Eine der grundlegenden Voraussetzung für die gelungene Einführung eines HR-Systems – auch Human Resource Information System (HRIS) oder Personalinformationssystems genannt – ist ein umfassendes und aussagekräftiges Pflichtenheft. Darin werden der Rahmen für die Aktivitäten abgesteckt und die Ressourcen definiert, die notwendig sind, um das geplante HR-System einzuführen. Es ist immer sinnvoll, sich für die Erstellung dieses Referenzdokuments Zeit zu nehmen, da damit die Grundlagen für die Umsetzung des HRIS-Projektes gelegt werden, egal, ob es sich um die Einführung einer Software für Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder für die Personalbeschaffung handelt. Goldfuchs Software erläutert Ihnen, wie Sie ein zielführendes Pflichtenheft schreiben.
Was ist das Pflichtenheft für ein HR-System genau?
Das Pflichtenheft ist ein bindendes Dokument, mit dem Rahmen und Umfang des Projektes für das HR-System abgesteckt werden. Darin werden Bedürfnisse, Ziele, erwartete Ergebnisse sowie operative Sachzwänge für das Projekt systematisch festgehalten. Ein präziser Zeitplan für jeden Teilbereich des HR-Systems sowie eine Budgetplanung gehören ebenfalls in das Dokument.
Das Pflichtenheft führt zudem die Verantwortungsbereiche aller internen oder externen Personen auf, die an der Umsetzung des Projektes beteiligt sind. Es handelt sich um ein grundlegendes Papier, das als Steuerungstool für den Projektleiter dient, der für das Personalinformationssystem verantwortlich ist und die Einführung überwachen und bewerten muss. Das Pflichtenheft beschreibt die Features, die das geplante HR-System besitzen soll. Auf dieser Basis kann ein Softwarehersteller die Anwendung vorschlagen, welche die Erwartungen und Anforderungen des Unternehmens am besten erfüllt.
Vorbereitende Arbeiten vor der Erstellung des Pflichtenheftes
Bevor ein HR-System eingeführt wird, müssen die Anforderungen und Ziele des Unternehmens gewissenhaft analysiert werden. Dafür werden alle Beteiligten (Mitglieder der Unternehmensleitung, HR-Leitung, IT-Leitung, Betriebsrat usw.) eingehend befragt. Das Pflichtenheft für ein HR-System ist gleichzeitig eine Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse und Vorgehensweisen sowie der im Personalwesen bereits vorhandenen Tools.
Auf konstruktive Weise und unter Beteiligung aller Betroffenen wird ermittelt, wo Optimierungsbedarf im Hinblick auf Punkte wie Zeitmanagement, Talentmanagement, Payroll oder administrative Abläufe besteht. Vor dem Hintergrund, dass die Mitarbeiter zukünftig so autonom wie möglich arbeiten sollen, wird präzisiert, welche HR-Prozesse zu digitalisieren sind und mit welcher Priorität die diversen Module implementiert werden.
Inhalt des Pflichtenheftes für ein HR-System
Das Pflichtenheft muss so angelegt sein, dass es zu gegebener Zeit einen Vergleich der verschiedenen Personalinformationssysteme ermöglicht, damit man die für das Unternehmen geeignetste Software auswählen kann. Ein Überblick über die wesentlichen Informationen, die aufgeführt werden sollten.
Detaillierte Beschreibung der gewünschten Features
Je nach den zu automatisierenden Workflows sollte das zukünftige HR-System bestimmte Funktionen und Tools enthalten. Eine klare und detaillierte Beschreibung der zu integrierenden Features erleichtert die Arbeit der Entwickler und die Konfiguration des Systems. Der Hersteller der HRIS-Software kann auf dieser Basis die Anpassung des Quellcodes an die Erfordernisse und gewünschten Anwendungszwecke vornehmen.
Technische Anforderungen und Kompatibilität mit der bestehenden Infrastruktur
Im Pflichtenheft werden die gesetzlichen Anforderungen festgehalten, die für die Datensicherheit zwingend vorgeschrieben sind. Der Anbieter des HR-Systems muss sicherstellen, dass seine Software die Vorgaben der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) respektiert. Ebenfalls muss das HRIS-Pflichtenheft bereits aufführen, wie die Zugriffsrechte verwaltet werden.
Weitere zu definierende Vorgaben betreffen das Hosting des Systems (in der Cloud, also als SaaS-Lösung, oder im lokalen Netzwerk) sowie die Art der Softwarearchitektur (integriert oder modular). Der Hersteller muss darüber hinaus gewährleisten, dass seine Software (z. B. für Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Personalbeschaffung oder administrative Tätigkeiten) mit den vorhandenen IT-Systemen kompatibel ist.
Budgetvorgaben und Zeitplan für die Einführung
Im Pflichtenheft für ein HR-System werden das vorgesehene Budget sowie die gewünschte Flexibilität der Software festgelegt. Vor der definitiven Auftragserteilung müssen Anbieter und Unternehmen den Preis für das System und die angebotenen Dienstleistungen exakt aushandeln. Für alle wichtigen Phasen des Projektes – vom effektiven Projektstart bis zum Go-live und dem operativen Betrieb – werden der Zeitbedarf sowie die Deadlines festgelegt.
Kriterien für die Selektion des Softwareanbieters
Das Rahmenpapier für ein HR-System präzisiert die wichtigsten Kriterien für die Auswahl des Softwareherstellers: Ruf, Kunden- und Expertenmeinungen, Erfahrung, Spezialisierung im Bereich HR-Software, Konditionen usw. Darüber hinaus werden Punkte aufgeführt, die für die Auswahl des Personalinformationssystems relevant sind:
- Wie entwicklungsfähig ist die Lösung?
- Kann der Hersteller einen qualitativ hochwertigen technischen Support leisten?
- Ist die infrage kommende Software mit den existierenden IT-Tools kompatibel?
Wenn Angebote von mehreren Softwareanbietern vorliegen, kann man anhand solcher Kriterien die beste Wahl für das Unternehmen treffen.
Best Practices für die Erstellung des Pflichtenheftes für ein HR-System
Alle Personen, die von der Einführung des Pflichtenheftes betroffen sind, sollten dessen Inhalt kennen. Daher muss es allgemein verständlich geschrieben sein. Technische Details oder komplexe Zusammenhänge sollten so einfach wie möglich dargestellt werden. Alle Leitlinien müssen klar, präzise und knapp gefasst sein. Es ist sinnvoll, alle Beteiligten in die Erstellung des Pflichtenheftes einzubeziehen, dann sind sie später motiviert, sich während der Umsetzung der verschiedenen Phasen für das Projekt zu engagieren.
Freigabe des Pflichtenheftes und Überwachung der Umsetzung
Der Verantwortliche für das Personalinformationssystem händigt allen Beteiligten sowie den IT-Spezialisten ein erstes Exemplar des Dokuments aus, damit diese die wesentlichen Punkte überprüfen. Anschließend können sie Ansätze für Verbesserungen vorbringen, mit denen das Projekt angesichts der bestehenden operativen Zwänge besser abgewickelt werden kann. Dieser Schritt schließt die Erstellung des Pflichtenheftes ab, das Projekt kann effektiv gestartet werden. Der Projektleiter für das HR-System beziehungsweise der externe Berater überwacht und bewertet die Umsetzung in der Folge regelmäßig, damit sichergestellt ist, dass die Vorgaben aus dem Pflichtenheft eingehalten werden.
