Unter User-Onboarding versteht man die Schulung von Anwendern im Umgang mit digitalen Tools. Notwendig wird das zum Beispiel, wenn eine neue Software eingeführt oder ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet wird. Ziel ist, dass die Benutzer im Umgang mit der Software autonom werden sollen. Auf pädagogische Art erfahren die Anwender im Rahmen des User-Onboardings, welchen Nutzen sie aus den Tools ziehen können und wie sie langfristig von deren Mehrwert profitieren.
Wann wird User-Onboarding eingesetzt?
In Unternehmen gibt es grundsätzlich drei Situationen, in denen User-Onboarding notwendig ist:
- Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters.
Ein neuer Mitarbeiter muss im Umgang mit der im Unternehmen genutzten Software geschult werden, damit er so schnell wie möglich den gleichen Kenntnisstand wie seine Kollegen hat.
- Die Einführung eines neuen Tools.
In diesem Fall müssen alle Mitarbeiter geschult werden, die mit der Software arbeiten sollen, damit sie sie schnell beherrschen und so effizient wie möglich nutzen.
- Die Einführung eines neuen Features bei einer bestehenden Software.
Software ist häufig Änderungen und Weiterentwicklungen unterworfen, erhält neue Funktionen oder wird umfassend verändert. Es ist wichtig, die Benutzer darin zu schulen, damit sie den größten Nutzen aus ihren Tools ziehen können.
Warum ist User-Onboarding wichtig?
Ohne User-Onboarding beherrschen die Anwender digitale Tools nicht oder nur unzureichend, was Kosten für das Unternehmen nach sich zieht. Eine schlechte Benutzererfahrung kann diverse negative Folgen haben und die digitale Akzeptanz der Software verhindern.
- Anwender entwickeln unter Umständen Frustrationen in Bezug auf Software allgemein.
- Es besteht die Gefahr, dass User ein Tool vernachlässigen. Dadurch entstehen Qualifikationslücken (Skill Gaps) und Leistungsunterschiede im Umgang mit der Software zwischen den Anwendern.
- Solche Unterschiede können Unzufriedenheit hervorrufen und Mitarbeiter möglicherweise dazu bewegen, das Unternehmen zu verlassen. Die Folge: eine steigende Mitarbeiterfluktuation.
Durch User-Onboarding erhalten die Beschäftigten dagegen die notwendigen Informationen, sodass sie ein Verständnis für die Funktionsweise ihrer Tools entwickeln, sie richtig einsetzen und von ihren Vorteilen profitieren.
Wie führt man User-Onboarding zum Erfolg?
User-Onboarding kann an die Bedürfnisse des Unternehmens (Zielgruppe, Kenntnisstand der Mitarbeiter usw.) angepasst werden. Die wichtigsten Schritte für erfolgreiches Onboarding sind:
- Den Nutzen und die Vorteile des neuen Tools umfassend erklären.
Eine wichtige Voraussetzung ist, das Tool eindeutig zu erklären und die Erwartungen an die User klar zu kommunizieren.
- Den Umgang mit der Software schulen.
Durch praktische Anwendung verstehen die Nutzer, welche Möglichkeiten und Features die Software bietet. Werden die User in Echtzeit im Umgang mit der Software geschult, lernen sie anhand konkreter Beispiele aus ihrer täglichen Arbeit, wie sie deren Funktionen nutzen.
- User-Onboarding in den Arbeitsalltag integrieren.
Erfolgreiches Onboarding bedeutet, dass die Mitarbeiter jederzeit unterstützt und langfristig begleitet werden, nicht nur zu Beginn einer Einarbeitungszeit oder bei der Einführung eines neuen Tools.
- Onboarding an die Userprofile anpassen.
Auch wenn alle Mitarbeiter am Ende die Software beherrschen sollen, gibt es Unterschiede in der Anwendung. Die Anforderungen an die Software – und damit an das Onboarding – variieren von Abteilung zu Abteilung, von Tätigkeit zu Tätigkeit oder auch von Land zu Land. Daher sollte das Onboarding immer an die jeweiligen Profile und Erwartungen angepasst werden.
Wie weiß man, ob das User-Onboarding effizient ist?
Es ist sinnvoll, von Anfang an Indikatoren festzulegen, um den Erfolg der Maßnahme messen und einschätzen zu können, ob das Onboarding effizient ist oder nicht.
Die Effizienz von User-Onboarding lässt sich beispielsweise mit folgenden Indikatoren beurteilen:
- Onboarding ist dann effizient, wenn es die User autonom im Umgang mit der Software macht. Dazu analysiert man beispielsweise die Anzahl der Supportanfragen für das betreffende Tool im Verlauf des Onboardings. Erfolgreiches User-Onboarding reduziert die Anzahl der Supportanfragen.
- Schulungsbedarf für die Software. Die Anzahl der Schulungen für die Software pro Jahr ist ein weiterer Indikator. Je besser die User ein Tool beherrschen, desto weniger Schulungsbedarf haben sie.
- Optimierung der internen Prozesse. Durch User-Onboarding lernen die Nutzer den Umgang mit ihren digitalen Tools. Beherrschen sie diese und wenden sie die vorhandenen Features richtig an, führt dies automatisch zu einheitlichen und reibungslosen Prozessen.
- Bessere User Experience. Je mehr die User im Umgang mit einer Software unterstützt werden, desto mehr verbessert sich die User Experience, da sie die Software effizienter einsetzen und weniger frustriert sind.
