Sie haben das ERP-System Infor M3 in Ihrem Unternehmen eingeführt? Sie möchten Ihre Dokumentation über Infor M3 effizienter gestalten? Sie möchten Eingabefehler und Supportanfragen für das ERP-System reduzieren? Sie wollen die Kosten für die Erstellung und Aktualisierung der Dokumentation Infor M3 reduzieren? Wenn Sie mindestens eine dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, dann sollten Sie diesen Artikel lesen.
Seit der Gesundheitskrise im Jahr 2020 hat sich im Markt für ERP-Systeme die Verlagerung in die Cloud beschleunigt. Damit eine solche Transition gelingt, muss die Adoption durch die Anwender schnell vonstattengehen, ansonsten könnte das Projekt für die digitale Transformation scheitern (und das kann teuer, sogar sehr teuer sein). Doch das ist kein Grund zur Panik, denn es gibt eine Lösung.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine effiziente Dokumentation dabei hilft, die User Schritt für Schritt bei der Einführung von Infor M3 zu begleiten.
Zusammengefasst kann man sagen:
Voraussetzung für die erfolgreiche Schulung der Endanwender im ERP-System Infor M3 ist eine personalisierte, verständliche und aktuelle Dokumentation. Sie hilft Usern dabei, den Umgang mit dem ERP-System schneller zu lernen und auf diese Weise schneller einsatzbereit zu sein … und es vor allem zu bleiben!
ERP Infor M3: Das sollten Sie darüber wissen
Infor? Infor M3? ERP? Sehen wir uns genauer an, was sich dahinter verbirgt.
Infor M3: ERP für Produktionsunternehmen
Infor M3 ist ein Enterprise Resource Planning System (ERP), das vom Softwareunternehmen Infor vertrieben wird. Wie jedes ERP-System ist auch Infor M3 ein Informationssystem, mit dem alle Prozesse und operativen Informationen eines Unternehmens gesteuert und überwacht werden. Seine Besonderheit? Es wurde speziell für mittlere Unternehmen und internationale Konzerne der Bereiche Produktion und Distribution entwickelt. Es kann im Übrigen sowohl in der Cloud als auch vor Ort installiert werden.
Zu Infor
Infor ist ein amerikanisches Softwareunternehmen und marktführend im Bereich ERP-Software. Neben den ERP-Systemen Infor M3 und Infor LN gehört auch CRM- und HRIS-Software wie die CloudSuite CRM oder die CloudSuite HCM zum Angebot. Der Softwarehersteller zeichnet sich durch seine anerkannte Kompetenz in bestimmten Branchen, vor allem im Industriebereich, aus.
2021 wurde Infor im Gartner Magic Quadrant als Leader bei Cloud-ERP für produktorientierte Unternehmen ausgezeichnet. Damit positioniert sich Infor vor Konkurrenzlösungen wie Epicor, SAP oder Oracle NetSuite.
Nachdem Sie nun das Unternehmen kennen, können wir zum Kern der Sache kommen. Wodurch wird Ihre ERP-Schulung für das ERP-System Infor M3 wirklich effizient?
Dokumentation Infor M3: Wie begleitet man die Anwender am sinnvollsten?
Damit die Anwenderschulung wirklich effizient ist, sollten Sie drei wichtige Dinge beachten. Die Dokumentation muss
- personalisiert,
- verständlich und,
- aktuell sein.
Die gute Nachricht: Wenn Sie auf das richtige Tool setzen, ist dies überhaupt nicht zeitaufwendig. Nachfolgend detaillierte Erläuterungen dazu.
Eine personalisierte Dokumentation
Wenn Sie sich für Infor M3 entschieden haben, dann vermutlich aus dem Grund, weil die Software die Besonderheiten bestimmter Branchen besser als andere ERP-Lösungen berücksichtigt. Mit anderen Worten, sie ist personalisierter.
Genau dasselbe gilt für die Schulung der Anwender von Infor M3: Ihr Produkt (die Dokumentation) muss personalisiert sein, um die Erwartungen Ihrer Kunden (der Anwender) so gut wie möglich zu erfüllen.
Die User der Software erwarten Inhalte, die ihnen etwas sagen, die die Besonderheiten der Branche und ihres Aufgabenbereichs berücksichtigen. Kurz: eine personalisierte Dokumentation.
Erstellen Sie daher unterschiedliche Dokumentationen (Schulung und Support) für:
- die verschiedenen Tätigkeitsgebiete,
- die verschiedenen Abteilungen (Einkauf, Rechnungswesen, Produktion usw.),
- die Nutzungshäufigkeit (regelmäßig oder sporadisch).
(Im letzten Teil dieses Artikels erhalten Sie ein konkretes Beispiel dazu!)
Eine verständliche Dokumentation
Damit die Enduser das ERP-System Infor M3 besser akzeptieren, ist es unerlässlich, ihnen eine verständliche Dokumentation zur Verfügung zu stellen.
Was ist eine verständliche Dokumentation?
- Eine Dokumentation, auf die man schnell zugreifen kann (mit wenigen Klicks aus der ERP-Software).
- Eine klare Dokumentation, in der man die gesuchte Information schnell findet.
- Eine Dokumentation, die immer verfügbar ist (und nicht nur während der Arbeitszeit).
- Eine leicht verständliche Dokumentation (Usermanuals in PDF-Form mit 200 Seiten sind alles andere als verständlich).
Im Grunde genommen ist es einfach: Es geht darum, der richtigen Zielgruppe die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen.
(Das hört sich kompliziert an, doch wir versichern Ihnen, dass es machbar ist. Genaueres erfahren Sie im Verlauf des Artikels.)
Und der letzte Punkt für eine effiziente Dokumentation?
Eine aktuelle Dokumentation
Würden Sie es nicht auch seltsam finden, anstelle der tagesaktuellen Nachrichten die Wiederholung einer Nachrichtensendung aus dem Jahr 2002 zu sehen? Die Informationen wären schließlich überhaupt nicht mehr aktuell.
Genauso ist es mit der Dokumentation, die Sie Endusern zur Verfügung stellen, um ihnen damit die Einarbeitung in das ERP Infor M3 zu erleichtern. Eine Dokumentation über Features, die nicht mehr aktuell sind oder die sich durch Updates verändert haben, ist alles andere als hilfreich.
Beim ersten Mal geht es vielleicht noch. Aber auf Dauer werden die Nutzer die Dokumentation nicht mehr zur Hand nehmen, für deren Erstellung Sie doch so viel Zeit aufgewendet haben. Die Mitarbeiter hören auf, Fortschritte zu machen, sich zu informieren und beschränken sich darauf, für die kleinste Kleinigkeit den Support anzufordern. Auf diese Weise verlieren Sie Zeit, Geld und Performance. Und für ein Tool, mit dem Sie eigentlich gerade das Gegenteil erreichen möchten, ist das sehr schade.
Um dieses Problem zu vermeiden, haben Sie mehrere Möglichkeiten.
- Überwachen Sie regelmäßig die Updates, die Infor bei Infor M3 macht.
- Bestimmen Sie ein Team, das für die Aktualisierung der Schulungs- und Supportinhalte zuständig ist.
- Nutzen Sie Tools, mit denen Sie Ihre Dokumentation schnell erstellen und aktualisieren.
Eine personalisierte, verständliche und aktuelle Dokumentation. Und das ist möglich? Ja, im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie das geht!
Infor M3: eine kontextbezogene Dokumentation mit Goldfuchs Software
Und wenn wir Ihnen sagen, dass es möglich ist, die User direkt in Infor M3 zu schulen, glauben Sie das? Und wenn wir Ihnen dann noch sagen, dass Sie mit den Usern sogar direkt über Infor M3 kommunizieren können. Glauben Sie uns immer noch?
Lesen Sie weiter.
Denn nun geht es um Tools, digitale Unterstützung auf internationaler Ebene und Rendite. Und weil Zahlen oft mehr sagen als Worte, beginnen wir mit Zahlen.
| 50 % weniger Supportkosten im Durchschnitt | 75 % weniger Präsenzschulungen | Zwischen 65 % und 80 % Zeitersparnis bei der Aktualisierung der Inhalte |
Solche Ergebnisse konnten unsere Kunden dank unserer Lösung für digitale Akzeptanz erzielen: Goldfuchs Software. Ein Teil der Unternehmen hat damit die Einführung der Software von Infor begleitet, andere die von anderen ERP-Softwareherstellern wie SAP, Oracle oder Microsoft.
Das Geheimnis ihres Erfolgs?
- Eine Dokumentation, die direkt in Infor M3 (bzw. eine andere ERP-Software) integriert ist.
- Eine Dokumentation, die einfach zu erstellen, zu personalisieren und zu modifizieren ist.
- Fortschrittliche Features, um direkt über Infor M3 (bzw. eine andere Software) mit den Usern zu kommunizieren, die erfassten Daten in Echtzeit zu überprüfen und die Nutzung der Dokumentation zu überwachen.
Jetzt erfahren Sie, wie das funktioniert.
In Infor M3 integrierte Tutorials
Mit Goldfuchs Software können Sie die Anwender von Infor M3 durch eingebettete interaktive Anleitungen schulen.
Das Prinzip ist einfach: Unsere Lösung wird als Overlay über Infor M3 gelegt und bietet den Usern Zugriff auf eine Bibliothek mit interaktiven Leitfäden, mit deren Hilfe sie sich ganz autonom selbst schulen können. Die Anwender werden mit einer kurzen, praxisbezogenen und ansprechenden Dokumentation Schritt für Schritt durch den Ablauf eines Features geführt.
Der Vorteil besteht jedoch darin, dass die Dokumentation nicht nur für die Endnutzer gemacht ist.
Eine einfach zu erstellende und entwicklungsfähige Dokumentation
Unsere Lösung ist entwicklungsfähig, sodass man mit ihr ganz problemlos eine Dokumentation für Infor M3 erstellen, personalisieren und aktualisieren kann.
Damit können Sie:
- interaktive Leitfäden direkt in Infor M3 erstellen,
- die interaktiven Anleitungen mit wenigen Klicks personalisieren,
- die Übersetzung der Inhalte für den Einsatz auf internationaler Ebene rationell erstellen.
Und weil eine gute Nachricht selten alleine kommt, unterstützen unsere Spezialisten Sie dabei, die Dokumentation zu erstellen. Oder Sie werden so geschult, damit Sie diese ganz autonom erstellen können.
Und wie immer kommt das Beste zum Schluss.
Im ERP-System integrierte Kommunikationskampagnen
Kommunikation ist das A und O, wenn Sie die Adoption Ihres ERP-Systems durch die Enduser beschleunigen möchten.
Mit Goldfuchs Software können Sie mit den Anwendern direkt über Infor M3 kommunizieren.
- Über Pushnachrichten, die bei den Nutzern in einem Pop-up-Fenster erscheinen, vermitteln Sie bestimmte Informationen (z. B. über Prozessänderungen oder ein neues Feature) oder Sie versenden einen Fragebogen, um die Nutzerzufriedenheit zu ermitteln.
- Durch Tooltipps erhalten die User nützliche Informationen, die ihnen beim besseren Verständnis und der Einarbeitung in das ERP-System helfen.
Alle diese Punkte helfen Ihnen zweifellos dabei, die Adoption des ERP-Systems Infor M3 durch die Endnutzer deutlich zu verbessern.Personalisierung, Verständlichkeit, Entwicklungsfähigkeit der Dokumentation: Damit kennen Sie nun die Schlüsselfaktoren, die eine Dokumentation wirklich effizient machen, um die Anwender der ERP-Software Infor M3 zu schulen. Fundamentale Punkte, mit deren Hilfe Sie nicht nur die Akzeptanz durch die User beschleunigen, sondern gleichzeitig die Prozesse vereinheitlichen und Kosten sparen. Wenn Sie mit all dem nicht zu den 31 % derer gehören, die ihr IT-Projekt erfolgreich umsetzen, dann kennen wir uns nicht.
