Change-Management ist essenziell, denn alte Gewohnheiten lassen sich bekanntlich nur schwer ablegen. Wenn Sie von heute auf morgen einen anderen Weg zur Arbeit nehmen müssten, anstatt den, den Sie jahrelang gewohnt sind, würde es eine Weile dauern, bis Sie sich daran gewöhnt hätten. Ihren Mitarbeitenden geht es genauso, wenn sie mit neuer Software arbeiten sollen!
Nach monatelanger, intensiver Vorbereitung und vielen technischen Anpassungen führen Sie nun ENDLICH die neuen Anwendungen ein: ein maßgeschneidertes CRM-System, um die Prozesse des Vertriebsteams zu optimieren, eine HRIS-Software, die die Abläufe im Personalwesen reibungsloser gestaltet und Daten zentralisiert, oder eine Beschaffungsmanagement-Software, die Lagerverwaltung und Einkaufsprozesse verbessert.
In der Theorie klingt das alles wunderbar. In der Praxis jedoch trägt das Vertriebsteam wichtige Informationen weiterhin hartnäckig in die altbekannten Tabellenkalkulationsprogramme ein, die Mitarbeitenden senden ihre Urlaubsanträge nach wie vor per E-Mail an die Vorgesetzten, und die Betriebsmitarbeitenden weigern sich schlicht, die neue Einkaufssoftware zu nutzen.
Was also tun? Weil es bei neuen Tools nicht nur um eine erfolgreiche Implementierung geht, sondern auch um eine effektive und korrekte Nutzung, gibt Ihnen Goldfuchs Software 10 praktische Ratschläge, mit denen Sie Change-Management-Projekte zum Erfolg führen. Die Zauberformel lautet: unterstützen, kommunizieren und schulen.
1. Change Management taktisch angehen
Dass jedes neue Projekt mit einer guten Planung beginnt, ist nichts Neues. Und das nicht ohne Grund: 66 % der Change-Management-Projekte überschreiten das Budget, sind im Zeitverzug oder am Ende fehlen einige der vorgesehenen Features (Quelle: Atos Origin).
Daher ist die Planungsphase ausschlaggebend: Machen Sie eine Bestandsaufnahme des Projektes, in die Sie die bestehenden und zukünftigen Tools, die Geschäftsprozesse und die betroffenen Mitarbeiter einbeziehen.
2. Widerstände gegen die Veränderung vorhersehen und abbauen
Es reicht nicht aus, das Projekt nur in groben Zügen zu planen. Darüber hinaus sollten Sie den „Aspekt Mensch“ berücksichtigen. Laut Gartner scheitern 70 % der Change-Management-Projekte am Widerstand der Mitarbeiter. Damit man diesen Widerstand abbauen kann, sollte man zunächst wissen, worauf er beruht. „Noch eine neue Software mehr!“, „Was bringt es mir, wenn ich sie nutze?“, „Mir liegt der Umgang mit digitalen Tools nicht“. Das sind nur einige der möglichen Einwände gegenüber einer neuen Software.
3. Vor, während und nach der Umsetzung des Projektes klar kommunizieren
Kommunizieren Sie nicht nur, um Widerstände Ihrer Mitarbeiter abzufangen, sondern auch, um diese über die Fortschritte des Projektes zu informieren.
Jedes dritte Projekt scheitert aufgrund unzureichender Kommunikation.
Quelle: Project Management Institute
4. Alle Mitarbeiter in das Projekt einbeziehen
Change Management geht alle an! Warum? Ganz einfach, weil alle Mitarbeiter des Unternehmens davon betroffen sind: von den Businessteams über den Personalbereich und die Projektteams bis hin zum Chief Technology Officer (CTO).
5. Individuelle Botschaften zur Unterstützung entwickeln
Sie setzen ein umfangreiches Projekt um, bei dem sich 1 000, 20 000 oder vielleicht sogar 100 000 Mitarbeiter mit neuen Anwendungen vertraut machen müssen? Die Herausforderung besteht darin, jeden Einzelnen von ihnen individuell zu unterstützen! Und wenn die Lösung dazu in den Tools selbst läge? Mit einer Plattform für digitale Akzeptanz, zum Beispiel von Goldfuchs Software, können Sie Support- und Schulungsinhalte mit nur wenigen Klicks personalisieren, und zwar egal, in welcher Sprache, für welchen Geschäfts- oder Verantwortungsbereich.
6. Die Mitarbeiter während des ganzen Projektes schulen
Wer sagt, dass man Wochen warten muss, bevor man die User in einem neuen Tool schult? Das Geheimnis für die Akzeptanz einer Software ist das richtige Timing: Ihre Mitarbeiter müssen zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort geschult werden. Der richtige Zeitpunkt ist in diesem Fall dann, wenn ein Mitarbeiter selbst Bedarf hat. Und der richtige Ort ist die betroffene Anwendung!
7. Mit den Mitarbeitern aufsteigend (bottom-up) und absteigend (top-down) kommunizieren
Bei einer neuen Software endet Change Management nicht mit ihrer Einführung. Damit Change-Management Bestand hat, müssen Sie mit den Usern kommunizieren. Und auch hier gilt, dass Sie dies direkt in den jeweiligen Tools machen können, zum Beispiel durch Push-Benachrichtigungen. Es gibt ungezählte Möglichkeiten: Informieren Sie über ein neues Feature, gratulieren Sie einem Team zu den Quartalsergebnissen, versenden Sie Umfragen.
8. Auswirkungen der Veränderungen und Performance der Mitarbeiter messen
Ein Projekt durchführen, ohne seine Auswirkungen zu messen, ist so, als würde man sich durch die Dunkelheit vortasten. Denn in diesem Fall wissen Sie weder, wohin Sie gehen, noch welche Hindernisse Sie ausräumen müssen. Change Management bei Software muss ebenfalls mit Indikatoren gemessen werden: Dabei geht es um Punkte wie die Analyse des Zeitplans, das Budget, die Qualität oder die Effizienz des Projektes. Was Ihnen das bringt? Die Möglichkeit, das Projekt zu beurteilen und gegebenenfalls Änderungen in die Wege zu leiten, wenn die gesteckten Ziele nicht erreicht werden.
9. Ein offenes Ohr für die Anliegen der Mitarbeiter
Die User sind von der Veränderung nicht nur am stärksten betroffen, sondern sie sind auch wertvolle Verbündete, wenn Sie es geschickt anstellen. Also nutzen Sie das!
Nur einer von 26 Usern beklagt sich öffentlich, während der Rest das digitale Tool einfach ignoriert.
Quelle: Esteban Kolsky
10. Diskussion fortführen
Sie haben die neuen Softwaretools bravourös eingeführt? Herzlichen Glückwunsch! Doch lassen Sie nun in Ihren Anstrengungen nicht nach. Das Erfolgsrezept für die Akzeptanz einer Software ist die Ausdauer. Denn es ist ein offenes Geheimnis: Hören Sie nicht auf, über das Projekt zu sprechen, tauschen Sie sich mit den Usern über die Tools aus, bitten Sie sie um ein Feedback und – warum auch nicht – fragen Sie sie nach ihrer Meinung vor der Einführung einer zukünftigen Software.
