Die Schulung der User ist ein wichtiger Bestandteil des Veränderungsmanagements bei der Umsetzung von HRIS-Projekten (Human Resource Information System) in Unternehmen. Es geht darum, den Mitarbeitern das notwendige Wissen und die erforderliche Qualifikation zu vermitteln, damit sie die implementierte HRIS-Software richtig nutzen. Herkömmliche Lernmethoden, die den Umgang mit einer HRIS-Software vermitteln, nehmen im Allgemeinen viel Zeit in Anspruch, sodass nicht so schnell erkennbar ist, ob die Digitalisierung der HR-Prozesse tatsächlich den erhofften Erfolg zeigt. Bei Goldfuchs Software erfahren Sie, wie man ein Human-Resource-Managementsystem schnell einführt.
Die Herausforderung von HRIS-Schulungen
Ziel einer HRIS-Software ist es, wichtige Abläufe im Personalwesen zu vereinfachen und zu automatisieren, um die Arbeitsbelastung der Personalabteilung zu reduzieren. Ist die HRIS-Software eingeführt, müssen die Mitarbeiter geschult werden, damit sie so schnell wie möglich mit dem Tool vertraut werden und es effizient nutzen können.
HRIS-Software ist komplex
Eine HRIS-Software besteht im Allgemeinen aus mehreren Software-Modulen mit einer Vielzahl von Features: Payroll, administrative Dokumente, Personalbeschaffung, individuelle Leistungsbeurteilungen, Verträge, Abwesenheiten, Krankenversicherung … Es gibt zahlreiche Bereiche, die durch eine HRIS-Software abgedeckt werden, wobei jedes Modul Schnittstellen und Tools besitzt, die wiederum verschiedene Funktionen haben:
- Dokumente erstellen, bearbeiten und teilen,
- Workflows automatisieren,
- Arbeitsdateien speichern,
- Kalender teilen,
- Zugriffsrechte verwalten.
Jede Personalmanagementsoftware bietet spezifische benutzerdefinierte Funktionen, die allgemein verständlich erklärt werden müssen, damit sich die User so schnell wie möglich zurechtfinden. Wird die HRIS-Software in der Cloud gehostet, können Sie die Beschäftigten durch regelmäßige Updates unterstützen. Eine HRIS-Schulung muss mit detaillierten und gut verständlichen Inhalten sowie einfachen und klaren Beispielen aufgebaut sein, damit die User schnell ein Verständnis für die Funktionsweise der Software entwickeln.
Herkömmliche Schulungen kosten Zeit und Geld
Herkömmliche Schulungen, die den Umgang mit einer HRIS-Software vermitteln, erstrecken sich nicht selten über 1 oder 2 Wochen. Alles hängt von der Komplexität ab und davon, wie viele HRIS-Features letztendlich integriert sind. Benötigen Sie für die HRIS-Schulung externe Unterstützung, müssen Sie für einen qualifizierten Dienstleister mit Kosten zwischen 450 und 800 Euro o. MwSt. pro Tag rechnen.
Eine ablehnende Haltung der User kann Probleme verursachen
Sollen Mitarbeiter eine HRIS-Schulung absolvieren, so bedeutet das für sie meist Mehrarbeit zusätzlich zum Tagesgeschäft. Denn das Unternehmen muss weiterhin funktionieren, die Geschäftstätigkeit darf schließlich nicht zum Stillstand kommen. Egal, ob es sich um eine Online- oder eine Präsenzschulung handelt, die User werden Mühe haben, sich auf das vermittelte Wissen zu konzentrieren.
Oft wird ihre Aufmerksamkeit mehr durch laufende Projekte in ihrem Arbeitsalltag in Anspruch genommen. Darüber hinaus kommt es immer wieder vor, dass bestimmte Mitarbeiter bei der HRIS-Schulung fehlen, da sie sich um wichtige und nutzbringende Vorgänge kümmern müssen. All das trägt nicht dazu bei, dass die Personalmanagementsoftware schnell, umfassend und rationell genutzt werden kann.
Die Vorteile von Digital Adoption Solutions (DAS) wie Goldfuchs Software
Goldfuchs Software hat eine in das HRIS-Tool integrierte Lernmethode entwickelt, mit der Sie Anwender einfach und wirksam im Umgang mit einer HR-Software schulen können. Es handelt sich dabei um eine digitale Adoptionsplattform für Personalmanagement-Tools in Unternehmen. Seit mehreren Jahren entwickeln wir innovative, intuitive und verlässliche Lösungen, mit denen Sie Softwareschulungen im Unternehmen dynamischer gestalten und effizienter durchführen. Der HRIS-Verantwortliche sammelt dafür interessante und pädagogisch leicht verständliche Inhalte, aus denen Schulungsmodule für die verschiedenen Komponenten des IT-Systems erstellt werden.
Die Anleitungen erklären die Ausführung aller Tätigkeiten mit der Personalmanagementsoftware – ob einfach oder komplex – Schritt für Schritt. Die HRIS-Schulungsmodule können dank Goldfuchs Software mit nur wenigen Klicks direkt in der Software kreiert und jederzeit aktualisiert werden. Die User greifen autonom über die Benutzeroberfläche der HR-Software in Echtzeit auf die interaktiven Schulungsinhalte zu.
Autonom und personalisiert lernen
Auf diese Weise entdecken die Mitarbeiter jeden Tag selbstständig neue Features, da alle Ressourcen direkt in der HRIS-Software verfügbar sind. Sie müssen nicht auf die Hilfe eines Ausbilders oder des Verantwortlichen für das HRIS-Tool warten, wenn sie komplexere Vorgänge ausführen wollen.
Sie müssen sich auch nicht erst durch umfangreiche Usermanuals arbeiten oder den richtigen Hinweis in den Notizen suchen, die sie während einer Präsenzschulung gemacht haben. Mit Goldfuchs Software personalisieren Sie Schulungsinhalte in Abhängigkeit von der Sprache, der Funktion und den Aufgaben eines Mitarbeiters.
Durch integrierte Anleitungen schnell mit der Software vertraut werden
Goldfuchs Software hilft dabei, mit den integrierten HRIS-Schulungsmodulen die Aufmerksamkeit der Benutzer zu wecken. Egal, wo diese sich befinden, und egal, zu welcher Zeit sie sie benötigen, ihnen stehen dynamische interaktive Anleitungen zur Verfügung, mit denen sie fast auf spielerische Weise den Umgang mit der Software lernen. Der HRIS-Manager kann die Schulungsinhalte mit Videos, Bildern oder GIFs anreichern.
Durch das motivierende und leicht verständliche Format ist es möglich, dass die User sehr schnell die verschiedenen Features der HRIS-Software beherrschen – und zwar im Handumdrehen! Die einfache Vorgehensweise und der schnelle Erfolg ermuntern die Anwender, weitere Funktionen der Software zu entdecken. Und das sogar außerhalb ihrer Arbeitszeit!
Geringerer Schulungsaufwand – geringere Kosten
Unternehmen, die Schulungsinhalte direkt im HRIS-Tool zur Verfügung stellen, sparen Zeit und Geld, da Präsenzschulungen wegfallen, zumal diese oft durch einen externen Dienstleister durchgeführt werden. Die gesparte Zeit und das gesparte Geld können in andere Aktivitäten mit einem höheren Mehrwert investiert werden, ohne dass der richtige Umgang mit der HRIS-Software durch die Mitarbeiter infrage gestellt ist.
Eine HRIS-Schulung zu organisieren mag komplex erscheinen, dennoch führt kein Weg daran vorbei, die Mitarbeiter – vor allem in der Personalabteilung – mit der Software vertraut zu machen. Nur so beherrschen die Beschäftigten das für Ihr Unternehmen ausgesprochen nutzbringende Tool. Lassen Sie sich von Goldfuchs Software bei dieser wichtigen Aufgabe unterstützen, dann können Sie sicher sein, die HRIS-Software problemlos in Ihrem Unternehmen zu implementieren.
