Unter HRIS-System (Human Resource Information System) versteht man ein System, das die Informations- und Kommunikationstechnologie gezielt und personalisiert nutzt, um Personalmanagementprozesse zu verbessern. Ein HRIS-System erleichtert die Arbeit des Personalwesens und macht die Beschäftigten im Rahmen der Personalprozesse autonomer. Ziel ist, dass alle Akteure mehr Zeit für Aufgaben mit einem höheren Mehrwert für das Unternehmen haben. Bei Goldfuchs Software erfahren Sie alles Wissenswerte über HRIS-Systeme.
Grundlagen des HRIS Systems
Bei einem HRIS-System handelt es sich um eine Software oder eine Software-Suite, mit deren Hilfe man die täglichen Aufgaben und Probleme des Personalwesens vorausschauend managt. Ein solches Personalmanagement-System speichert die Daten aller Mitarbeiter im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit im Unternehmen und verarbeitet diese in Echtzeit. Ein HRIS-System hilft dabei, die Personalmanagementprozesse ganz oder teilweise zu automatisieren, zu vereinfachen, zu harmonisieren und zu überwachen. Ist ein Informationssystem für Personalmanagement gut parametriert und erhält regelmäßige Updates, trägt es dazu bei, dass das Risiko menschlicher Fehler bei den betreffenden Prozessen deutlich sinkt.
Es stellt sicher, dass alle Tätigkeiten im Rahmen des Personalmanagements rückverfolgbar sind und dass die Verantwortlichkeiten bei Bedarf schneller zugeordnet werden können. Ein gut organisiertes HRIS-System hilft dabei, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und die Vorschriften des Arbeitsrechts einzuhalten. Mit einem leistungsfähigen HRIS-System verbessern Sie die Produktivität und die Wettbewerbsfähigkeit des Personalwesens Ihres Unternehmens. Die HR-Abteilung hat weniger administrativen Papierkrieg zu erledigen und die Mitarbeiter können in Echtzeit auf ihre unternehmensbezogenen Informationen zugreifen.
Hauptfunktionen eines HRIS Systems
Von administrativen Tätigkeiten über das Management der internen Mobilität der Mitarbeiter bis hin zur Planung betrieblicher Weiterbildungsmaßnahmen: Eine HRIS-Software bietet vielfältige Möglichkeiten.
Personalverwaltung
Die Software enthält eine klare und intuitive Benutzeroberfläche, mit deren Hilfe die Personalinformationen aller Mitarbeiter zentralisiert werden. Auf diese Weise lassen sich Informationen über Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Unterschriftsberechtigungen u. v. m. schnell und einfach auffinden. Ein HRIS-System vereinfacht das Abwesenheitsmanagement (bezahlter Urlaub, Gleitzeit, Krankheit usw.) für die Angestellten. Darüber hinaus unterstützt es die Personalabteilung dabei, alle Vorschriften aus Tarifverträgen, Arbeitsrecht oder branchenspezifischen Regelungen einzuhalten.
Talentmanagement
Mit einer Personalmanagement-Software ist es einfacher, den Parcours der Mitarbeiter von der Einstellung bis zum Ausscheiden zu begleiten. Sie hilft dabei, das Bewerbermanagement zu optimieren, das heißt, alle Schritte vom Eingang der Bewerbungen, über die Selektion bis hin zur Entscheidung für das interessanteste Profil unternehmensspezifisch zu steuern. Die Planung von Bewerbungsgesprächen und jährlichen Mitarbeitergesprächen kann mit digitaler Unterstützung optimiert werden. Auch die Einführung und das Management von Nachfolgeplänen (Planung für die strategische Entwicklung bestimmter Schlüsselfunktionen im Unternehmen im Zeitverlauf) fallen darunter.
Vergütungsmanagement und Sozialleistungen
Ein HRIS-System bietet die Möglichkeit, durch die Entmaterialisierung von Gehaltsabrechnungen, Gehaltszahlungen und Abrechnungen der Sozialversicherungsbeiträge Zeit zu sparen. Auch die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder bei Mutterschaftsurlaub kann das System vereinfachen. Weitere Funktionen betreffen betriebliche Zusatzleistungen für Krankenversicherung und Altersvorsorge.
Analyse und Reporting
Mit einem HRIS-System kann man Dashboards, Charts und Key-Performance-Indikatoren (KPI) erstellen und auf diese Weise die Performance der Beschäftigten analysieren. Das hilft den jeweiligen Führungsverantwortlichen dabei, ihr Team besser zu führen und die Produktivität zu steigern.
Welche Arten von HRIS Systemen gibt es?
Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens gibt es verschiedene Arten, wie Sie eine Personalmanagement-Software installieren können:
- Ein integriertes HRIS-System zentralisiert alle Features und verwaltet alle HR-Daten in einem einzigen Tool.
- Ein modulares HRIS-System besteht aus verschiedenen Softwaremodulen mit eigenen Datenbanken, die individuell ausgewählt und installiert werden.
- Ein HRIS-System in der Cloud hostet die Softwaredaten in Form von SaaS online und ermöglicht den Zugriff im Rahmen eines Abonnements.
- Ein lokal installiertes HRIS-System wird direkt auf den unternehmenseigenen, physischen Servern installiert und muss vom Unternehmen gewartet werden.
- Ein Open-Source-HRIS-System basiert auf einem öffentlich zugänglichen Code, der vom Unternehmen angepasst werden kann.
- Ein proprietäres HRIS-System basiert auf herstellerspezifischen, nicht öffentlichen Standards, für deren Nutzung das Unternehmen eine Lizenz erwirbt, und das auf der unternehmenseigenen Infrastruktur des Unternehmens installiert wird.
Um sich für die beste und passendste dieser HRIS-Lösungen zu entscheiden, sollten Sie den Rat eines anerkannten Experten für Personalmanagement-Informationssysteme einholen.
Auswahlkriterien für ein HRIS System
Der Weg zur idealen Lösung für die Optimierung Ihrer HR-Prozesse beginnt damit, dass Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens genau analysieren. Dafür sind ein Audit der bestehenden HR-Prozesse und -Tools sowie die Befragung der betroffenen Mitarbeiter notwendig. Nur so ist sichergestellt, dass die Features der neuen Software die Organisation und damit die Produktivität des Personalwesens konkret verbessern. Damit das gewählte System die bestehende IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens nicht negativ beeinträchtigt und verlangsamt, müssen Sie sicherstellen, dass die Systeme kompatibel sind.
Das vereinfacht und beschleunigt die Implementierung in die vorhandenen Systeme. Der Hersteller der HR-Software muss zudem garantieren, dass seine Lösung entwicklungsfähig ist, damit sie an zukünftige Anforderungen der Nutzer und gegebenenfalls an neue Gesetzesvorschriften angepasst werden kann. Darüber hinaus sollte der Anbieter des HRIS-Systems einen leistungsfähigen und reaktiven Support anbieten, um technische Probleme beim Betrieb der Software schnell beheben zu können.
Schritte für die Einführung eines HRIS Systems
Für ein erfolgreiches HRIS-Projekt sollten Sie eine grundlegende Vorgehensweise einhalten. Grundsätzlich ist es sinnvoll, intern ein qualifiziertes Team zusammenzustellen, das die Verantwortung für die Umsetzung des Projektes übernimmt.
Geschäftsprozesse analysieren
Konsultieren Sie zunächst die HR-Leitung, den IT-Leiter (CIO), die Geschäftsleitung sowie den Betriebsrat. Auf diese Weise erfahren Sie, wo die Stärken und Schwächen des bestehenden Personalmanagements liegen. Mithilfe der Analyse der Geschäftsprozesse grenzen Sie das Projekt ein und erstellen ein Pflichtenheft. Auf der Basis der zuvor ermittelten Verbesserungsansätze werden in diesem Pflichtenheft die vorgesehenen Aktivitäten, die Ziele für die Einführung der HRIS-Software sowie das Budget festgehalten. Zudem wird präzise angegeben, welche Merkmale die Software im Idealfall besitzen soll.
Softwarehersteller auswählen und Vertrag verhandeln
Mit dem Pflichtenheft holt das Projektteam Angebote bei mehreren Softwareherstellern für HRIS-Systeme ein. Analysieren Sie genau die Qualität der Angebote sowie die Erfahrung und den Ruf der Anbieter. Anschließend handeln Sie dann einen Vertrag mit dem Unternehmen aus, das die passendsten Features für Ihr Business und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.
HRIS Software einführen und Anwender schulen
Vergewissern Sie sich, dass das HRIS System richtig konfiguriert ist, und testen Sie es umfassend im Arbeitsumfeld, um die Inbetriebnahme zu erleichtern. Waren die Tests erfolgreich, können Sie die Go-Live-Phase in Angriff nehmen und die Software in der Praxis einsetzen.
Jetzt ist es notwendig, die User zu schulen, damit jeder von ihnen bei der täglichen Arbeit einen maximalen Nutzen aus dem HRIS-System ziehen kann. Sie können die Module von Goldfuchs Software in die Software integrieren, damit der Lernprozess schnell zum Erfolg führt. Auf diese Weise werden interaktive Leitfäden und kontextbezogene Tutorials direkt in der Software angezeigt.
Intern kommunizieren
Alle Beteiligten müssen dafür sensibilisiert werden, dass eine Digitalisierung der HR-Prozesse durchaus berechtigt ist. Sie müssen es erreichen, dass die Mitarbeiter hinter dem Projekt stehen und sich engagiert dafür einsetzen. Das HRIS-Team sollte daher immer wieder Feedbacks von den Usern einholen und alle Verständnisfragen beantworten, um Widerstände gegen die Veränderung einzudämmen.
Effizienz des HRIS Systems evaluieren und überwachen
Wenn Sie Goldfuchs Software nutzen, können Sie die Performance Ihres HRIS-Systems analysieren und dadurch die Anwendung optimieren. Mithilfe von Leistungsindikatoren messen Sie die tatsächliche Auswirkung der eingeführten HRIS Software in Bezug auf eine höhere Produktivität der einzelnen Mitarbeiter. Um das Personalmanagement nach und nach weiter zu optimieren, können Sie dann weitere Anpassungen vornehmen.
Wenn Sie sich für ein leistungsfähiges HRIS-System entscheiden, kann Ihr Unternehmen daraus vielfältigen Nutzen ziehen. Eine solche Software trägt dazu bei, die Arbeit der Personalabteilung in vielen Bereichen zu vereinfachen. Es liegt natürlich an Ihnen, die Bedürfnisse in dieser Hinsicht richtig zu erfassen und dann das System an diese Bedürfnisse anzupassen und gut einzuführen. Goldfuchs Software kann Sie dabei unterstützen und das für Ihr Unternehmen passende HRIS-System in Ihre Prozesse integrieren.
