Seit dem Ausbruch der Covid-19-Krise wurden die Beschaffungsteams überall ins Rampenlicht gerückt, und zwar nicht als kostensenkende Instanz, sondern eher als einer der strategischen Arbeitsvorgänge im Unternehmen. Es war der perfekte Katalysator für einen branchenweiten Wandel in Rekordgeschwindigkeit.
Über Nacht ermöglichten Einkaufsleiter das Arbeiten aus der Ferne, investierten in neue Tools und schulten Benutzer und Lieferanten sogar aus der Ferne. Aber die Chancen stehen gut, dass Sie für die Transformation nicht bereit oder gerüstet waren.
Reicht heute die digitale Transformation für eine erfolgreiche Beschaffung? Sind Ihre Prozesse narrensicher? Und beweist es den Mehrwert des Softwarekaufs?
Die neue Welt der digitalen Beschaffung
Moderne digitale Beschaffungssoftware stellt bisher nicht verfügbare Daten bereit und bringt Ordnung in riesige (aber unübersichtliche) Datensätze, was zu komplexeren Analysen, besseren Lieferantenstrategien und insgesamt effektiveren Abläufen führt. Aber neue Lösungen und neue Daten sind wertlos, wenn die Benutzer nicht die richtige Schulung erhalten.
Die Fortschritte in der Technologie haben die Lieferketten in die Zukunft gebracht. Die strategische Beschaffung ist vorausschauender, die transaktionale Beschaffung stärker automatisiert und das Lieferantenmanagement ist proaktiver.
(Quelle: Deloitte)
Die Argumente für moderne Beschaffungssoftware sind unbestreitbar. Sie haben erhebliche Fortschritte gemacht – durch die Rationalisierung von Aktivitäten, die Automatisierung arbeitsintensiver Aufgaben, die Steigerung der Effizienz, die Kostensenkung, die Verbesserung der Lieferkette und vieles mehr –, aber die Investition in neue Tools bringt nur die Hälfte des Nutzens.
Können Sie den Mehrwert Ihrer Lösungen nachweisen? Können Sie einen quantitativen und qualitativen ROI nachweisen? Du bist nicht allein!
Der ROI in der digitalen Beschaffung ist schwer zu messen, da ein großer Teil seines Wertes aus schwer zu verfolgenden Faktoren besteht, darunter Benutzerzufriedenheit, Prozesseffizienz, Risikomanagement und die Qualität der von Ihnen ausgewählten Lieferanten. Es gibt viele Möglichkeiten, eine „erfolgreiche“ Beschaffung zu messen, aber das Endergebnis ist der ROI und der nachweisbare Wert.
Die Konsequenzen einer ungünstigen Beschaffung
Ein Kunde im Energiesektor war aufgrund von Problemen im Zusammenhang mit Onboarding und Schulung mit einem langfristigen, massenhaften Missbrauch seiner Beschaffungssoftware konfrontiert.
Falsch angewandte oder ungenutzte Einkaufs-Software kann zu einem berechneten Verlust von 15 Mio. €/Jahr führen
(Quelle: Goldfuchs, Kundenumfrage)
Mit der digitalen Adoptionsplattform von Goldfuchs konnte unser Kunde durch die direkt in seiner Beschaffungssoftware durchgeführten Schulungen das Engagement einer Vielzahl von Anwendern steigern. Ja, Sie haben richtig gelesen: eine vollständige, interaktive, unabhängige Schulung, ohne jemals Ihr Werkzeug zu verlassen.
Dies ist nur ein Beispiel für die katastrophalen Auswirkungen auf ein Unternehmen, wenn wichtige Beschaffungsprozesse scheitern. Traditionelle, zeitaufwändige Prozesse, Implementierungs- und Schulungsmethoden reichen nicht mehr aus, um den heutigen Beschaffungsanforderungen gerecht zu werden. Es ist also an der Zeit, das Excel-Formular hinter sich zu lassen und digitale Adoptionsplattformen zu entdecken.
Wenden Sie digitale Beschaffung mit digitaler Adaptation an
Cloudbasiert, SaaS oder selbst gehostet? Ob Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade, Servicenow, Workday oder ein anderes Beschaffungssystem – eine digital adoption platform bietet jederzeit eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Nun ein paar Dinge, auf die Sie zählen können:
● Verbesserte Leistung bei jeder Beschaffungslösung
● Standardisierte und anpassbare Beschaffungsschulung
● Qualitative und quantitative Analyse zum Nachweis des ROI
Ihre Beschaffungsabteilung und Ihre Lieferanten sollten in allen ihren Beschaffungslösungen den Status der digitalen Einführung erreichen. Die Einführung von Software wirkt sich direkt auf die Qualität jedes Beschaffungsprozesses und Ihre gesamte Geschäftsleistung aus. Doch wie sieht das eigentlich aus?
Verbessern Sie Training und Onboarding dank einer Digitalen Adaptations Plattform
Traditionelle Trainingsmethoden werden schnell mit der heutigen Arbeitsstruktur unvereinbar. Die digitale Transformation und insbesondere die digitale Beschaffung erfordern aus Gründen, die wir diskutieren werden, innovativere Lösungen.
Von der Produktauswahl über die Verfügbarkeit bis hin zum Versand von Bestellungen an Lieferanten werden all diese zeitaufwändigen Aufgaben durch fokussierte digitale Prozesse ersetzt, die eine ebenso digitale Schulung erfordern. Warum also auf PDFs, Beschaffungshandbücher und handschriftliche Schulungen zurückgreifen?
🦊 Steigern Sie das Mitarbeiterengagement mit der „Learning by Doing“-Methode
Mit einer digital adoption platform und unserer „Learning by Doing“-Methodik können Ihre Benutzer gleichzeitig einsteigen, schulen und arbeiten. Diese auch „aktives Lernen“ genannte Methode ermöglicht es den Nutzern, sich auf den Lernprozess zu konzentrieren und sich Schritt für Schritt Wissen anzueignen.
In Verbindung mit der “Learning by doing” Methode verwendet eine digital adoption platform auch einen Microlearning-Ansatz:
● Schulung in portionierte Mikroziele verändert
● Schulungsmodule von 30 Sekunden bis 3 Minuten
● Kurze, häufige Informationsimpulse, vom Benutzer aktiviert
● Einfache und gezielte Informationen
Herausforderungen beim Beschaffungs-Training
- Beschaffungs- und Einkaufslösungen werden nicht jeden Tag benötigt. Dies kann sich auf interne Abläufe auswirken und die unsachgemäße Verwendung von Werkzeugen verstärken. Mit einer Digital Adoption Platform können Sie Schulungsworkflows (mit interaktiven Leitfäden) für jeden Beschaffungsprozess erstellen und verteilen. Dies bedeutet, dass Benutzer bei jeder Ausführung einer Aufgabe ein absolut sicheres Training erhalten. Und das Beste daran? Eine völlige Autonomie mit Zugriff auf die Anweisungen rund um die Uhr.
- Verlieren Ihre Benutzer Zeit und Produktivität, wenn sie von einer zur anderen Plattform wechseln? Eine Studie von Pegasystems Inc. ergab, dass Mitarbeiter mehr als 1.100 Mal pro Tag zwischen verschiedenen Anwendungen täglich wechseln, was sich negativ auf das Produktivitätsniveau auswirkt. Da eine digital adoption platform sich wie eine zweite Haut in Ihre bestehende Software integriert, ist sie alles, was Ihre Benutzer brauchen, um zu arbeiten und sich gleichzeitig zu schulen. Das bedeutet weniger Ablenkungen und weniger digitale Frustrationen.
- Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen kommt in Unternehmen aller Branchen vor. Die digitale Transformation ist eine Zeit der Unsicherheit, neuer Schulungen und ungewohnter Prozesse. Es ist wichtig, den menschlichen Aspekt der Kommunikation während des gesamten Prozesses nicht zu vergessen. Mit einer digital adoption platform können Sie auf Knopfdruck mit Ihren Benutzern in Kontakt bleiben, mit Funktionen wie In-App-Kommunikation und Push-notifications (gezielte Pop-ups).
- Unterstützen Sie Ihre Nutzer bei der digitalen Transformation? Die Unterstützung neuer Software sollte vor, während und nach der Implementierung mithilfe eines Änderungsmanagements erfolgen. Das bedeutet Benutzerunterstützung, die Lücken und Störungen erkennt, neue Schulungen, konsistente Kommunikation und die Förderung einer Unternehmenskultur, die Veränderungen berücksichtigt. Ziel ist die Vorbereitung der Benutzer.
🦊 Goldfuchs Analyse: beweisen Sie den Mehrwert Ihrer Beschaffungssoftware
Jetzt ist es offiziell: Sie haben das Geheimnis einer erfolgreichen Beschaffung in der Tasche – eine digitale Adoptionsplattform! Mit Goldfuchs Analytics können Sie den Wert Ihrer Beschaffungssoftware durch quantitative und qualitative Benutzerleistungsanalysen in Echtzeit demonstrieren. Nutzen Sie Analysen, um den ROI nachzuweisen und Ihre nächsten Investitionen in die digitale Beschaffung zu unterstützen:
- Überwachen Sie mehrere Projekte gleichzeitig
- Anschauliche Dashboard-Übersicht
- Bibliothek mit interaktiven Anleitungen
- Push notification (Push-Vorlagen verfügbar)
- Tool Beratung
- Umfragen
Möchten Sie mehr über den Wert einer digital adoption platform erfahren? Werfen Sie einen Blick auf unsere Seite mit Fallstudien. Oder kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Hilfe bei der Verbesserung Ihrer Benutzererfahrung benötigen!
