden: Ihre Profile und fachlichen Bedürfnisse unterscheiden sich. Es ist also entscheidend, die Schulung an die verschiedenen Profile anzupassen. „Es ist undenkbar, Nutzer heute über eine allgemeine, von den Tools abgekoppelte Schulung in ein ERP-System einzuführen“, erklärt Thomas Gereec.
ERP-Projekt und digitale Einführung: Das Erfolgsrezept
Wenn der Schulungsschritt für ERP-Nutzer so wichtig ist, dann deshalb, weil er sich direkt auf den Erfolg der Einführung auswirkt. Wenn die Nutzer keine geeignete Schulung erhalten, tun sie sich schwer, ihr ERP-System richtig zu bedienen. Aber was riskieren Unternehmen, wenn sie ihr integriertes Managementsystem nicht korrekt nutzen? Lesly Belkhir betont:
„Ein ERP-System nicht zu nutzen oder es nicht richtig zu nutzen, bedeutet auf seinen unbestreitbaren Produktivitäts- und Datenverwaltungsvorteilen zu verzichten. Die Folge sind dann enormer Zeitverlust und geringere Rentabilität.“
Zusammengefasst ist ein ERP-Projekt wenig nützlich, wenn die internen oder externen Akteure es wenig oder schlecht nutzen.
Um die Einführung von ERP-Projekten zu unterstützen, ermöglichen digitale Einführungslösungen den Unternehmen heute, die Nutzung der Software zu beschleunigen. „Unser System interaktiver eingebetteter Anleitungen begleitet die Nutzer in Echtzeit direkt in ihren ERP-Systemen“, erklärt Thomas Gereec. Eine Alternative zu klassischen Schulungsmethoden, mit der man ERP-Projekte dauerhaft optimieren kann.
Zeitersparnis, Kostenoptimierung, mehr Agilität: Die Effizienz von ERP-Systemen ist unbestritten. Auch wenn die Gesundheitskrise die Unternehmen zwingt, innovativ zu sein, um den aktuellen Herausforderungen zu begegnen, erweist sich der Erfolg von Softwareprojekten als einer der Schlüssel dafür.
