Haben Sie vor, ein neues CRM-System einzuführen? Haben Sie festgestellt, dass das bestehende System nicht alle Features bietet, die Sie brauchen? Oder hat sich Ihr CRM-Budget geändert? CRM-Software (Customer Relationship Management) ist ein wichtiger Bestandteil des Software-Equipments von Unternehmen, da sie eine Verbindung zur wichtigsten Umsatzquelle herstellt, den Kunden. Wenn sich die Anforderungen an eine solche Software im Laufe der Zeit geändert haben oder durch die bestehende Lösung nicht abgedeckt werden, ist es an der Zeit, einen Wechsel des CRM-Systems ins Auge zu fassen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über den Ablauf bei einer CRM-Migration, genauer gesagt über die 5 Schritte, in denen Sie ein neues CRM-System implementieren.
Projektevaluation und Planung
Der Schlüssel dafür, das ganze Potenzial eines CRM-Systems zu nutzen, liegt darin, dass dieses System hundertprozentig die Bedürfnisse der User erfüllt. Im ersten Schritt einer CRM-Migration geht es also darum, die Features zu bewerten, über die das bestehende System verfügt. Sind Vertriebsteams, Kundenerfolgsteams und Marketingteams mit den vorhandenen Möglichkeiten zufrieden? Sind ihre Anforderungen optimal integriert? Gibt es Qualifikationslücken? Wurde ausreichend geschult?
Oft wird die Optimierung der Unternehmensperformance durch Änderungen des CRM-Designs erreicht. Eine CRM-Migration setzt eine ausgefeilte Planung voraus, welche die Bedürfnisse der User und des Unternehmens berücksichtigt. Zeigen Sie die positiven Punkte und die Grenzen der bestehenden CRM-Software auf. Erstellen Sie eine klare Kostenschätzung, indem Sie alle Ausgaben und Kosten ermitteln, die mit der Implementierung eines neuen CRM-Systems verbunden sind. Erst dann können Sie damit beginnen, dem Projekt die erforderlichen technischen, finanziellen und personellen Ressourcen zuzuweisen.
Auswahl der passenden CRM-Software
Eine CRM-Migration erfordert eine tiefgehende Analyse der verschiedenen Optionen. Wir haben eine Liste der 20 besten CRM-Systeme erstellt, die infrage kommen.
So finden Sie das richtige CRM-System
Was erwarten Sie von einem CRM-System? Um die richtige Entscheidung für die CRM-Migration treffen zu können, beginnen Sie zunächst damit, Ihre spezifischen Anforderungen und Ziele zu bestimmen. Werten Sie die Meinungen aus, die Sie von den Beteiligten im Verlauf der Planungsphase erhalten haben, und berücksichtigen Sie auch deren Feedback während des Auswahlprozesses. Suchen Sie nach einer CRM-Lösung, die auf Ihre Branche abgestimmt ist. Sie sollte mit den bestehenden Tools und Systemen kompatibel und so entwicklungsfähig sein, dass sie auch mit dem zukünftigen Wachstum Schritt halten kann. Legen Sie Wert auf Benutzerfreundlichkeit und Schulungsmöglichkeiten, damit die Akzeptanz des neuen Tools durch die Mitarbeiter reibungslos vonstattengeht. Berücksichtigen Sie das Image und die Erfolgsbilanz der CRM-Anbieter. Sie können dazu andere Anwender befragen, um Informationen aus erster Hand zu bekommen. Letzten Endes sollte das richtige CRM-System nicht nur die aktuellen Anforderungen, sondern auch langfristige Businessziele erfüllen können.
Datenmigration
Bei einer CRM-Migration müssen die vorhandenen Daten auf das neue System migriert werden. Bevor Sie das jedoch in Angriff nehmen, sollten Sie die Daten eingehend analysieren. Bewerten Sie, welche Daten transferiert werden müssen und welche Daten gelöscht oder archiviert werden können. Beziehen Sie die Hauptbeteiligten in diesen Prozess ein, damit sichergestellt ist, dass Sie alle kritischen Datenpunkte genau erkennen. Suchen Sie eine CRM-Lösung, die leistungsfähige Tools oder Services für die Datenmigration bietet, denn das vereinfacht die CRM-Migration.
Gehen Sie bei Datenbereinigung und Datenzuordnung sorgfältig vor, damit diese exakt in das neue CRM-System übertragen werden. Schulen Sie die Mitarbeiter auf dem neuen System und erstellen Sie einen präzisen Plan für die Datenmigration inklusive aller Termine und Meilensteine. Achten Sie während des ganzen Prozesses auf Datenintegrität und Sicherungsprotokolle, um das Risiko von Datenverlusten so gering wie möglich zu halten. Die gelungene Migration der CRM-Daten hängt von einer peinlich genauen Planung und Umsetzung ab.
Schulung der User
Eine der größten Herausforderungen bei der CRM-Migration ist die Umstellung der User auf das neue System. Oft unterscheiden sich die Features gravierend vom bestehenden System oder es sind ganz neue Features enthalten. Eine effiziente Strategie für die Schulung der Mitarbeiter ist notwendig, damit diese sich mit dem neuen System vertraut machen und dessen Akzeptanz gewährleistet ist.
Gängige Probleme bei der Akzeptanz eines CRM-Systems durch das Vertriebsteam
| Herausforderungen für den Vertrieb | Herausforderungen für das Business |
|---|---|
| Wiederholte Datenerfassung | Checklisten und Automatisierung |
| Monotone Tätigkeiten | Standardisierung der Prozesse |
| Fehlender Support | Interner Support (Unternehmen) und externer Support (Anbieter) |
| Sinkende Produktivität | CRM-Schulung |
| Misstrauen gegenüber dem Tool (wird als Leistungsmessung betrachtet) | Ausbildung durch Change Management |
| Unfähigkeit, den Wert des CRM-Systems zu erkennen | Eintreten der Unternehmensleitung für das CRM-System |
Monitoring und Adaptation des CRM-Tools
Leistungskontrolle ist der Kompass, der dem CRM-System den Weg zur Zielerreichung weist. Dafür ist es notwendig, kontinuierlich Echtzeit-Daten zu sammeln und mit ihnen zu bewerten, wie effizient das neue CRM-System die Unternehmensanforderungen erfüllt. Diese Informationen sind unverzichtbar, um Bereiche zu erkennen, die verbessert werden müssen.
Um die Performance des Systems nach der CRM-Migration einzuschätzen, können Sie diverse Leistungsindikatoren (KPI) heranziehen:
- Systemverfügbarkeit: Damit garantiert ist, dass das System dann verfügbar und operationell ist, wenn es gebraucht wird.
- Nutzerakzeptanzquote: Sie misst, in welchem Umfang die Mitarbeiter das CRM-System akzeptieren und nutzen.
- Genauigkeit der Dateneingabe: Damit Fehler bei der Dateneingabe erkannt und korrigiert werden.
- Grad der Kundenbindung: Um zu bewerten, inwieweit das CRM-System die Interaktionen mit den Kunden verbessert.
Monitoring und Leistungsbewertung spielen eine wichtige Rolle für die Optimierung des CRM-Systems. Mit ihrer Hilfe können Sie den größten Nutzen aus den Tools und Features ziehen.
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Die Digital Adoption Platform von Goldfuchs Software vereinfacht Integration, Schulung, Kommunikation und Support. Kreieren Sie individuelle interaktive Anleitungen und attraktive Lerninhalte, um den Usern den Umgang mit dem CRM-System von der ersten Minute an zu erleichtern.
Mit der Digital Adoption Platform (DAP) haben Sie Zugriff auf alle Analysen, die Sie für die Erfolgsmessung der neuen CRM-Anwendung und deren Akzeptanz durch die Nutzer aller Abteilungen benötigen:
- Überwachen Sie mit Learning Analytics mehrere Projekte gleichzeitig.
- Passen Sie die Abläufe der Schulung an die Ergebnisse der User an.
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