So führen Sie ein Personalinformationssystem erfolgreich ein

Wenn es darum geht, das Personalmanagement zu optimieren, führt für ein modernes Unternehmen kein Weg mehr an einem Personalinformationssystem vorbei. Dieses umfasst alle digitalen Prozesse und Softwarelösungen, um das Personalwesen besser zu verwalten, zu überwachen und leistungsfähiger zu machen. Damit ein Personalinformationssystem optimale Ergebnisse erzielt, sollte es methodisch geplant werden. Vor allem muss es den tatsächlichen Anforderungen des Personalmanagements gerecht werden. Wie führt man nun ein Personalinformationssystem erfolgreich ein?

Warum ist ein Personalinformationssystem so wichtig?

Die digitale Transformation und eine Verbesserung der Mitarbeitererfahrung sind heutzutage wesentliche Voraussetzungen, um die Performance eines Unternehmens zu steigern. Dazu gehört auch ein Personalinformationssystem, mit dem HR-Prozesse automatisiert, vereinfacht, vereinheitlicht und flüssiger gestaltet werden. Aufgabe des Projektleiters für das Personalinformationssystem ist es, eine Software zu suchen und einzuführen, die die konkreten Bedürfnisse des Unternehmens im Hinblick auf Payroll, Bewerbersuche, Teamsteuerung u. v. m. erfüllt. Auch das betriebliche Mobilitätsmanagement und die Weiterbildung können informationstechnologisch abgewickelt werden.

Ein Personalinformationssystem hat für die Mitarbeiter den Vorteil, dass sie digital auf einen sicheren Mitarbeiterbereich zugreifen können, in dem vertrauliche Daten im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit zentral gespeichert und aktuell abrufbar sind. Ein Personalinformationssystem deckt verschiedene Bereiche ab:

• berufliche Weiterbildung,
• Dienstleistungsverträge,
• Payroll,
• Abwesenheitsmanagement usw.

Hinter dem Personalinformationssystem steht das Ziel, dass die Mitarbeiter die Personalabteilung weniger in Anspruch nehmen. Gleichzeitig sollten Sie jedoch die Anzahl der Verwaltungsvorgänge für das Personalmanagement reduzieren. Ein Personalinformationssystem hilft darüber hinaus, die Compliance mit den Vorschriften des Arbeitsrechts in Bezug auf den Umgang mit den Mitarbeitern zu gewährleisten.

Strategien für die erfolgreiche Einführung eines Personalinformationssystems

Damit ein Personalinformationssystem erfolgreich eingeführt werden kann, muss das Projekt von der Führungsebene des Unternehmens unterstützt werden. Dadurch ist es leichter, die notwendigen Mittel für ein optimales System zu erhalten. Auch die HR-Leitung, der CTO (Chief Technology Officer) und der Betriebsrat sollten das Vorhaben befürworten und unterstützen. Alle Betroffenen müssen genau wissen, welche Vorteile die Einführung eines leistungsfähigen Personalinformationssystems für jeden einzelnen Arbeitsplatz und das Unternehmen als Ganzes bietet.

Ein wichtiger Faktor in diesem Zusammenhang ist ein kompetenter Projektleiter, der die Einführung des Personalinformationssystems plant, managt, überwacht und bewertet. Dabei gibt es für das Unternehmen in der Regel zwei Möglichkeiten, um das Personalmanagement langfristig zu optimieren. Der Projektleiter für das Personalinformationssystem kann entweder der Leitung des Personalwesens angehören oder der IT-Leitung. Wird die Stelle des Projektleiters intern besetzt, kann dieser zunächst eine Weiterbildung bei einem qualifizierten Anbieter absolvieren, um sein Know-how in Bezug auf den Umgang mit Personalinformationssystemen zu verbessern.

Wenn Sie die Dienstleistungen eines externen Beraters für Personalinformationssysteme in Anspruch nehmen, sollten Sie seine Erfahrung, seinen Ruf und sein Ausbildungsniveau sorgfältig prüfen. Im Idealfall beherrscht der Berater die operative Umgebung und ist mit den Entwicklungsperspektiven eines Unternehmens Ihrer Branche und Größe vertraut.

Die wesentlichen Schritte für die Einführung eines Personalinformationssystems

Wenn Sie die Personalabteilung von zeitraubenden Routinearbeiten entlasten und den Mitarbeitern den Zugriff auf bestimmte Informationen selbstständig ermöglichen möchten, dann sollten Sie bei der Einführung eines Personalinformationssystems schrittweise vorgehen und alle Phasen ernst nehmen. Der Projektleiter muss einen reibungslosen Ablauf und den verantwortungsvollen Umgang mit personellen, finanziellen und technischen Ressourcen sicherstellen, damit am Ende der Erfolg steht.

Anforderungen des Unternehmens bestimmen

Soll ein Personalinformationssystem implementiert werden, bestimmt man zunächst den Projektumfang im Detail und erstellt auf dieser Basis ein Pflichtenheft. Aufgabe des Projektleiters für die Einführung des Personalinformationssystems ist es dann, in Abstimmung mit wichtigen Stakeholdern den erwarteten Nutzen des Vorhabens sowie mögliche Risiken und Probleme zu identifizieren. Führen Sie ein Audit der Informationstechnologie und der Abläufe im Personalwesen durch, um Ansatzpunkte für Verbesserungen in Bezug auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Einstellungen, Bewerbungsgespräche, Spesenabrechnungen, Planung usw. zu erkennen.

Das Pflichtenheft für das Personalinformationssystem enthält u. a. folgende Punkte: Ziele, die durch die Einführung des Systems erreicht werden sollen, Budget, gewünschte Verbesserungen, Zeithorizont für die Einführung, vorzusehende Weiterentwicklung usw.

Die Wahl der passenden Software für das Personalwesen

Basierend auf den Anforderungen und Erwartungen der zukünftigen Nutzer sucht der Projektleiter für das Personalinformationssystem eine Lösung, die diese Anforderungen am besten erfüllt. Die Software muss flexibel genug sein, um sich an Änderungen im Arbeitsrecht oder neue Unternehmensanforderungen anpassen zu können. Sie müssen ein Personalinformationssystem wählen, auf das man von allen digitalen Geräten aus zugreifen kann. Es muss einfach zu implementieren und in die bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren sein.

Der Softwarehersteller sollte einen effizienten Support anbieten, um einen möglichst einfachen Umgang mit der Software und einen störungsfreien Betrieb zu gewährleisten. Der HR-Consultant kümmert sich um die Konfiguration des Personalinformationssystems, führt Unittests und Softwaretests in der Arbeitsumgebung durch und überwacht die Inbetriebnahme des Systems.

Veränderungsmanagement

Vor, während und nach der Einführung des Personalinformationssystems müssen Sie Mitarbeiter, die gegebenenfalls Vorbehalte gegenüber einer Digitalisierung der Abläufe im Personalwesen haben, Sicherheit geben. Diese Mitarbeiter sollten individuell begleitet werden, damit sie die technischen Hürden überwinden, die mit dem Umgang mit der Software verbunden sind. Es ist notwendig, diese Unterstützung täglich anzubieten, um Fragen zu beantworten, Feedbacks über die Software einzuholen und gegebenenfalls Updates durchzuführen.

Unter Umständen sind intensive individuelle Schulungen notwendig, um einen zielführenden Einstieg in das neue Personalinformationssystem zu erleichtern. Mit einer effizienten Weblösung wie der von Goldfuchs Software können Sie interaktive Anleitungen und kontextbezogene Tutorials direkt in das System integrieren. Das vereinfacht die Einarbeitung.

Maximalen Nutzen aus dem Personalinformationssystem ziehen

Um maximalen Nutzen aus dem Personalinformationssystem zu ziehen, müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter dauerhaft hinter dem System stehen. Fragen Sie die Nutzer regelmäßig nach ihrer Meinung, und greifen Sie konstruktive Anregungen für eine Weiterentwicklung auf. Im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sollten Sie Key Performance Indikatoren (KPIs) definieren und mit Ihnen die Ergebnisse und Auswirkungen des Projektes analysieren.

Beziehen Sie für die erfolgreiche Einführung eines Personalinformationssystems alle Beteiligten im Unternehmen ein – und zwar während des gesamten Prozesses. Der Projektleiter für das Personalinformationssystem sollte in jedem Schritt die Anforderungen und Ziele genau erfassen. Auf dieser Basis kann er dann wirtschaftliche und effiziente Lösungen vorschlagen, die dazu beitragen, das angestrebte Ziel, nämlich eine Optimierung des Personalwesens, zu erreichen.