Die RACI Matrix ist ein Hilfsmittel, mit dem Sie den Mitgliedern eines Projektteams spezifische Funktionen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Mit dieser Methode wird das Tätigkeitsgebiet jeder Person klar definiert, was das Projektmanagement erheblich vereinfacht. Mit dem Tool sehen Sie auf einen Blick, wie die Zuständigkeiten in den Prozessen verteilt sind. Definition, Vorteile, Funktionsweise, Einsatz, Erstellung … Bei Goldfuchs Software erhalten Sie alle wesentlichen Informationen über die RACI-Methode.
Definition der RACI Matrix
RACI ist das Akronym von Responsible (verantwortlich), Accountable (rechenschaftspflichtig), Consulted (konsultiert) und Informed (informiert).
- Manchmal wird „R“ auch für „zuständig“ verwendet und „A“ für „verantwortlich“. Mit der RACI Matrix werden den Mitgliedern eines Projektteams Aufgaben und Tätigkeiten zugewiesen. Vor allem im Rahmen von komplexen Projekten und Prozessen weiß jeder im Team damit besser, für was er genau verantwortlich ist.
- Personen, denen der Buchstabe „I“ (informed) zugewiesen ist, müssen über die Fortschritte einer Aufgabe regelmäßig und ordnungsgemäß informiert werden.
- Mit „C“ (consulted) bezeichnete Personen sollen konsultiert werden und beraten beziehungsweise äußern ihre Meinung. Im Gegensatz zu den informierten Personen müssen sie daher reagieren, indem sie ihre Kenntnisse und Erfahrungen einbringen.
- Der Verantwortliche („R“) im Projekt oder Prozess ist derjenige, der eine Aufgabe konkret ausführt. Er muss die zugeteilte Tätigkeit mit den dafür vorgesehenen Ressourcen und den notwendigen Hilfsmitteln erledigen.
- Sollten Probleme auftreten, fragt er „A“ um Rat. Letzterer ist der hierarchische Vorgesetzte des Verantwortlichen. Er muss sicherstellen, dass die Ziele verstanden wurden und erreicht werden. Die rechenschaftspflichtige Person („A“) trägt die Verantwortung für den Erfolg oder Misserfolg der Aufgabe.
Beispiel einer RACI-Matrix
Die RACI-Matrix ist ein vielseitiges Werkzeug, das in Projektmanagement- oder Organisationsumgebungen Anwendung findet. Sie wird üblicherweise während der Projektplanung eingesetzt, die in der Regel vom Projektmanager geleitet wird. Wenn Sie beispielsweise eine Website-Überarbeitung in der Marketingabteilung leiten, ist es entscheidend, informiert und konsultiert zu werden. Ebenso sollte der Unternehmensarchitekt Aspekte der CRM-Integration berücksichtigen. Der Projektleiter wird auf dem Laufenden gehalten und kann Einsichten anbieten, wenn er eine technische Rolle innehat. Letztendlich dient der Projektmanager als Genehmiger, indem er den Fortschritt dem Managementteam präsentiert und die Aufsicht des Sponsors erleichtert. Die RACI-Matrix findet auch im Geschäftsprozessmanagement Anwendung, um klare Hierarchien festzulegen. In einigen Szenarien können Genehmiger und Aufgabenperformer identisch sein.
Im Folgenden wird ein typisches Projekt in einem SaaS-Technologieunternehmen skizziert, das Schlüsselakteure wie den CIO, CTO, CEO, Projektmanager, Vertriebsteam, Marketingteam und andere Stakeholder einbezieht.
Das Projekt: Einführung einer neuen SaaS-Produktfunktion.
- Verantwortlich (R)
- Zuständig (A)
- Konsultiert (C)
- Informiert (I)
Funktionsweise und Einsatz
Man kann die RACI Matrix im Rahmen eines Projektes oder auch global gesehen für die Unternehmensorganisation einsetzen. Projektleiter nutzen dieses Hilfsmittel oft bei der Planung eines Projektes. Wird beispielsweise eine neue Website in Auftrag gegeben, muss der Marketingleiter des Unternehmens informiert und konsultiert werden. Gleiches gilt für den Unternehmensarchitekten, der beispielsweise Informationen liefert, wie die Website in das CRM-System integriert wird, und der über den Fortschritt des Projektes auf dem Laufenden gehalten wird.
Der Projektverantwortliche (auch Projektmanager genannt) wird ebenfalls während des gesamten Prozesses direkt informiert und kann gleichzeitig beratend hinzugezogen werden, beispielsweise wenn er Verantwortung im technischen Bereich innehat. Der Projektleiter übt schließlich die Funktion der rechenschaftspflichtigen Person aus. Er präsentiert den Fortschritt des Projekts dem Management und überwacht die Arbeit des Verantwortlichen. Die RACI-Matrix kann sich ebenfalls im Rahmen des Prozessmanagements im Unternehmen als sinnvoll erweisen, um mit ihr eine hierarchische Struktur festzulegen. In manchen Fällen werden die Funktionen „verantwortlich“ und „rechenschaftspflichtig“ von derselben Person ausgeführt.
Vorteile der RACI Matrix
Der Einsatz der RACI-Matrix hat den Vorteil, dass die Aufgabenverteilung innerhalb eines Projektes klar ersichtlich und das Projektmanagement daher einfacher ist. Abgesehen davon, dass jeder seine Funktion und seine Zuständigkeiten kennt, sind die Interaktionen und Kommunikationsflüsse klar nachvollziehbar. Fehler bei der Planung und Durchführung von Projekten bestehen häufig darin, dass mehrere Personen dieselbe Tätigkeit ausüben oder dass eine wichtige Aufgabe vergessen wird.
Mit der RACI Matrix können Sie solche Fehler vermeiden, da alle Beteiligten eine präzise Übersicht über das Projekt und die jeweiligen Zuständigkeiten haben. Mit ihrer Hilfe wird also die Funktion jeder Person, die in irgendeiner Weise an der Umsetzung eines Projektes beteiligt ist, klar definiert. Die Matrix gibt Aufschluss darüber, welche Teammitglieder aktiv am Projekt mitarbeiten, wer der alleinige Entscheider für jede Tätigkeit ist und welche Personen beratend zur Verfügung stehen.
So erstellen Sie eine RACI Matrix
Wenn Sie eine RACI-Matrix erstellen möchten,
- listen Sie zunächst die am Projekt beteiligten Personen auf,
- erstellen dann eine Liste aller Aufgaben,
- und weisen zuletzt den jeweiligen Personen ihre Funktion zu.
Klären Sie als Erstes, welche Mitarbeiter für die Umsetzung des Projektes notwendig sind. In jedem Team gibt es Mitglieder mit verschiedenen Funktionen (Projektsponsor, Projektleiter, Marketingverantwortlicher, Koordinator usw.). Manchen Sie dann dasselbe mit den Aufgaben und Projektleistungen, und ordnen Sie diese den verschiedenen Phasen des Projektes zu.
Der letzte Schritt besteht darin, die Funktion jedes Beteiligten zu definieren. Nutzen Sie dazu die vier Buchstaben R, A, C und I. Wichtig ist, dass es für jede Aufgabe nur eine rechenschaftspflichtige Person und mindestens einen Verantwortlichen gibt. Die Personen, die konsultiert werden, haben zwar eine beratende Funktion, sind aber nicht entscheidungsbefugt. Die zu informierenden Personen sind von dem Projekt meist direkt oder indirekt betroffen. Sie können Anwender sein oder vom Projekt profitieren.
Schlussfolgerung
Die RACI-Matrix ist ein Hilfsmittel, mit dem Sie Funktionen und Tätigkeiten innerhalb eines Projektes definieren und dadurch ein optimales Projektmanagement gewährleisten. Die Matrix hilft dabei, Verzögerungen in der Durchführung oder Konflikte innerhalb des Teams zu vermeiden. Wenn Sie die Rentabilität Ihres Unternehmens verbessern möchten, sollten Sie das Prozessmanagement mithilfe der RACI-Matrix optimieren.
