Viele Projekte in Unternehmen sind mit mehr oder weniger umfangreichen Neuerungen verbunden und setzen daher Veränderungsmanagement voraus. Denn damit ein Unternehmen sich an neue Herausforderungen oder Weiterentwicklungen des wirtschaftlichen Umfelds anpassen kann, sind oft neue Strukturen oder Organisationsmodelle notwendig, die wiederum intern akzeptiert werden müssen, damit der Wandel erfolgreich ist. Meist kümmert man sich jedoch im Rahmen von Veränderungen vor allem um technische Aspekte, weniger um menschliche. Dadurch treten bei solchen Transformationsprozessen manchmal Schwierigkeiten und Widerstände auf, denen man mit geeigneten Mitteln begegnen sollte. Das bedeutet, dass ein zielführender Veränderungsprozess eingeleitet werden muss. Als Hilfestellung für diese Herausforderungen erläutert Goldfuchs Software Ihnen nachfolgend, wie Sie organisatorische Veränderungen in fünf Schritten erfolgreich umsetzen.
1. Schritt: Situationsbeurteilung und Vorbereitung der Veränderung
Die ersten Schritte, damit organisatorische Veränderungen gelingen, sind die Beurteilung der Situation und die anschließende Vorbereitung des Projektes. Das bedeutet, dass die Gründe für die Veränderung analysiert und die Ziele, die durch sie erreicht werden sollen, bestimmt werden. Gleichzeitig ist zu klären, welche Ressourcen vorhanden und welche Qualifikationen notwendig sind. Um das Risiko für Widerstände so gering wie möglich zu halten, sollten Sie im Rahmen von Veränderungsmanagement alle Beteiligten einbeziehen.
Fragen Sie sich zunächst, warum Sie organisatorische Veränderungen im Unternehmen vornehmen wollen, und inwiefern die Mitarbeiter davon profitieren. Erstellen Sie einen schriftlichen Anforderungskatalog, der Ihnen in der Folge als Richtschnur für die Umsetzung dient. Listen Sie darin auch auf, welche Resultate mit dem neuen Managementtool oder der neuen Technologie erreicht werden können.
Sowohl Unternehmenskultur und Unternehmensstrategie als auch der Managementansatz sollten in die Analyse einfließen. Beurteilen Sie anschließend die Performance des Unternehmens. Die Analyse von Kontext und Umfeld des Unternehmens allein reicht jedoch nicht aus, damit organisatorische Veränderungen gelingen. Hilfreich ist beispielsweise ein Tool für die Analyse und Umsetzung von Change-Management wie das Modell von Kurt Lewin. Damit den Mitarbeitern die mit der Veränderung verbundene Umstellung leichter fällt, erstellen und koordinieren Sie den umzusetzenden Aktivitätenplan gemeinsam mit ihnen.
2. Schritt: strategische Planung der organisatorischen Veränderungen
An diesem Punkt erstellen Sie nun eine klare Vision der zukünftigen Organisation sowie einen detaillierten Plan, der alle festgelegten Ziele enthält. Bestimmen Sie zudem, welches die Erfolgsfaktoren für die organisatorischen Veränderungen sind und welche Indikatoren Sie im Rahmen des Prozesses überwachen müssen. Nach einer eingehenden Analyse der Stärken und Schwächen der geplanten Vorgehensweise sowie der Performance des Unternehmens können Sie an die Planung der notwendigen Aktivitäten und Maßnahmen für das Veränderungsprojekt gehen.
Um optimale Voraussetzungen für das Projekt zu schaffen, stützen Sie sich dabei auf Instrumente, die bei der Umsetzung organisatorischer Veränderungen helfen – zum Beispiel das 7S-Modell von McKinsey. Legen Sie Arbeitsabläufe fest, die an die organisatorischen Veränderungen in der Organisation angepasst sind, und stellen Sie ein Team zusammen, das für die Umsetzung des Projektes von A bis Z verantwortlich ist. Stellen Sie zudem sicher, dass die Führungsebene den Prozess voll und ganz unterstützt.
3. Schritt: Kommunikation und Sensibilisierung
Damit organisatorische Veränderungen gelingen, sind eine transparente Kommunikation sowie der Einbezug aller Mitarbeiter und sonstiger Beteiligten in den Prozess unabdingbar. Machen Sie deutlich, wie wichtig die organisatorische Veränderung ist und welchen Nutzen sie am Ende bietet, damit sich alle Mitarbeiter für das Projekt einsetzen. Ziehen Sie gegebenenfalls einen Moderator hinzu, der Sie bei der Erstellung glaubwürdiger Zukunftsszenarien und Schlussfolgerungen zur Analyse der Auswirkungen des Wandels anleitet.
Während des gesamten Veränderungsprozesses sollten Sie mit allen Teams in ständigem Kontakt stehen und ein offenes Ohr für ihre Wünsche und Bedürfnisse haben. Auf diese Weise erreichen Sie es, dass alle hinter dem Prozess stehen und sich für die Neuerungen engagieren. Mitarbeiter sind das zentrale Element für organisatorische Veränderungen, insofern sollten sie in den gesamten Umsetzungsprozess eingebunden werden, egal, ob es um die Zusammenstellung von Informationen, die Analyse von Modellen oder die Kommunikation geht.
4. Schritt: Veränderungen umsetzen
Wenn Sie die notwendigen Ressourcen für die Umsetzung bereitgestellt haben, sollten Sie den Fortschritt der organisatorischen Veränderung genau überwachen. Jetzt gilt es, Hindernisse aus dem Weg zu räumen und Widerstände gegen die Veränderung abzubauen. In dieser Phase werden die ersten Maßnahmen umgesetzt, um operative Abläufe zu verbessern, die Nutzung digitaler Technologien weiterzuentwickeln oder Veränderungen in der Unternehmenskultur herbeizuführen. An diesem Punkt des Prozesses für organisatorische Veränderungen sollten Sie sich allerdings so flexibel wie möglich verhalten.
Generell hat sich gezeigt, dass Unternehmen, die Veränderungsprozesse erfolgreich umsetzen, regelmäßige Zusammenkünfte organisieren, um den verschiedenen Akteuren ein Verständnis für die einzelnen Projektphasen zu vermitteln. Organisatorische Veränderungen basieren immer auf einem zuvor erstellten Plan. Achten Sie darauf, dass alle Aufgaben in der vorgesehenen Zeit erledigt werden und zum vorgesehenen Zeitpunkt abgeschlossen sind, damit es am Ende nicht zu unangenehmen Überraschungen beim Budget kommt.
5. Schritt: Bewertung und kontinuierliche Anpassung
Der letzte Schritt in einem Prozess für organisatorische Veränderungen besteht darin, die Ergebnisse und Auswirkungen des Projektes zu bewerten. Fragen Sie die Mitarbeiter nach ihren Erfahrungen, und passen Sie die Vorgehensweise bei Bedarf an, um kontinuierlich Verbesserungen zu erzielen. Das bedeutet, dass Sie ein System entwickeln müssen, um die Fortschritte im Rahmen der organisatorischen Veränderungen zu kontrollieren und gegebenenfalls Kursänderungen einzuleiten. Im Rahmen eines Workshops mit allen Beteiligten können Sie gemeinsam Prioritäten festlegen und dadurch Abweichungen zwischen dem Plan und der aktuellen Situation ausmerzen.
Die Ex-post-Betrachtung ist ein einfacher Prozess, um Lehren aus der erfolgreichen oder gescheiterten Umsetzung eines Projektes zu ziehen. Mit ihrer Hilfe lassen sich organisatorische Veränderungen wirkungsvoller gestalten. Achten Sie darauf, wie in den vorhergehenden Phasen, alle Mitarbeiter und Akteure einzubinden und über mögliche Änderungen des Prozesses für die organisatorische Veränderung zu informieren. Das ist die beste Art und Weise, ihnen bei der Umstellung zu helfen.
Zusammenfassung
Damit organisatorische Veränderungen in Unternehmen von Erfolg gekrönt sind, sollten Sie mit einer Beurteilung der Situation und der Vorbereitung des Veränderungsprozesses beginnen. Es folgen eine strategische Planung, Kommunikation und Sensibilisierung der Mitarbeiter und schließlich die Umsetzung, Beurteilung und Anpassung des Veränderungsprozesses. Welche organisatorische Veränderung Sie in Ihrem Unternehmen auch immer ins Auge fassen (Transformation, Teams, Abläufe usw.), nutzen Sie diesen Vorschlag von Goldfuchs Software für die Vorgehensweise als Richtschnur.
