IT-Governance ist ein Thema, das Unternehmen seit 2009 mehr und mehr beschäftigt. Das liegt vor allem daran, dass unser wirtschaftliches Umfeld heutzutage immer stärker von Information und Innovation geprägt ist. Für reibungslose Abläufe in Unternehmen führt daher an IT-Governance kein Weg mehr vorbei. Doch um was geht es dabei genau? Und vor allem: Wie führen Sie IT-Governance in Ihrem Unternehmen erfolgreich ein?
Was ist IT-Governance?
Der Begriff IT-Governance entstand in den 1990er-Jahren und umfasst mehrere Aspekte der Informationstechnik. Es handelt sich dabei um einen Rahmen, der gewährleisten soll, dass Unternehmensstrategie und -ziele durch die IT unterstützt werden. IT-Governance wird im Wesentlichen von der IT-Leitung bzw. dem Chief Information Officer (CIO) umgesetzt, darüber hinaus ist aber das Know-how aller IT-Mitarbeiter gefragt. IT-Governance umfasst mehrere Teilbereiche, darunter:
- IT-Management,
- IT-Compliance,
- IT-Aktivitäten,
- Risikomanagement.
Jeder dieser Teilbereiche hat eine spezifische Funktion, wobei alle darauf ausgerichtet sind, die Unternehmensstrategie umzusetzen und die gesteckten Ziele zu erreichen. Mit IT-Management wird der Einsatz der diversen Ressourcen des Betriebes geplant und organisiert. IT-Compliance zielt darauf ab, persönliche Daten und sensible Unternehmensdaten zu schützen.
Unter IT-Aktivitäten fallen alle Tätigkeiten der IT-Abteilung, die der Zielerreichung des Unternehmens dienen. Was das Risikomanagement angeht, so versteht man darunter die Gesamtheit aller Regelungen und Maßnahmen, um die Sicherheit des IT-Systems zu gewährleisten.
Bedeutung einer effizienten IT Governance
Die Einführung einer effizienten IT-Governance hat wesentlichen Anteil daran, dass die computergestützten Abläufe im Unternehmen reibungslos funktionieren. Sie hilft Ihnen dabei, die Informationssysteme Ihres Unternehmens so einzusetzen, dass Sie die gesteckten Ziele erreichen. Misslingt die Einführung der IT Governance, kann das beispielsweise eine fehlerhafte Datenermittlung oder Sicherheitsprobleme nach sich ziehen und damit dem Unternehmen im schlimmsten Fall sogar schaden.
Eine unproduktive IT-Governance kann darüber hinaus der Grund sein, dass der Einsatz der Ressourcen nicht im Einklang mit den Unternehmenszielen erfolgt. Die Ziele sind daher schwerer erreichbar, was sich wiederum negativ auf die Wertschöpfung auswirkt. Die gelungene Einführung einer IT-Governance bietet dem Unternehmen dagegen zahlreiche Vorteile und kann bei der Lösung verschiedenster Probleme helfen.
Vorgehensweise für die erfolgreiche Einführung einer IT Governance
Die erfolgreiche Einführung einer IT-Governance verläuft in mehreren Etappen. Diese müssen genau eingehalten werden, damit der Prozess zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen kann. Der erste Schritt ist die Vorbereitung. Dabei ist es wichtig, alle Bereiche, die daran beteiligt sind, dass die Unternehmensprozesse reibungslos ablaufen, in die IT-Governance einzubeziehen. Dies können neben IT-Managern zum Beispiel Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner sein. Zudem muss gewährleistet sein, dass die verschiedenen Tätigkeiten und die damit verbundene Verantwortung den jeweiligen Abteilungen richtig zugeordnet werden. Auf diese Weise entwickelt man die richtige IT-Strategie, um die Wertschöpfung des Unternehmens zu sichern. Weiterhin müssen Sie Prioritäten definieren und festlegen, welche Mitarbeiter für das IT-Ressourcenmanagement verantwortlich sind.
Anschließend erstellen Sie einen zielführenden Aktivitätenplan. Dieser muss mögliche Probleme und spezifische IT-Projekte berücksichtigen. Die Ziele der IT-Governance müssen den Erwartungen des Unternehmens im Hinblick auf die Wertschöpfung entsprechen. Über allem stehen immer die strategischen Unternehmensziele. Diese dürfen Sie bei der Einführung einer IT-Governance nicht aus den Augen verlieren. Erstellen Sie daher eine langfristige Roadmap, um diese Ziele zu erreichen.
Am Ende des Prozesses geht es darum, die eingeführte IT-Governance kommunikativ gut zu vermitteln. Das ist ebenfalls ein wesentlicher Erfolgsfaktor, denn alle Beteiligten müssen den Plan für die IT-Governance kennen, damit die Umsetzung in die Praxis reibungslos erfolgen kann.
Best Practices für IT Governance
Es gibt zahlreiche Best Practices in Bezug auf IT-Governance. Dabei haben sich fünf grundsätzliche Vorgehensweisen am meisten bewährt. Der erste Schritt ist die Erarbeitung einer zielführenden Strategie. Dazu gehört auch, die Planungsprozesse von IT-System und Unternehmen zu verknüpfen. Zudem muss das IT-System auf die Unternehmensaktivitäten abgestimmt werden.
Anschließend geht es darum, dass stichhaltige Steuerungstools vorhanden sind, die dabei helfen, das Informationssystem zu managen und dessen Performance zu messen. Solche Tools werden auch für die Kommunikation über das IT-System eingesetzt.
Weiterhin ist es wichtig, den Nutzen der Aktivitäten aufzuzeigen. IT-Projekte und -Projektportfolios müssen so gesteuert werden, dass sie zur Wertschöpfung beitragen.
Die vierte Best Practice in diesem Zusammenhang besteht darin, sich über die Risiken bewusst zu sein, die mit der Einführung der IT-Governance verbunden sind. Diese Risiken müssen Sie nicht nur kennen, sondern mit ihnen umgehen können. Und letzten Endes ist ein gutes Vermögensmanagement ebenfalls eine Best Practice der IT-Governance.
Strategische Ausrichtung der IT Governance an den Unternehmenszielen
Die Vorgehensweise ist zwar einfach, aber für die Effizienz sehr wichtig. Es geht darum, strategische Prozesse zu entwickeln, mit denen Sie die wirtschaftlichen Ziele des Unternehmens erreichen können. Henderson und Venkatraman haben ein Prinzip für die strategische Ausrichtung entwickelt das vier Bereiche umfasst:
- die Strategieumsetzung,
- die Entwicklung eines technologischen Potenzials,
- die Entwicklung eines Wettbewerbsvorteils basierend auf der Technologie,
- die Verbesserung der Servicequalität innerhalb des Unternehmens.
Alle Vorgänge und Tätigkeiten der Mitarbeiter, vor allem der IT-Leitung, müssen den Unternehmenszielen untergeordnet sein.
Tools und Frameworks zur Unterstützung der IT Governance
Es gibt ein breites Spektrum an IT-Tools und Frameworks, um die IT-Governance zu unterstützen. Zu den bekanntesten zählen die Frameworks COBIT, COSO und CIS.
COBIT Framework
Das COBIT Framework (Control OBjectives for Information and related Technology) ist ein Hilfsmittel, das ursprünglich bei IT-Audits eingesetzt wurde. Es wurde jedoch weiterentwickelt und erweist sich heute auch für IT Governance von großem Nutzen. Das Tool ist hauptsächlich auf Risikomanagement in Verbindung mit Informationssystemen ausgerichtet.
ITIL
ITIL (Information Technology Infrastructure Library) ist das umfassendste Hilfsmittel für IT-Governance, das es gibt. Das Regelwerk hilft dabei, die IT-Technologie im Rahmen der IT-Governance zu managen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die IT-Dienstleistungen auf die Managementpraktiken des Unternehmens ausgerichtet sind.
ISO
Die ISO-Normen bilden einen Rahmen, der internationalen Standards entspricht und hauptsächlich auf Datensicherheit abzielt. Mit ihnen kann ein Unternehmen die Computer- und Netzwerksicherheit optimieren und umfassende Systeme einrichten, die die Sicherheit der verarbeiteten Informationen gewährleisten.
CMMI
Das Referenzmodell CMMI (Capability Maturity Model Integration) hilft dabei, die Performance der IT im Unternehmen zu verbessern. Mit seiner Hilfe wird der Reifegrad von Prozessen auf einer Skala von 1 bis 5 bewertet.
Was das COSO-Framework angeht, so handelt es sich dabei um ein Tool, das nicht spezifisch für IT-Governance entwickelt wurde. Sie können es jedoch nutzen, um Risiken einzuschätzen und mit ihnen umzugehen, sowie um Betrug innerhalb der Organisation zu verhindern. Ein weiteres technologisches Hilfsmittel zur Reduzierung der Unternehmensrisiken ist CIS. Es umfasst Schutzmaßnahmen, um die Resilienz der technologischen Infrastruktur zu stärken.
Die Effizienz der IT Governance messen und bewerten
Sie sollten die Effizienz der IT-Governance Ihres Unternehmens messen und bewerten. Das hilft Ihnen, Schwachstellen und Unzulänglichkeiten des Projekts zu erkennen und es dadurch zu verbessern. Es gibt spezielle Organisationen, welche die Effizienz von IT-Governance messen und bewerten.
Ist die Governance der Informationssysteme anerkannt, so steigert dies die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens. Gleichzeitig bietet das die Möglichkeit, neue Kunden und Partner anzuziehen. Das Unternehmen kann auch durch die entsprechende Organisation empfohlen werden. Das Assessment basiert auf Informationen in Ihren Dashboards, die unter anderem folgende Punkte betreffen:
- Performance der IT-Systeme,
- Management der IT-Ressourcen,
- Risikomanagement,
- Übereinstimmung von IT-Governance und Unternehmensstrategie.
Sofern Unzulänglichkeiten bestehen, können Sie an diesen zentralen Punkten arbeiten, um die IT-Governance zu verbessern.
Fazit: die Vorteile einer gut eingeführten IT Governance
Da heutzutage sowohl die Gesellschaft als auch das wirtschaftliche Umfeld aller Branchen einem konstanten Wandel unterworfen sind, ist die Bedeutung von IT-Governance unbestritten. Jedes Unternehmen benötigt sie. In Zeiten, in denen Informationen einen immer wichtigeren Platz einnehmen, ist eine gut eingeführte IT Governance unverzichtbar. Sie trägt zur Wertschöpfung bei und garantiert auf diese Weise eine gute Rendite der Investitionen in die IT.
Durch Digitalisierung und Automatisierung der verschiedenen Tätigkeiten hilft sie dabei, die Geschäftsprozesse zu optimieren. Die Anzahl der auszuführenden Tätigkeiten wird reduziert, wodurch letzten Endes die Betriebskosten des Unternehmens sinken. Eine gut eingeführte IT-Governance hilft zudem, die mit der IT verbundenen Risiken zu reduzieren. Performance und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens werden gesteigert und das Ergebnis verbessert sich.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine IT-Governance einführen, bietet Goldfuchs Software Ihnen in diesem Zusammenhang Weiterbildungsangebote, um die Qualifikation Ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Auf diese Weise stellen Sie die Effizienz der IT-Governance sicher.
