Ein Personalinformationssystem implementieren: die 6 Schritte zum Erfolg

Sie möchten ein Personalinformationssystem einführen und fragen sich nun, womit Sie am besten beginnen? Es gibt viele Hindernisse, die während der Implementierung eines solchen HR-Systems im Unternehmen plötzlich auftauchen können: Probleme beim Datentransfer, falscher Umgang mit der Software, Widerstand gegen Veränderungen, um nur einige Beispiele zu nennen. Wie also geht man am besten vor, damit die Erfolgschancen groß sind?

Ein Personalinformationssystem einzuführen ist vor allem deshalb eine sehr große „Baustelle“, weil es in irgendeiner Weise alle Mitarbeiter des Unternehmens tangiert. Es ist also ein sehr umfassendes Projekt. Durch die hohen Implementierungskosten, die unterschiedlichen Softwarekenntnisse der Mitarbeiter beziehungsweise die Anforderungen an die Automatisierung der HR-Prozesse stellt ein Personalinformationssystem jede Organisation vor zahlreiche Herausforderungen. Das ist dennoch kein Grund zur Panik! Wenn Sie diesen Artikel gelesen haben, werden Sie in der Lage sein, die Probleme zu lösen. Goldfuchs Software erläutert Ihnen, wie Sie ein Personalinformationssystem in 6 Schritten erfolgreich implementieren.

1. Bedürfnisse erkennen

Warum möchten Sie ein HRIS-Tool einführen? Wenn Sie durstig wären und man würde Ihnen ein Handy bringen, dann wäre das nicht sehr sinnvoll, nicht wahr? Das ist logisch, denn ein Handy kann keinen Durst stillen und ist daher in diesem Zusammenhang absolut nicht von Interesse. Das ist in Bezug auf eine Software nicht anders, denn ihr Nutzen hängt vom Bedürfnis der Anwender ab. Insofern sollten Sie den Einführungsprozess eines Human Resource Information Systems (HRIS) damit beginnen, sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeiter als auch die des Unternehmens herauszufinden. Klar … aber wie? 

Um die vorliegenden Anforderungen zu erkennen, sollte man sich die richtigen Fragen stellen. Welche Fragen sind das?

• Aus welchen Gründen möchten Sie ein Personalinformationssystem einführen? (Kosten reduzieren, HR-Prozesse automatisieren, Zeit sparen usw.)
• Welches ist für Sie die wichtigste Anforderung im Rahmen dieses Projektes? (Eine möglichst einfache Nutzung des HR-Systems, eine möglichst schnelle Akzeptanz durch die Mitarbeiter, Datensicherheit usw.)
• Welche Mitarbeiter sind von der Einführung des neuen Tools betroffen? (100, 1000, 10 000 Mitarbeiter, eine Abteilung, das ganze Unternehmen usw.)
• Welches ist die größte Hürde, die es bei der Einführung des Personalinformationssystems zu überwinden gilt? (Eine sehr umfangreiche Implementierung, beschränktes Budget, schnelle Schulung der Mitarbeiter usw.)
• Wie können Sie das System dauerhaft im Unternehmen verankern? (Akzeptanz des HR-Systems, IT-Support, Personalisierung usw.)

All diese Fragen helfen Ihnen dabei, Ihr Projekt einzugrenzen und die Akzeptanz der HRIS-Software durch die Beschäftigten zu fördern.

🦊 Ein Tipp von Goldfuchs Software: Das Zauberwort heißt Zusammenarbeit

Ein HRIS-Tool einzuführen ist gut, die Mitarbeiter dabei einzubeziehen, ist besser. Warum das so ist? Ob ein Personalinformationssystem erfolgreich eingeführt werden kann oder nicht, hängt entscheidend davon ab, wie die Mitarbeiter dem neuen Tool gegenüberstehen. Und dafür ist es entscheidend, ob und wie sie in das Projekt involviert werden. Wie bezieht man die Mitarbeiter richtig ein?

• Bilden Sie ein Projektteam: Die Implementierung eines Personalinformationssystems ist ein Vorhaben, das von einem speziellen Projektteam geleitet werden sollte. Es setzt sich aus zwei bis drei Mitarbeitern mit komplementären Profilen zusammen, die von A bis Z für das Projekt verantwortlich sind: von der Erstellung des Pflichtenhefts, über das Veränderungsmanagement bis hin zur konkreten Einführung.
• Involvieren Sie die Unternehmensleitung: Die Unterstützung und das Engagement der Unternehmensleitung sind die Basis für den Erfolg. Insofern ist es wichtig, diese von Anfang an zu involvieren und regelmäßig zu kommunizieren.
• Beziehen Sie die Anwender mit ein: Wenn es einen Personenkreis gibt, den Sie auf keinen Fall vergessen dürfen, dann sie. Denn wenn Sie die Endanwender von Projektbeginn an einbeziehen, reduzieren Sie gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit, dass diese der Software Widerstand entgegenbringen. Fragen Sie sie daher nach ihren Bedürfnissen und tauschen sie sich immer wieder mit ihnen aus. So erkennen Sie ihre Erwartungen und fördern die Akzeptanz des Personalinformationssystems.

2. Das passende Personalinformationssystem auswählen

Smart RH, Workday, Talentsoft, Sopra HR oder Cornerstone: Auf dem Markt für HR-Systeme mangelt es weder an Anbietern noch an qualitativ guten Angeboten. Das Ziel besteht jedoch nicht darin, die verbreitetste oder beliebteste Lösung auszuwählen, sondern diejenige, die Ihre Anforderungen am besten erfüllt. Sobald Sie die Bedürfnisse erkannt und das Projekt abgesteckt haben, suchen Sie die Software, die zu Ihrem Unternehmen passt (oder lassen Sie sogar ein maßgeschneidertes Personalinformationssystem entwickeln). Dafür sollten Sie zunächst bestimmen, in welche der drei folgenden Kategorien die Software fallen soll.

• Das Bottom-up-Modell: Bei diesem (eher dezentralisierten) Ansatz von unten nach oben werden die Daten von den lokalen HR-Systemen gesammelt und an die zentralen HR-Prozesse weitergegeben.
• Das Top-down-Modell: Bei diesem (eher zentralisierten) Ansatz „füttern“ die zentralen HR-Prozesse die lokalen Tools.
• Das gemischte Modell: Dabei handelt es sich um einen Hybrid-Ansatz, der eine Mischung aus den beiden Modellen; je nach Prozess kommt der Bottom-up- oder der Top-down-Ansatz zur Anwendung.

Um das passende Modell zu finden, sollten Sie Ihre Ziele heranziehen. Möchten Sie eine zentralisierte Verwaltung? Möchten Sie lieber die Zusammenarbeit fördern? Achten Sie aber immer darauf, dass Sie Kriterien heranziehen, die mit Ihren Anforderungen übereinstimmen: Budget, verfügbare Features, Entwicklungsfähigkeit, Einfachheit (Integration, Einführung, Verwendung). Zögern Sie auch nicht, Referenzen für die verschiedenen Lösungen einzuholen und Vergleiche im Internet zu analysieren, um in diesem Punkt klarer zu sehen.

3. Die Veränderung während des ganzen Einführungsprozesses für das Personalinformationssystem begleiten

Ein neues Tool, neue Features, neue Arbeitsabläufe: Ein Personalinformationssystem kann den Arbeitsalltag des Personals tiefgreifend verändern. Daher ist es ausschlaggebend, die Beschäftigten sanft in dieser neuen Arbeitsweise zu begleiten. Eines der wichtigsten Hilfsmittel dafür ist die Kommunikation.

Und zwar geht es darum, vor, während und nach der Umsetzung des HR-Projektes zu kommunizieren. Kommunikation schön und gut, aber über was? Stellen Sie sich dafür einige Fragen, die Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter während der Einführung des Tools zu unterstützen.

• Warum haben Sie beschlossen, ein Personalinformationssystem im Unternehmen einzuführen?
• Wie wird die Einführung des Personalinformationssystems ablaufen (Installation, Schulung, Umstellung auf die Software)?
• Welche Vorteile soll das Personalinformationssystem bringen?

Hinter all diesen Fragen steht das Ziel, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass die anstehende Veränderung sinnvoll ist. Wenn Sie sich regelmäßig mit ihnen austauschen, dann werden sie den Wandel besser aufnehmen und der Software weniger Widerstände entgegenbringen, denn Letzteres könnte das Projekt eindeutig in Gefahr bringen.

🦊 Ein Tipp von Goldfuchs Software: Etablieren Sie eine digitale Kultur im Unternehmen

Und wenn Sie der Informationstechnologie ganz einfach das Geheimnisvolle nehmen würden? Es ist nichts Neues, dass Veränderungen immer etwas Unbekanntes enthalten, das Angst machen kann. Ihre Aufgabe ist es daher, den Beschäftigten Sicherheit zu vermitteln und ihnen klarzumachen, wie sinnvoll die Veränderung ist. Das ist aber noch nicht alles. Sie müssen sie auch auf zukünftige Veränderungen vorbereiten. Denn die digitale Transformation ist ein kontinuierlicher Prozess, der auch dann noch lange nicht abgeschlossen ist, wenn das Personalinformationssystem einmal eingeführt ist. Und dabei ist die Unternehmenskultur ein wichtiger Punkt. Wenn Informationstechnologien und Veränderungen Teil der Unternehmenskultur sind, dann sind die Arbeitnehmer eher bereit, technologische Veränderungen unter einem anderen Blickwinkel zu betrachten und ihnen weniger Widerstand entgegenzubringen.

4. Das Personalinformationssystem einführen

Jetzt ist es an der Zeit, das Personalinformationssystem konkret einzuführen! Und auch hier gilt es, Schritt für Schritt vorzugehen. Konkret sieht das so aus:

• Personalinformationssystem konfigurieren. Der erste Schritt bei der Installation besteht darin, das Personalinformationssystem so an die Zielsetzungen anzupassen, dass es die bestehenden Anforderungen erfüllt.
• Personalinformationssystem testen. Die Testphase ist entscheidend für alles, was folgt. Nehmen Sie sich daher die Zeit, so oft und so lange zu testen, wie Sie es als notwendig erachten, damit das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht. Ein guter Ansatz besteht darin, Testgruppen zu bestimmen, um auf diese Weise mehr über die Bedürfnisse der Anwender zu erfahren und das Tool gegebenenfalls anzupassen.
• Personalinformationssystem einführen. Sobald die Software konfiguriert und umfassend getestet wurde, können Sie das Personalinformationssystem konkret einführen. Denken Sie jedoch unbedingt an einen effizienten User-Support, damit die Implementierung optimal abläuft.

Und an diesem Punkt kommt ein ganz neues Tool ins Spiel, das die Erfolgschancen einer Softwareeinführung verbessern und die Akzeptanz beschleunigen kann: der eingebettete User-Support.

🦊 Ein Tipp von Goldfuchs Software: Nutzen Sie für das Personalinformationssystem einen eingebetteten Support

Mit dem eingebetteten IT-Support, der direkt in die Software integriert wird, fördern Sie die schnelle Akzeptanz des HR-Systems. Der große Vorteil eines solchen eingebetteten User-Supports besteht darin, dass er täglich rund um die Uhr erreichbar ist. Das hat zur Folge, dass die Supportanfragen sinken – folglich also auch die Supportkosten – und dass sich die IT-Mitarbeiter auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren können. Durch den eingebetteten User-Support arbeiten Ihre Mitarbeiter autonomer und effizienter.

5. Mitarbeiter im Umgang mit dem Personalinformationssystem schulen

Schulung ist ein entscheidender Schritt für die Akzeptanz neuer Software. Das Personalinformationssystem ist dabei keine Ausnahme. Auch es ist zu Beginn ein neues Tool und die Mitarbeiter müssen erst lernen, damit umzugehen. Genau dafür braucht man Schulungen. Die Schulung der User im Umgang mit dem Personalinformationssystem ist dann gut, wenn sie den Erwartungen der Mitarbeiter entspricht. Schluss mit langen Schulungsworkshops, Gruppenveranstaltungen oder dicken Usermanuals. Heute wollen die Mitarbeiter kurze Schulungen, die auf ihren individuellen Bedarf zugeschnitten und vor allem dann verfügbar sind, wenn sie Hilfe benötigen. Und zwar genau dann!

🦊 Ein Tipp von Goldfuchs: Setzen Sie auf Learning by Doing

Kann eine Schulung personalisiert, skalierbar und kurz sein und bei Bedarf stattfinden, oder ist das eine Utopie? Ganz und gar nicht, das ist durchaus möglich! Mit dem eingebetteten User-Support von Goldfuchs Software schulen Sie die Mitarbeiter des Personalwesens im Umgang mit dem Personalinformationssystem dann, wenn sie Unterstützung benötigen. Das funktioniert so, dass die Mitarbeiter direkt in der HRIS-Software praktische Arbeiten ausführen und dabei durch interaktive Anleitungen lernen, was sie genau tun müssen. Also das Prinzip von Learning by Doing. Ob es darum geht, zu wissen, wie man einen Urlaubsantrag in Sopra HR ausfüllt oder in Smart RH eine vorläufige Personalplanung aufruft, es ist nicht mehr notwendig, die Software zu verlassen. Die entsprechende Information ist genau dann verfügbar, wenn der Mitarbeiter sie benötigt, und zwar dort, wo er sich gerade befindet, nämlich in der Anwendung. Das Ergebnis: Mitarbeiter, die sich selbstständig in das Personalinformationssystem einarbeiten und den Umgang mit der Software als angenehm empfinden. Kurz: Sie akzeptieren das Personalinformationssystem besser!

6. Die Rendite des Personalinformationssystems bestimmen

Jetzt ist es Zeit für Statistiken! Ist das Personalinformationssystem einmal implementiert, muss – wie bei allen Projekten – der Erfolg gemessen werden. Vermutlich ist Ihnen bereits klar, dass wir damit den ROI, also die Rendite, meinen. Welches sind die richtigen Indikatoren dafür? Im Prinzip gilt hier dasselbe wie bei den vorhergehenden Etappen: Das Wichtigste ist, dass Sie Indikatoren heranziehen, die mit Ihren Anforderungen übereinstimmen. Nachfolgend einige Beispiele für Leistungsindikatoren, die hilfreich sein können:

• Mitarbeiterproduktivität
• Rekrutierungskosten
• Entwicklung der Mitarbeiterzahl

Sie sollten die für Sie relevanten Indikatoren gleich bei der Einführung des Personalinformationssystems festlegen und konstant überprüfen. Wie geht das am besten?

🦊 Ein Tipp von Goldfuchs Software: Setzen Sie auf Learning Analytics

Daten, Daten und nochmals Daten. Das ist das Ergebnis, wenn Sie ein neues Tool wie ein Personalinformationssystem einführen. Sie möchten die User Journey Ihrer Mitarbeiter kennen? Die Formate, die am besten bei ihnen ankommen? Die Fehler, die am häufigsten beim Umgang mit dem Personalinformationssystem gemacht werden? All das ist mit Learning Analytics und dem Statistik-Feature von Goldfuchs Software möglich. Entdecken Sie, wie oft die interaktiven Anleitungen konsultiert werden, welches Format beliebt ist oder welche Fehler häufig vorkommen. Die gesammelten Daten bieten Ihnen ungeahnte strategische Möglichkeiten. Und sie helfen Ihnen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Softwarelösung je nach Unternehmensentwicklung und Mitarbeiterbedürfnissen anzupassen.

Ein Personalinformationssystem zu implementieren, ist ein umfangreiches Vorhaben, das ist Ihnen sicher klar geworden. Daher sollte ein solches Projekt gut vorbereitet und minutiös begleitet werden. Bedürfnisse identifizieren, Software einführen, Rendite messen: Jetzt wissen Sie, wie Sie am besten vorgehen, um ein Personalinformationssystem erfolgreich einzuführen. Informieren Sie sich gleich, wie Goldfuchs Software Unternehmen und deren Mitarbeiter beim Umgang von HRIS-Tools wie Sopra HR, Workday oder Smart RH unterstützt. Und wenn Sie eine andere Software im Einsatz haben, ist das überhaupt kein Problem. Goldfuchs Software ist für jedes beliebige Onlinetool verfügbar, egal ob es sich um eine Standardlösung oder eine interne Entwicklung handelt!