ERP Implementierung: Diese 4 Fehler sollten Sie vermeiden

Die in den 1990er-Jahre aufgekommenen Enterprise-Resource-Planning-Systeme, kurz ERP-Systeme, sind heute unverzichtbare Tools, mit denen Unternehmen – egal, in welcher Branche sie tätig und wie groß sie sind – Prozesse automatisieren und damit ihre Performance verbessern können. Mit einem ERP-System zentralisieren Sie das IT-System Ihrer Organisation, verbessern die Datensicherheit und erhöhen die Produktivität der Beschäftigten. Wenn Sie die Implementierung einer derartigen Software ins Auge fassen, sollten Sie jedoch einige Dinge berücksichtigen. Goldfuchs Software ist Spezialist für die Konzeption digitaler Hilfsmittel und erläutert Ihnen, welche Fehler Sie vermeiden sollten, damit die Einführung des ERP-Systems ein Erfolg ist.

ERP Implementierung ist kein Kinderspiel: Bedeutung und Komplexität von ERP-Systemen

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist ein Instrument, das Betrieben bei der Planung und Steuerung ihrer Prozesse hilft. Es kann an die spezifischen Erfordernisse eines Unternehmens angepasst werden. Sie können die Implementierung einer ERP-Software also beispielsweise ins Auge fassen, um die Vertriebssteuerung, die Rechnungsverwaltung oder das Management von Einkauf und Lieferketten zu verbessern. Alles hängt davon ab, was Sie erreichen möchten. Allerdings sollten Sie berücksichtigen, dass ein ERP-System relativ komplexe technische Anforderungen stellt und dass die Implementierung demzufolge sehr gut vorbereitet werden muss. Nachfolgend ein Überblick, welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Fehler Nr. 1: fehlende strategische Planung

Bevor Sie eine ERP-Implementierung in Ihrem Unternehmen planen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was genau Sie mit dem Tool erreichen wollen. Analysieren Sie Ihre Bedürfnisse und bewerten Sie den Nutzen des ERP-Systems für Ihre Prozesse. Klären Sie, wie hoch das Budget ist, das Ihnen für die Einführung einer ERP-Software zur Verfügung steht. Der Aufwand, den Sie am Anfang in die Planung stecken, zahlt sich aus, denn auf diese Weise erhalten Sie eine optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnittene ERP-Lösung. Je nach den Ausgangsbedingungen stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

• ein Cloud-ERP-System,
• ein SaaS-ERP-System,
• ein On-Premise-ERP-System.

Beginnen Sie damit, Ihre Bedürfnisse und Ziele in einem detaillierten Pflichtenheft festzuhalten. Die Dokumentation sollte alle Aspekte abdecken, die für die Einführung eines ERP-Systems relevant sind, also beispielsweise die finanziellen Mittel, den Personalbedarf und die Rentabilität.

Fehler Nr. 2: Ausbildung und Unterstützung der User vernachlässigen

Ein Enterprise-Resource-Planning-System ist ein Tool, das manchmal nicht ganz einfach zu handeln ist. Es besitzt ein umfangreiches Spektrum an Features, die sich nur dann erschließen, wenn man mit dem Tool gut vertraut ist. Damit ein Unternehmen von allen Vorteilen des ERP-Systems profitiert, müssen im Vorfeld einige Vorbereitungen getroffen werden. Definieren Sie genau, in welchen Abteilungen die Software eingeführt wird. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens können das beispielsweise das Rechnungswesen, die Personalabteilung oder der Kundendienst sein.

Wählen Sie dann die Mitarbeiter aus, die intensiv im Umgang mit dem ERP-System geschult werden sollen. Für eine erfolgreiche Implementierung der ERP-Software sollten Sie vorzugsweise regelmäßige und schrittweise Schulungen planen anstatt einer kurzen und intensiven Einführung, bei der die Mitarbeiter sich nicht mit allen Features der Software vertraut machen können. Wenn Sie darüber hinaus sicherstellen, dass die User auch in der Folge bei Bedarf unterstützt werden, sind die Voraussetzungen gut, dass die ERP-Implementierung ein Erfolg wird.

Fehler Nr. 3: den Stellenwert von Veränderungsmanagement unterschätzen

Ein ERP-System zwingt die Mitarbeiter, gewohnte Abläufe bei der Ausführung ihrer Arbeit zu ändern. Bestimmte Aufgaben werden automatisiert, vereinfacht oder fallen weg. Unter Umständen kommt es zu einer tiefgreifenden Veränderung in der Funktionsweise des Unternehmens oder bei der Erbringung der Dienstleistungen. Es kann vorkommen, dass ein Teil der Belegschaft diesen Wandel schlecht oder gar nicht akzeptiert, sodass die ERP Implementierung schwierig, um nicht zu sagen unmöglich wird.

Für die gelungene Umsetzung eines solchen Projektes dürfen Sie daher auch den Aspekt Transition nicht unterschätzen. Die Mitarbeiter müssen das Gefühl haben, dass sie in die Einführung der ERP-Software einbezogen werden. Bitten Sie sie beispielsweise um ihre Meinung, fordern Sie sie auf, Vorschläge zu machen, damit die ERP Implementierung ein Erfolg wird.

Fehler Nr. 4: Wartung und regelmäßige Updates vernachlässigen

ERP-System-Dienstleister bieten in der Regel auch die Wartung der Software an. Durch regelmäßige Updates schützen sie die Infrastruktur vor möglichen Sicherheitsrisiken. Bevor Sie ein Softwareunternehmen mit der Konzeption eines ERP-Systems für Ihr Unternehmen beauftragen, sollten Sie überprüfen, welche Leistungen es im Fall von Problemen oder bei einem Systemausfall bietet. Ist es in der Lage, umgehend zu intervenieren und eine korrektive Wartung der ERP-Software durchzuführen? Welche Kosten entstehen durch die Updates des Enterprise-Resource-Planning-Systems? Bevor Sie sich für ein ERP-System entscheiden und die ERP Implementierung planen, sollten Sie diese Faktoren unbedingt analysieren.

So vermeiden Sie Fehler: Tipps und Best Practices

Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein umfangreiches Projekt, das gut vorbereitet sein will. Die Entscheidung muss gut überlegt und durch Analysen, Auswertungen und Besprechungen mit den betroffenen Abteilungen gestützt werden. Viele Unternehmen begehen den Fehler, dass sie sich vor der ERP-Implementierung über die Bedeutung und die Auswirkungen nicht im Klaren sind.

Vermeiden Sie diesen Fehler, indem Sie alle betroffenen Abteilungen in das Projekt einbeziehen. Auf diese Weise sichern Sie sich gleichzeitig Ihre Unterstützung. Recherchieren Sie umfassend, und vergleichen Sie die Lösungen verschiedener Anbieter von ERP-Software. Auf diese Weise können Sie die Angebote gegenüberstellen und sich für das ERP-System entscheiden, das den Bedürfnissen Ihres Geschäfts am besten entspricht. Wenden Sie sich zum Beispiel an Goldfuchs Software. Wir entwickeln bereits seit vielen Jahren erfolgreich digitale Tools. Gemeinsam mit Ihnen untersuchen wir die Merkmale Ihres Projektes für eine ERP Implementierung und geben Ihnen Tipps, wie Sie diese optimieren können.Oft sind es technische und organisatorische Fehler, die ein Unternehmen daran hindern, den bestmöglichen Nutzen aus dem ERP-Systems zu ziehen. Solche Fehler so früh wie möglich zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu entwickeln, um sie zu vermeiden, ist die beste Voraussetzung für eine erfolgreiche ERP-Implementierung.