Da die Digitalisierung ihren Höhepunkt erreicht und Informationssysteme sich mit atemberaubender Geschwindigkeit weiterentwickeln, sind IT-Abteilungen heute wichtiger denn je, um die digitale Transformation von Unternehmen voranzutreiben. Obwohl sie für die nahtlose Implementierung von Anwendungen verantwortlich sind, stehen IT-Abteilungen oft vor der Herausforderung, die gesamte Organisation und die Endbenutzer einzubeziehen.
Wie kann man also ein IT-Projekt wirklich effektiv managen?
Seit 25 Jahren führt die Standish Group Studien durch, um den Erfolg von IT- und Digitalisierungsprojekten zu bewerten. Die Ergebnisse sind eindeutig: Die Mehrheit dieser Projekte scheitert. Im Jahr 2020 wurden nur 31 % der IT-Projekte als erfolgreich bewertet. Wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Projekt zu diesen 31 % gehört?
Goldfuchs Software hat fünf bewährte Praktiken identifiziert, die alle erfolgreichen IT-Projekte gemeinsam haben.
1. Die richtige Einstellung: IT-Projektmanagement erfordert zwischenmenschliche Kompetenzen
Wer sagt, dass Technologie und Mensch nicht an einem Strang ziehen können? Der größte Fehler beim IT-Projektmanagement ist zu denken, dass für den Erfolg des Projektes vor allem die Technologie ausschlaggebend ist. Dabei ist das Gegenteil der Fall.
Egal, ob ERP, Einkaufssoftware, CRM, Digital Workplace oder HRIS Software: Das IT-Tool, das Sie einführen, soll den Mitarbeitern helfen, sich auf Aufgaben mit einem höheren Mehrwert zu konzentrieren. Und das Unternehmen soll natürlich ebenfalls langfristig von einer höheren Wertschöpfung profitieren. Damit das klappt, müssen alle Beteiligten den Nutzen des IT-Projektes verstanden haben.
Für erfolgreiches IT-Project-Management müssen Sie also nicht nur eine neue Software einführen, sondern vor allem alle Projektbeteiligten ins Boot holen, und zwar von den Usern bis zur Unternehmensleitung. Das zeigt deutlich, dass IT-Project-Management nicht nur technisches Know-how erfordert, sondern auch zwischenmenschliche Kompetenzen, also Soft Skills.
2. Beziehen Sie die Endanwender von Anfang an in das Projekt ein
Ein IT-Tool einzuführen, ohne zuvor mit den Endusern zu sprechen, ist so, als führe man ein neues Produkt ohne vorherige Marktanalyse ein. In diesem Fall ist die Mühe meist vergebens.
Die Endanwender sind der Schlüssel für ein erfolgreiches IT-Projekt. Denn letzten Endes sind sie es, die das eingeführte IT-Tool nutzen … oder auch nicht. Um also alle Chancen auf Ihrer Seite zu haben, ist es wesentlich, die User in das IT-Projektmanagement einzubeziehen. Wie? Indem Sie sie beispielsweise nach ihren Anforderungen fragen:
- Welche Probleme müssen sie Tag für Tag bewältigen?
- Was fehlt ihnen aktuell, um ihre Arbeit besser auszuführen?
- Welche Verbesserungen erhoffen sie sich von der Einführung einer neuen Software?
- Was halten sie von dem neuen IT-Tool, nachdem sie es das erste Mal eingesetzt haben?
Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen dabei, die (strategischen und operativen) Unternehmensanforderungen zu erfassen und auf technologischem Weg zu lösen. Und weil das Tool für die Enduser eingeführt wurde, vergessen Sie nicht, diese auch in der Folge über alle Veränderungen, mögen sie auch noch so unbedeutend sein, auf dem Laufenden zu halten. Allerdings sind die Endnutzer auch nicht die einzigen, die einen direkten Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg Ihres IT-Project-Managements haben.
3. Sichern Sie sich die Unterstützung von Sponsoren
Eine der wesentlichen Best Practices für den Erfolg von IT-Project-Management sind Sponsoren. Sie fragen sich nun warum? Nun, wir drehen die Frage um:
Wer tritt für das Projekt ein, wenn keine Sponsoren da sind?
Für IT-Project-Management gelten dieselben Grundregeln wie für jedes Projektmanagement. Während des gesamten Einführungsprozesses braucht man Personen, die das Projekt unterstützen. Sie brauchen Sponsoren, die den Wert des IT-Projektes einschätzen können, darüber kommunizieren und sich dafür einsetzen.
Im Übrigen ist es nicht nur wichtig, Sponsoren unter den Anwendern zu haben, sondern auch innerhalb der Unternehmensleitung. Denn nur wenn die Unternehmensleitung den Wert des IT-Projektes kennt, ist sie in der Lage, Sie bei der Umsetzung zu unterstützen. Aber das ist immer noch nicht alles.
4. Gutes IT-Projektmanagement setzt Methodik und Realitätssinn voraus
Die Standish Group misst in ihrem « CHAOS Report » den Erfolg eines IT-Projektes anhand von drei Kriterien: Einhaltung des Budgets, Einhaltung des Zeitplans und Erreichung der vorgesehenen Ziele. Und diese Indikatoren sind in der Tat nicht unbedeutend.
66 % der Veränderungsprojekte überschreiten das Budget, sind im Zeitverzug oder führen nicht die vorgesehenen Features ein (Quelle: AtosOrigin).
Effizientes IT-Project-Management setzt also ein gutes Maß an Methodik und Realitätssinn voraus. Zur Methodik gehören so grundlegende Elemente wie klare Ziele und ein eindeutiges Pflichtenheft. Realitätssinn hilft dabei, Ziele festzulegen, die erreichbar und mit den verfügbaren Ressourcen kohärent sind. Und die zudem die tatsächliche Situation berücksichtigen.
Es sei darauf hingewiesen, dass die geeigneste Methode für IT-Projektmanagement das agile Vorgehen ist, da es effizient und flexibel ist. Aber die Methode ist nicht alles.
5. Bilden Sie ein Team, das über das notwendige Know-how verfügt
Diese Best Practice ist nahezu untrennbar mit erfolgreichem IT-Projektmanagement verbunden: ein gutes Team! Was aber zeichnet ein gutes Team aus?
Ein Team für erfolgreiches IT-Project-Management ist:
- ein Team mit technischem Know-how und zwischenmenschlichen Kompetenzen.
- ein Team mit einer lösungsorientierten Denkweise.
- ein Team, das vertrauensvoll zusammenarbeitet!
Der Erfolg Ihres IT-Projektes beschränkt sich also nicht nur auf fassbare Voraussetzungen. Das Team muss darüber hinaus ergänzende Befähigungen besitzen, es muss in der Lage sein, für viele plötzlich auftretende Probleme Lösungen zu finden, es muss Flexibilität zeigen und vor allem muss es arbeiten können … und zwar im Team.
Zusammenfassung: die 5 Best Practices für erfolgreiches IT-Projektmanagement
Ihnen ist sicherlich klar, dass IT-Projektmanagement vor allem zwischenmenschliche Kompetenzen erfordert! Um zu den 31 % der Unternehmen zu gehören, deren IT-Projekte von Erfolg gekrönt sind, sollten Sie also die folgenden 5 Best Practices beachten:
- Die richtige Einstellung an den Tag legen: zuerst an den Menschen und dann an die Technologie denken.
- Die Endanwender von Anfang an einbeziehen.
- Sich mit Sponsoren umgeben.
- Methodisch und realistisch handeln.
- Ein gutes Team zusammenstellen, das komplementäre Fähigkeiten besitzt.
Zum Schluss sollten Sie daran denken, die Auswirkungen des eingeführten IT-Tools zu messen. Anhand der erhaltenen – quantitativen und qualitativen – Daten können Sie dann das Tool langfristig verbessern.
