💡 Wussten Sie, dass jede zweite ERP-Einführung (Enterprise Resource Planning) beim ersten Versuch misslingt? (Quelle: Technology Evaluation Centers)
Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um SAP, Infor, Sage X3, Microsoft Dynamics 365 oder Oracle handelt, denn die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems hängt nicht nur von der gewählten Software ab. Zu hohe Kosten, Widerstand gegen Veränderungen, Probleme beim Datentransfer … Es gibt viele Hindernisse, die sich Ihnen bei der Implementierung eines ERP-Systems in den Weg stellen können. Wie geht man also am besten vor?
Bei Goldfuchs Software erfahren Sie, wie Sie ein ERP-System in 6 Schritten einführen: von der Analyse über Kommunikation und Schulung bis hin zum Messen der Rentabilität.
1. Schritt: eine Diagnose erstellen
Auf die Plätze, fertig, los! Die Stunde der Diagnose hat geschlagen. Klar … aber womit beginnen? Nehmen Sie doch ganz einfach den Istzustand Ihres Unternehmens und Ihres IT-Systems unter die Lupe. Sie möchten das ERP-System schließlich deshalb einführen, weil Ihr Unternehmen vor bestimmten Herausforderungen steht und diese effizient bewältigen soll. Beginnen Sie also damit, diese Herausforderungen zu identifizieren, indem Sie sich ein paar konkrete Fragen stellen.
● Welche Problemstellungen drängen Sie dazu, ERP einzuführen?
● Welches ist für Sie die größte Herausforderung im Rahmen dieses Projektes?
● Welche Mitarbeiter sind von der Implementierung der ERP-Lösung betroffen?
● Wie laufen die Informationsflüsse heute ab?
● Mit welchen Tools arbeiten die betroffenen Abteilungen?
● Welche Geschäftsprozesse sind involviert?
● Worin besteht die größte Schwierigkeit der ERP-Einführung?
● Wie können Sie das ERP-System dauerhaft im Unternehmen etablieren?
Diese Fragen helfen Ihnen dabei:
- die Bedürfnisse Ihrer Organisation klar zu erkennen,
- ein kohärentes Pflichtenheft für das ERP-System zu erstellen,
- ein ERP-System mit Modulen zu implementieren, die an die bestehenden Problemstellungen angepasst sind.
🦊 Ein Tipp von Goldfuchs Software: Beziehen Sie das Unternehmen in die ERP-Einführung ein
Eine Diagnose erstellen ist schön und gut, besser ist es, wenn Sie dies mit dem betroffenen Patienten gemeinsam tun. Der Patient, das sind in diesem Fall die Mitarbeiter und das Unternehmen. Damit die Diagnose Hand und Fuß hat, ist es also unumgänglich, dass Sie das gesamte Unternehmen einbeziehen. Und zwar von Anfang an. So gehen Sie dabei am besten vor:
● Stellen Sie ein Projektteam zusammen, das die ERP-Einführung von Anfang bis Ende steuert. Aufgabe des Teams ist es, zunächst ein Pflichtenheft zu erstellen und später dann den reibungslosen Ablauf der Einführung zu überwachen. Im Idealfall besteht das Team aus 2 oder 3 Mitgliedern mit komplementären Profilen, die jeweils eine klar definierte Rolle haben.
● Beziehen Sie die Geschäftsführung mit ein: Eine ERP-Einführung ohne Unterstützung der Geschäftsführung ist zum Scheitern verurteilt. Stellen Sie sicher, dass die Führungsebene sich für das ERP-Projekt engagiert, um auf diese Weise beim Personal Engagement auszulösen.
● Beziehen Sie die Enduser mit ein: Wenn es um die Akzeptanz einer Software geht, ist nichts so wichtig wie die Enduser. Daher ist es ausschlaggebend, dass Sie diese bereits in der Phase der Diagnose einbeziehen und ihre Bedürfnisse zur Kenntnis nehmen. Auf diese Weise erhalten Sie wertvolle Informationen, die dabei helfen, das ERP-System noch ausgefeilter zu machen.
2. Schritt: das passende ERP-System auswählen
Nun kommen wir zum Kern der Sache: die Entscheidung für eine bestimmte ERP-Software! Oracle, Infor, SAP oder Dynamics 365… Die Auswahl an Softwarelösungen auf dem Markt der ERP-Systeme ist groß, doch nicht alle sind für Ihre spezifischen Bedürfnisse im Rahmen der digitalen Transformation geeignet. Es ist daher wichtig, das System genau auf die Diagnose abzustimmen, um sich nicht zu verzetteln. Dabei müssen Sie mehrere Faktoren einbeziehen, angefangen damit, welche Art von Softwarepaket für Sie das Richtige ist.
● Standardsoftware oder branchenspezifisches ERP-System? Je nach Ihren Bedürfnissen können Sie sich für eine Standardsoftware oder für eine Lösung entscheiden, die auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Branche abgestimmt ist.
● Open Source, proprietäre Software oder SaaS-ERP? Auch in diesem Punkt ist Ihre Diagnose ausschlaggebend. Eine Open-Source-Software ist günstiger, da keine Lizenzkosten anfallen. Bei einer proprietären Software bezahlen Sie Lizenzkosten, allerdings werden Sie dann bei der Umsetzung des Projektes begleitet und es steht Ihnen ein Kundendienst zur Verfügung. Im letzten Fall „mieten“ Sie ein ERP-System. Der Anbieter betreibt die Software als Dienstleistung (Software-as-a-Service) in der Cloud.
Um die richtige Entscheidung zu treffen, ist es wiederum notwendig, sich einige Fragen zu stellen. Und zwar die richtigen. Decken die verschiedenen Softwareanbieter Ihre funktionalen Anforderungen an das ERP-System ab? Wie einfach (oder komplex) ist die Software im Umgang und in der Integration (Konfigurierung, Bedienerfreundlichkeit, Integration in die bestehenden Informationssysteme usw.)? Ist das ERP-System ausbaufähig, um mit der zukünftigen Unternehmensentwicklung Schritt halten zu können? Welcher Wartungsumfang wird angeboten? Wie sieht die geografische Abdeckung der Lösung aus? Und zu guter Letzt: Welche Referenzkunden kann der Anbieter nennen?
3. Schritt: die Kommunikation nicht vernachlässigen
Sie denken, kommunizieren sei überflüssig? Da täuschen Sie sich, denn die Realität zeigt eindeutig, dass es anders ist.
Eine ERP-Einführung gelingt gemeinsam mit den Mitarbeitern oder gar nicht. Schließlich sind diese der Dreh- und Angelpunkt bei der Einführung eines solchen Systems. Wird eine neue Software eingeführt, bringt dies das Tagesgeschäft der Beschäftigten durcheinander. Daher ist es wichtig, sie bei der Umstellung auf die neue Arbeitsweise zu unterstützen. Und dafür gibt es ein wichtiges Hilfsmittel: Kommunikation. Es ist Aufgabe des Projektteams, sowohl gegenüber den Mitarbeitern als auch gegenüber der Geschäftsführung zu kommunizieren. Welche Informationen müssen nun genau vermittelt werden? Nachfolgend einige Beispiele, die hilfreich sein können.
● Welche Gründe haben zur ERP-Einführung in der Organisation geführt?
● Welche Abteilungen sind betroffen (Rechnungswesen, Logistik, HR usw.)?
● Wie wird die ERP-Einführung ablaufen (Installation, Schulung, praktische Umstellung auf das neue System)?
● Und einer der wichtigsten Punkte: Welche Vorteile bietet die Umstellung den Mitarbeitern?
Das sind einige der Fragen, die beantwortet werden müssen, um die Mitarbeiter „ins Boot zu holen“ und sie dem Projekt und dem digitalen Wandel gegenüber positiv zu stimmen. Kommuniziert werden muss im Übrigen nicht nur während des Einführungsprozesses, sondern bereits davor und auch noch danach.
🦊 Ein Tipp von Goldfuchs Software: Etablieren Sie eine digitale Kultur.
Wenn Sie im Unternehmen ein ERP-System einführen, befinden Sie sich bereits auf dem Weg zur digitalen Transformation. Da die Transformation gerade erst beginnt, ist es wichtig, sie in die Unternehmenskultur zu integrieren. Denken Sie daran, dass die Mitarbeiter verschiedene Beziehungen zur Digitaltechnik haben. Daher ist es wesentlich, jedem von ihnen ein Verständnis für sie zu vermitteln und so eine positive Einstellung zu fördern. Dafür sollten Sie die Informationstechnologie entmystifizieren, indem Sie sie im Alltag verankern, ihre positiven Seiten aufzeigen und auf diese Weise Widerstände abbauen.
4. Schritt: die ERP-Einführung lancieren
Nachdem Sie sich die richtigen Fragen gestellt, das passende System ausgewählt und die Veränderung im Unternehmen kommuniziert haben, ist es Zeit, in medias res zu gehen, das heißt, die ERP-Einführung konkret in Angriff zu nehmen. Schön und gut. Aber wie?
● Das ERP-System konfigurieren: Das ist ein fundamentaler Schritt, mit dem Sie sicherstellen, dass die Software die in der Diagnosephase identifizierten Probleme löst.
● Das ERP-System testen: Testen, testen und nochmals testen lautet jetzt die Devise, um das Tool an Ihre Anforderungen anzupassen.
● Das ERP-System einführen: Nach der Konfiguration und den Tests geht es dann wirklich an die Einführung. Doch damit ist der Prozess nicht beendet. Nun ist es unerlässlich, das System zu warten, damit es auf Dauer effizient funktioniert.
🦊 Ein Tipp von Goldfuchs Software: Nutzen Sie einen eingebetteten Support.
Wussten Sie, dass ein User im Durchschnitt 24,2 Stunden warten muss, bis er vom Support eine erste Rückmeldung auf ein internes Ticket erhält? (Quelle: ZenDesk) Es gibt aber eine Alternative! Nutzen Sie den Support 3.0, den eingebetteten User-Support. Goldfuchs Software bietet eine Lösung an, mit der Sie den Support direkt in das ERP-System integrieren können. Auf diese Weise ist er täglich rund um die Uhr verfügbar! Das Ergebnis? Weniger Supportanfragen, geringere Kosten und leistungsfähigere Mitarbeiter.
5. Schritt: die Mitarbeiter schulen
Nachdem das ERP-System nun eingeführt ist, sollten Sie die Mitarbeiter darin schulen.
Dashboards, Reporting, Rechnungsstellung … alle ERP-Features müssen geschult werden. Dieser Schritt ist genauso wichtig wie alle anderen, denn die Schulung hat einen direkten Einfluss darauf, ob die Software genutzt wird oder nicht. Anders gesagt beeinflusst die Schulung direkt die Akzeptanz und damit den Erfolg der ERP-Einführung. Verbessern Sie also die Erfolgschancen der ERP-Einführung, indem Sie einen guten Eindruck machen!
🦊 Ein Tipp von Goldfuchs Software: Schulen Sie die Mitarbeiter direkt im ERP-System.
Glauben Sie uns, wenn wir sagen, dass sich die User ganz autonom direkt in der Software schulen können, was den technischen Support und die damit verbundenen Kosten deutlich senkt? Sie haben richtig gelesen. Nun möchten Sie natürlich wissen, wie das geht! Das ist einfach. Das Zauberwort heißt in diesem Fall: eingebetteter User-Support.
Mit dem eingebetteten User-Support von Goldfuchs Software lernen die Anwender den Umgang mit dem ERP-System direkt in der Software selbst. Eine Materialliste oder ein Angebot erstellen? Waren verfolgen? Der Mitarbeiter, der sich diese Frage stellt, findet die Antwort genau dort, wo er sich gerade befindet, nämlich in der Software. Und auf diese Weise lernt er durch unmittelbares Anwenden (Learning by doing). Durch den eingebetteten User-Support erhält jeder Anwender die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt, also dann, wenn er sie benötigt. Zum Beispiel, wenn er einen Überblick über alle Lieferanten oder einen exakten Lagerbestand braucht, wenn er Berichte erstellen oder Rechnungen personalisieren muss.
Das verbessert die User Experience und senkt die Supportkosten. Die User lernen selbstständig, beherrschen das ERP-System schneller und die Supportmitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Bearbeitung von internen Tickets.
6. Schritt: die Rentabilität der ERP-Einführung messen
Dachten Sie, das sei das Ende? Dem ist nicht so, aber das Ende ist nah. Nachdem die User geschult sind und mit der ERP-Software umgehen können, bleibt noch ein letzter Punkt, nämlich die Auswirkungen der ERP-Einführung zu messen. Bestimmen Sie dazu Performance-Indikatoren (KPIs), um präzise Aussagen über den Erfolg der Einführung zu erhalten. Die Indikatoren können beispielsweise folgende Punkte betreffen:
● Produktivität der Mitarbeiter,
● Lieferfristen,
● Warenumschlag.
Da Enterprise Resource Planning zahlreiche Prozesse betrifft, ist es wichtig, für jeden betroffenen Bereich und jede Tätigkeit entsprechende KPIs zu definieren. Allerdings reicht Messen allein nicht aus. Nachdem Sie die Daten ausgewertet haben, sollten Sie auf dieser Basis Anpassungen vornehmen und so das ERP-System kontinuierlich verbessern. Aber wie genau messen und anpassen?
🦊 Ein Tipp von Goldfuchs Software: Messen Sie die Rentabilität mit Learning Analytics.
Haben Sie schon einmal von Learning Analytics gehört? Dieses Instrument ist ein echter strategischer Hebel, denn es hilft dabei, Entscheidungen auf der Basis fundierter Daten zu treffen! Sie fragen sich nun, wie das funktioniert?
Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie haben ein Gutscheinsystem eingeführt, das aber nicht richtig funktioniert. Mithilfe von Learning Analytics erkennen Sie, wo das Problem genau liegt: Die Anwender machen immer an derselben Stelle einen Fehler, sie sehen nicht in der vorgesehenen Anleitung nach und beherrschen die Software in diesem Punkt also nicht. Wenn Sie die Ursache für das Problem kennen, können Sie das ERP-System konstant verbessern und so den Nutzen steigern.
Nun wissen Sie, in welchen Schritten Sie bei der ERP-Einführung vorgehen müssen:
● eine Diagnose erstellen,
● die passende Lösung auswählen,
● kommunizieren,
● die Software einführen,
● die Mitarbeiter im Umgang mit ihr schulen,
● die Rentabilität messen.
Sie möchten noch tiefer einsteigen? Dann lesen Sie, wie Sie die Akzeptanz Ihres ERP-Systems mithilfe unserer Digital-Adoption-Platform beschleunigen. (Übrigens: Die Lösung gibt es für SAP, Oracle, Infor, Dynamics 365 und alle sonstigen Onlinetools, sogar für Ihre internen Tools!)
