Eine HRIS Software ist ein sehr nützliches Tool für zukunftsorientierte Unternehmen. Sie bietet leistungsfähige Analyse- und Überwachungsinstrumente, die das Personalmanagement vereinfachen. Unser umfassender Leitfaden hilft Personalverantwortlichen, eine leistungsfähige HRIS Software einzuführen. Lesen Sie bei Goldfuchs Software mehr darüber, wie Sie vorgehen sollten, wenn Sie ein solches System installieren und damit das Personalwesen Ihres Unternehmens zeitgemäß steuern möchten.
Schritt 1: Anforderungen und Ziele ermitteln
Wenn Sie den Personalbereich Ihres Unternehmens mit einer HRIS Software zeitgemäß managen möchten, müssen Sie zunächst die Anforderungen ermitteln und Ziele festlegen.
Analysieren Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens
Bevor Sie mit der Einführung eines Informationssystems für das Personalwesen beginnen, sollten Sie sich einige Fragen stellen. Zum Beispiel: Was ist eine HRIS Software und welche Vorteile bietet sie bei der Steuerung des Personalbereichs meiner Organisation? In unserem Leitfaden finden Sie darauf zahlreiche Antworten.
Bestimmen Sie eindeutig, welche spezifischen Anforderung Ihr Unternehmen hat. Bewerten Sie zunächst detailliert die existierenden HR-Prozesse und gegebenenfalls deren Schwachstellen. Identifizieren Sie dann die Probleme, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert ist. Das können Punkte sein, wie:
- langsame manuelle Prozesse,
- Schwierigkeiten bei der Überwachung der individuellen Leistung der Mitarbeiter,
- Probleme mit dem Vergütungs-, Talent-, Urlaubs- oder Abwesenheitsmanagement.
Wenn Sie alle Anforderungen kennen, konzentrieren Sie sich auf die Prozesse, bei denen eine Automatisierung durch ein HRIS System sinnvoll ist. Das ist beispielsweise bei der Erfassung der Arbeitszeit, den Gehaltsabrechnungen oder der Nachfolgeplanung der Fall.
Legen Sie fest, was Sie mit der Einführung eines HRIS erreichen möchten
Nachdem klar ist, welche Anforderungen bestehen und welche Prozesse zu verbessern sind, legen Sie konkrete Ziele fest, die Sie durch die Einführung eines HRIS erreichen möchten. Diese Ziele müssen dem SMART-Prinzip entsprechen, das heißt, sie müssen spezifisch (specific), messbar (measurable), erreichbar (achievable), relevant (relevant) und zeitgebunden (time-bound) sein.
Achten Sie jedoch darauf, dass die Anforderungen und Ziele in Bezug auf das Personalinformationssystem mit der strategischen Vision und den Werten des Unternehmens übereinstimmen. Eine effiziente HRIS-Software muss sich der Unternehmenskultur unterordnen und die Umsetzung der strategischen Ziele unterstützen. Beziehen Sie Personalleitung, Führungskräfte und Mitarbeiter in den Evaluationsprozess ein, um die Akzeptanz des Systems zu optimieren.
Schritt 2: das passende HRIS Tool auswählen
In unserem Leitfaden finden Sie praktische Ratschläge, wie Sie das passende HRIS-Tool auswählen und damit Ihr Projekt zum Erfolg führen.
Ermitteln Sie die unternehmensspezifischen Auswahlkriterien
Ermitteln Sie die Auswahlkriterien, die die spezifischen Merkmale und Anforderungen Ihres Unternehmens widerspiegeln. Beziehen Sie die betroffenen Akteure ein, vor allem die Mitarbeiter des Personalbereichs, die IT-Verantwortlichen und die Führungskräfte. Wichtige Punkte bei der Auswahl einer guten HRIS-Software sind beispielsweise:
- Benutzeroberfläche,
- Features und Module,
- Ausbaufähigkeit,
- Integration in die bestehenden Systeme,
- Datensicherheit …
Entscheiden Sie sich für ein HRIS mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, denn dies vereinfacht die Akzeptanz bei den Usern. Stellen Sie sicher, dass die Software ausbaufähig ist und mit dem Unternehmenswachstum Schritt halten kann. Sie muss sich an zukünftige Bedürfnisse und Probleme anpassen können. Prüfen Sie, ob die HRIS Software problemlos in die vorhandenen IT-Systeme (z. B. Gehaltsabrechnungssystem, Buchhaltungstools) integriert werden kann.
Personalinformationssysteme bieten zahlreiche Features, mit denen man die täglichen Aufgaben, die mit der Mitarbeiterverwaltung verbunden sind, vereinfachen kann. Vergewissern Sie sich, dass die HRIS Software die Instrumente enthält, die das Unternehmen benötigt (z. B. Arbeitszeit- und Vergütungsmanagement, Sozialleistungen, Weiterbildung).
Datensicherheit ist eine grundlegende Anforderung an jedes Personalinformationssystem. Eine gute HRIS Software muss strenge Sicherheitsanforderungen erfüllen, damit die sensiblen Daten des Unternehmens geschützt sind.
Vergleichen Sie verschiedene Lösungen
Wenn Sie die Selektionskriterien definiert haben, vergleichen Sie verschiedene HRIS Systeme, die angeboten werden. Lesen Sie Analysen und Erfahrungsberichte von Unternehmen, die diese Software bereits einsetzen. Wägen Sie die Vorteile und Nachteile jedes HRIS Systems in Bezug auf Ihre Kriterien ab.
Erkundigen Sie sich, welchen Kundensupport die verschiedenen Anbieter leisten. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, wie erreichbar der Support bei Fragen oder technischen Problemen ist.
Schritt 3: planen und vorbereiten
Nachdem Sie sich für eine HRIS Software entschieden haben, erstellen Sie einen detaillierten Plan für deren Einführung. Dieser Plan muss detaillierte Angaben über die notwendigen Aktivitäten, die Verantwortungsbereiche der Mitarbeiter sowie exakte Zeitvorgaben enthalten.
Zur gelungenen Einführung eines HRIS gehört weiterhin, bereits im Vorfeld die notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen zu bestimmen. Erstellen Sie ein realistisches Budget, das alle Kosten enthält, die mit der Beschaffung der Software, einer gegebenenfalls notwendigen Systemanpassung sowie der Schulung der Mitarbeiter verbunden sind. Legen Sie fest, welche Mitglieder des Projektteams dafür verantwortlich sind, die verschiedenen Phasen der Einführung zu überwachen.
Das multidisziplinäre Projektteam sollte aus Mitarbeitern des Personalwesens, IT-Mitarbeiten sowie Fachleuten für die Schulung in HRIS-Systemen bestehen. Jedes Mitglied sollte spezifische Kompetenzen einbringen und auf diese Weise zum Erfolg des Projektes beitragen.
Schritt 4: HRIS Software einführen
Bei der Einführung eines Personalinformationssystems sollte man äußerst methodisch vorgehen. Um eine harmonische Transition zu gewährleisten, sollte der Prozess in mehreren Phasen ablaufen, die unter anderem die Installation der technischen Konfiguration der HRIS Software sowie die Schulung der betroffenen Mitarbeiter umfassen.
Installation und Konfiguration der HRIS Software
Für die Installation einer HRIS-Software benötigt man technisches Know-how, damit sie optimal in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann. Halten Sie sich bei der Lancierung dieses Prozesses genau an die Vorgaben des Softwareherstellers. Um die erfolgreiche Umsetzung des HRIS-Projektes zu garantieren, ist es am besten, Experten für eine fachgerechte Installation hinzuzuziehen.
Ist die Software installiert, muss sie an die spezifischen Merkmale des Unternehmens angepasst werden. Dazu gehören die individuelle Anpassung der Features sowie die Kreation von Formularen und Workflows, die mit den HR-Prozessen konform sind.
Schulung der Mitarbeiter und interne Kommunikation
Nach der Konfiguration der HRIS Software bereiten Sie die Mitarbeiter auf die Transition vor. Eine intensive Schulung ist für die harmonische Transition unabdingbar, denn die Mitarbeiter müssen mit den neuen Features der HRIS Software vertraut gemacht werden. Die Ausbildungsmodule sollten an den jeweiligen Wissensstand der Beschäftigten angepasst sein. Stellen Sie sicher, dass jeder verstanden hat, wie er das HRIS-Tool zu nutzen hat, damit die Aufgaben effizient erledigt werden können.
Kommunizieren Sie regelmäßig mit den Mitarbeitern und informieren Sie sie darüber, welche Vorteile die HRIS Software ihnen im Tagesgeschäft bietet. Betonen Sie vor allem, wie einfach die Software zu nutzen ist. Zeigen Sie auf, wie die HRIS Software Entscheidungsprozesse verbessert, da sie Daten in Echtzeit bietet, und gleichzeitig die Zusammenarbeit der Mitarbeiter durch einfachen Datenaustausch fördert.
Schritt 5: überwachen und optimieren
Dieser Leitfaden zeigt nicht nur auf, worauf man bei der Wahl einer HRIS Software achten sollte, sondern auch, welche Mittel für die Überwachung und Optimierung des Systems geeignet sind. Wenn Sie sich an diese Vorgehensweise halten, können Sie das System für das HR-Management optimal nutzen. Folgende Punkte helfen Ihnen, die Nutzung des Systems zu optimieren:
- Einführung von Leistungsindikatoren,
- Datenanalyse und Anpassungen,
- Systemverbesserung …
Definieren Sie aussagekräftige Leistungsindikatoren, um die Effizienz des HRIS zu evaluieren. Solche Indikatoren können beispielsweise die durchschnittliche Bearbeitungszeit bestimmter Anfragen, Fehlerhäufigkeit, Zeiteinsparungen bei administrativen Tätigkeiten u. v. m. betreffen.
Wenn Sie die Leistungsindikatoren bestimmt haben, werten Sie die Daten regelmäßig aus, um daraus eindeutige Schlüsse über die Effizienz der HRIS Software zu ziehen. Identifizieren Sie gegebenenfalls Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten. Wenn bestimmte Features der HRIS Software Ihre Erwartungen nicht erfüllen, müssen diese unter Umständen an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.
Je nach dem Ergebnis der Analyse sollten Sie Modifikationen vornehmen, um das System und dessen Leistung zu optimieren. Arbeiten Sie eng mit der Personalabteilung zusammen, um Erfahrungswerte und Verbesserungsvorschläge zu erhalten. Das ist sinnvoll, um das HRIS an die tatsächlichen Gegebenheiten Ihres Unternehmens anzupassen.
Zusammenfassung
Eine gut eingeführte HRIS Software bietet zahlreiche Vorteile für das Personalmanagement eines Unternehmens. Sie hilft dabei, HR-Prozesse zu automatisieren, und erleichtert lästige administrative Tätigkeiten, sodass sich die Mitarbeiter auf Arbeiten mit einem höheren Mehrwert konzentrieren können. Mit einer HRIS Software optimieren Sie das Personalmanagement. Dadurch leistet das Tool einen Beitrag zur Beschleunigung des Unternehmenswachstums.
Die Entscheidung für ein leistungsfähiges HRIS leistet auch im Jahr 2024 einen wesentlichen Beitrag, um das Personalmanagement zu optimieren und das Wachstum Ihres Unternehmens zu fördern.
