Wandel ist heutzutage in Unternehmen aus mehreren Gründen nahezu unvermeidbar. Ob es darum geht, sich an Veränderungen im Umfeld anzupassen, die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken oder auf veränderte Kundenbedürfnisse zu reagieren: Die Fähigkeit eines Unternehmens, Veränderungsprozesse effizient zu steuern, ist für Fortbestand und Erfolg wesentlich. Ein Unternehmen, das Transformationsprozesse beherrscht, kann sich in einem sich ständig ändernden Umfeld weiterentwickeln. Allerdings ist es nicht immer einfach, einen Change-Prozess einzuleiten und angemessen mit ihm umzugehen. Goldfuchs Software zeigt Ihnen auf, welche Punkte für einen erfolgreichen Wandel wichtig sind.
Verständnis für den Veränderungsbedarf
Veränderungsmanagement (auch Change-Management genannt) ist ein Prozess, bei dem Unternehmen mithilfe bestimmter Maßnahmen Veränderungen in Abläufen oder Arbeitsweisen umsetzen und verankern.
Bevor man jedoch an die Realisierung bestimmter Maßnahmen denkt, sollte man eine genaue Vorstellung entwickeln, warum ein Wandel im Unternehmen notwendig ist. Dafür ist es notwendig, die Herausforderungen, denen der Betrieb die Stirn bieten muss, mit einer gewissen Distanz zu analysieren, um auf dieser Basis einen erfolgreichen Change-Prozess methodisch planen und umsetzen zu können. Veränderung heißt zunächst, sich infrage zu stellen. Das ist die Basis, um in der Folge neue Aktivitäten zu entwickeln oder die bestehenden langfristig zu sichern. Auslöser für einen Change-Prozess gibt es viele:
- Veränderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen,
- die Notwendigkeit zur Digitalisierung,
- regulatorische Zwänge,
- neue Arbeitstechniken,
- die Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen,
- eine Reaktion auf Konkurrenzdruck,
- eine Fusion oder interne Reorganisation.
Durch die jüngste Gesundheitskrise sahen sich beispielsweise viele Unternehmen gezwungen, ihr Businessmodell weiterzuentwickeln, ihre Produktionsmethoden zu ändern oder den Kundenkreis zu diversifizieren. Einige mussten sich neuen Aktivitäten zuwenden oder ihr Ressourcenmanagement radikal ändern. Change-Management kann daher als Reaktion auf beziehungsweise Anpassung an endogene oder exogene Faktoren betrachtet werden.
Eine klare Vision und spezifische Ziele
Erfolgreiches Veränderungsmanagement basiert auf einer klaren Vision dafür, was man mit dem Wandel erreichen will. Aus ihr werden spezifische Ziele abgeleitet.
Die Vision des Wandels formulieren
Veränderungen werden umgesetzt, um auf bestimmte Erfordernisse zu reagieren. In Abhängigkeit von diesen Erfordernissen muss zunächst eine klare Vision oder ein präzises Ziel definiert werden, was man am Ende des Prozesses erreichen will. Danach kann man sich die Frage stellen, welche konkreten Maßnahmen erforderlich sind, um die Veränderung umzusetzen?
Eine klare Vision der Aktivitäten gibt dem Unternehmen die Richtung vor, in die es gehen muss, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Voraussetzung ist eine umfassende Situationsanalyse in organisatorischer Hinsicht.
Klare Ziele definieren
Ziele sind die Basis, um eine effiziente Strategie zu erstellen und daraus einen Maßnahmenplan abzuleiten. Die Ziele müssen priorisiert und entsprechend klassifiziert werden. Wenn Sie zu Beginn präzise Ziele festlegen, hat dies den enormen Vorteil, dass Sie in der Folge messen können, wie effizient der Change-Prozess ist. Durch klare Ziele ergeben sich messbare Meilensteine, anhand derer Sie den Fortschritt der Veränderung einschätzen können. Auf diese Weise erkennen Sie, ob der Veränderungsprozess tatsächlich so abläuft, wie Sie es erwarten.
Change-Management dient immer dem Zweck, das Bedürfnis, das der Auslöser für die Veränderung war, zu erfüllen. Wenn Sie also feststellen, dass bestimmte Ziele nicht wie vorgesehen erreicht werden, können Sie Anpassungen vornehmen oder die Methodik ändern, um gegebenenfalls Widerstände gegen die Veränderung abzubauen.
Die Wahl der Methodik
Im Rahmen von Veränderungsprozessen ist es wichtig, den Mitarbeitern die neuen Vorgehensweisen mit einer geeigneten Managementmethode zu vermitteln. Es gibt zahlreiche solcher Methoden, beliebt sind unter anderem:
- das Modell von Kurt Lewin,
- das ADKAR-Modell,
- das 7S Modell von McKinsey,
- das Modell von Kotter,
- das Modell von Bridges,
- die Kübler-Ross-Kurve,
- der Deming Kreis.
Die Wahl der richtigen Methode für den Change-Prozess ist ein wesentlicher Faktor, um neue Prozesse im Unternehmen auf einem geeigneten Weg einzuführen. Die anstehende Veränderung kann das Unternehmen als Ganzes oder nur eine bestimmte Abteilung betreffen. Wie dem auch sei, die Entscheidung für das geeignete Tool ist ausschlaggebend. Eine gute Möglichkeit ist, sich in diesem Punkt von Spezialisten wie Goldfuchs Software beraten zu lassen. Dann haben Sie Fachleute an Ihrer Seite, die Ihnen die Umstellung auf neue, effizientere Prozesse erleichtern, mit deren Hilfe Sie den Erfolg des Unternehmens auch in der Zukunft garantieren.
Kommunikation und Sensibilisierung
Das ist einer der wichtigsten Punkte, denn eine Veränderung kann niemals alleine, sondern nur im Team umgesetzt werden. Dabei ist die Kommunikation der rote Faden, an dem sich der gesamte Change-Prozess ausrichtet.
Transparente Kommunikation ist die Basis
Ermittlung des Veränderungsbedarfs, Definition der Ziele, Planung der Maßnahmen und schließlich die Umsetzung des geplanten Change-Managements: Für all das ist eine gute Kommunikation mit den Mitarbeitern Voraussetzung. Die Beschäftigten des Unternehmens sind in die Abläufe eingebunden und verfügen dementsprechend über fundiertes Know-how und nachweisliche Erfahrung. Wenn die betroffenen Mitarbeiter den Transformationsprozess nicht aktiv unterstützen, kann sich die Veränderung als kompliziert erweisen.
Daher müssen Sie zunächst eine klare und offene Kommunikationspolitik erarbeiten, die den gesamten Change-Prozess begleitet. Transparenz und Kommunikation – und zwar in beide Richtungen – sind unverzichtbar, wenn Sie Frustrationen vermeiden wollen. Auf diese Weise erkennen Sie auch, welche Abläufe funktionieren und welche nicht.
Strategien, um alle Beteiligten zu informieren und einzubeziehen
Einen Change-Prozess gut zu vermitteln, kann aufwendiger sein, als Sie vielleicht vermuten. Abgesehen von einer regelmäßigen Information sollten Sie daher Strategien entwickeln, die sicherstellen, dass alle Beteiligten aktiv in den Prozess einbezogen werden.
Identifizieren Sie zunächst die verschiedenen Stakeholder (Lieferanten, Geschäftspartner, Mitarbeiter) und legen Sie für jede Kategorie eine spezifische Kommunikationsstrategie fest, die den jeweiligen Informationsbedarf, den Grad der Einbindung und gegebenenfalls bestehende Befürchtungen berücksichtigt. Nicht alle Personen, die von der Veränderung betroffen sind, sind gleich wichtig. Insofern ist es notwendig, Hauptakteure zu definieren. Das setzt voraus, dass Sie die Leader und Botschafter im Change-Prozess kennen.
Bilden Sie dann Projektteams und Gruppen für Erfahrungsaustausch, bevor Sie den Change-Prozess in Angriff nehmen. Fördern Sie den Dialog und geben Sie den Beteiligten die Möglichkeit, ihre Ängste und Meinungen zur laufenden Veränderung zu äußern sowie Vorschläge einzubringen.
Schulung und kontinuierliche Unterstützung
Viele Unternehmensleiter bedenken nicht, dass die Mitarbeiter den Grund für die Veränderung verstehen sollten und dass sie geschult werden müssen, damit der Transformationsprozess besser abläuft. Ignoriert man diese Punkte, kann dies gravierende Auswirkungen haben.
Entwicklung eines Schulungsprogramms
Die Schulung zu vernachlässigen, ist ein Fehler, der einen Change-Prozess komplett scheitern lassen kann. Es ist nicht an den Mitarbeitern, alleine mit der Veränderung zurechtzukommen oder Veränderungen umzusetzen, die sie nicht verstehen. Das würde unweigerlich zu Problemen führen und Widerstand gegen die Transition auslösen.
Schulung ist ein wesentlicher Schritt, der das Vertrauen der Mitarbeiter und ihre Qualifikation erhöht, egal, ob es sich um eine kleine oder eine weitreichende Veränderung handelt.
Eine gute Ausbildung reduziert Widerstände gegen die Veränderung, ein umfassendes Problem, mit dem viele Unternehmen im Rahmen eines Change-Prozesses konfrontiert sind. Schulung vermittelt den Beteiligten das notwendige Wissen und Know-how, um ihre neue Rolle erfolgreich zu erfüllen.
Unterstützung und regelmäßiges Feedback
Selbst bei intensiver Schulung machen sich die betroffenen Mitarbeiter nur allmählich mit neuen Visionen und neuen Prozessen vertraut. Sie können sich jedoch vergewissern, dass die Transition wie vorgesehen verläuft, wenn Sie mit ihnen regelmäßig Bilanz ziehen und ihr Feedback einholen. Auf diese Weise erkennen Sie, ob sie die Veränderungen wirklich in das Tagesgeschäft und ihre Arbeitsweise integrieren. Gleichzeitig bietet diese Vorgehensweise die Gelegenheit, die Beteiligten zu Erfolgen zu beglückwünschen, seien diese auch noch so klein.
Bewertung und Anpassung
Führen Sie Performanceindikatoren ein, mit denen Sie die erzielten Erfolge überprüfen können. Die Evaluation der Daten ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass der Change-Prozess wie geplant verläuft. Wenn Sie auswerten, wie der Wandel im Unternehmen integriert wird, können Sie daraus ableiten, ob die gesetzten Ziele erreicht werden. Werten Sie aus, ob die Mitarbeiter den Veränderungsprozess verstehen, ob sie ihn akzeptieren und ob sie sich für ihn einsetzen. Im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses passen Sie gegebenenfalls die Maßnahmen an.
Ein letzter und sehr wichtiger Punkt: Verankern Sie die Veränderung in Ihrem Unternehmen. Wenn die größten Hürden überwunden sind, untermauern Sie den Wandel und integrieren Sie ihn langfristig in den Unternehmensabläufen. Es kann hilfreich sein, Erfolge regelmäßig mit den Mitarbeitern zu teilen. Dadurch erhält der Change-Prozess mehr Sinn und die Mitarbeiter werden gleichzeitig motiviert.
Zusammengefasst lässt sich festhalten, dass Veränderungsmanagement ein unumgänglicher Schritt für jedes Unternehmen ist, um mit dem technologischen und regulatorischen Wandel Schritt zu halten, der sich in vielen Bereichen vollzieht. Abgesehen von der beschriebenen Vorgehensweise ist Beharrlichkeit das A und O, um Neuerungen im Unternehmen dauerhaft zu verankern. Wenn Sie entschlossen und hartnäckig bleiben, werden Sie Probleme meistern, Widerstände abbauen und die gesteckten Ziele erreichen.Genauso wichtig ist jedoch die Anpassungsfähigkeit. Jedes Unternehmen hat spezifische Anforderungen, daher ist es wesentlich, sich an die jeweiligen Erfordernisse anzupassen. Zeigen Sie sich flexibel, bleiben Sie empfänglich für Rückmeldung und seien Sie bereit, Ihre Vorgehensweise gegebenenfalls zu adaptieren, damit der Change-Prozess kohärent zu den Unternehmenszielen abläuft.
